W Voorraadbeheer → Leveringen & documenten (Zarządzanie magazynem → Dostawy i dokumenty) przetwarzasz dokumenty od dostawców: zamówienia, potwierdzenia zamówień i dokumenty WZ. Beamcore odczytuje z dokumentu pozycje materiałowe, a ty je sprawdzasz. Dopóki nie potwierdzisz, nic się nie zmienia w stanie magazynowym ani w zamówieniach. Do przesyłania i potwierdzania potrzebujesz uprawnienia Bestellen, documenten verwerken en ontvangst boeken (Zamawianie, przetwarzanie dokumentów i księgowanie przyjęć). Interfejs Beamcore jest w języku niderlandzkim, dlatego nazwy przycisków i menu podajemy po niderlandzku z tłumaczeniem.
Przesyłanie dokumentu
- Kliknij Document uploaden (Prześlij dokument).
- W polu Soort document (Rodzaj dokumentu) wybierz Bestelling (Zamówienie), Orderbevestiging (Potwierdzenie zamówienia) lub Pakbon (Dokument WZ).
- Opcjonalnie w polu Hoort bij bestelling (Należy do zamówienia) wybierz zamówienie, do którego należy dokument.
- Prześlij plik: PDF lub zdjęcie (JPG albo PNG), do 20 MB.
Dokument najpierw otrzymuje status Wordt uitgelezen (Trwa odczytywanie); strona odświeży się sama, gdy odczyt się zakończy. Potem ma status Te controleren (Do sprawdzenia). Jeśli odczytanie się nie powiedzie, ma status Mislukt (Niepowodzenie), a pozycje wpisujesz samodzielnie.
Dokument WZ możesz też dodać bezpośrednio z Voorraadbeheer → Voorraad (Zarządzanie magazynem → Magazyn) przyciskiem Pakbon toevoegen (Dodaj dokument WZ). Rodzaj dokumentu jest wtedy już ustawiony.
Sprawdzanie i potwierdzanie
Otwórz dokument i przejrzyj pozycje. Dla każdej pozycji widzisz, co zostało rozpoznane, i wybierasz Artikel (Artykuł), Aantal (Ilość) i ewentualnie projekt. Jeśli dostarczonego drewna nie ma jeszcze w twoim magazynie, utwórz je przyciskiem Nieuw artikel (Nowy artykuł). Następnie kliknij Bevestigen (Potwierdź). To, co się stanie, zależy od rodzaju dokumentu:
- Dokument WZ: ilości są dodawane do stanu. To, co jest przeznaczone dla projektu, jest od razu rezerwowane.
- Potwierdzenie zamówienia: powiązane zamówienie otrzymuje status Bevestigd (Potwierdzone) z potwierdzonymi ilościami.
- Zamówienie: zostaje z niego utworzone złożone zamówienie.
W Meer acties (Więcej działań) znajdziesz ponadto:
- Origineel downloaden (Pobierz oryginał): przesłany plik.
- Opnieuw laten uitlezen (Odczytaj ponownie): zastępuje bieżące pozycje nowym rozpoznaniem. Dostępne dla dokumentu, którego odczyt się nie powiódł lub który czeka na sprawdzenie.
- Handmatig invullen (Wypełnij ręcznie): gdy nie chcesz czekać na odczytanie lub gdy się nie powiodło.
- Bevestigen als tweede levering (Potwierdź jako drugą dostawę): tylko dla dokumentu WZ, którego numer został już wcześniej przetworzony i który naprawdę dotyczy drugiej dostawy. Ilości są wtedy ponownie dodawane do stanu.
Przyjęcie bez dokumentu
Jeśli nie masz dokumentu WZ, kliknij Ontvangst zonder document (Przyjęcie bez dokumentu). Wpisz Ontvangen op (Data przyjęcia) i dodaj dla każdej pozycji Artikel (Artykuł) i Aantal (Ilość). Dla każdej pozycji możesz wybrać projekt, a jeśli pracujesz z lokalizacjami, także lokalizację, w której drewno będzie leżeć.
Zarządzanie dostawcami
W Voorraadbeheer → Leveranciers (Zarządzanie magazynem → Dostawcy) znajdują się firmy, u których kupujesz. Kliknij Nieuwe leverancier (Nowy dostawca) i wpisz nazwę, dane kontaktowe i ewentualnie swój numer klienta. Na podstawie pola Levertijd (dagen) (Czas dostawy, dni) Beamcore wstępnie wypełnia przewidywaną datę dostawy nowego zamówienia. Dostawcy, który ma zamówienia lub ceny, nie możesz usunąć; w takim przypadku wyłącz Actief (Aktywny).
Cenniki
Otwórz dostawcę, aby w sekcji Prijzen (Ceny) zarządzać cennikiem. Dzięki cenom Beamcore pokazuje na liście zamówień, gdzie artykuł jest najtańszy.
- Prijslijst invullen (Wypełnij cennik): dla każdego artykułu z listy magazynowej wpisz cenę i jednostkę. Pozycja bez ceny jest pomijana. Na dole dodajesz przekroje lub płyty, które jeszcze nie istnieją; trafiają one na listę magazynową ze stanem 0.
- Hout- en plaatlijst uploaden (Prześlij listę drewna i płyt): prześlij cennik dostawcy jako plik PDF. Beamcore odczytuje ceny w tle, a ty otrzymujesz powiadomienie, gdy odczyt się zakończy. Wypełniane jest tylko to, co jest w PDF; artykuły, które jeszcze nie istnieją, trafiają na listę magazynową ze stanem 0.
- Nieuwe prijs (Nowa cena): dodaj jedną cenę z datą obowiązywania.
Nowa cena niczego nie zastępuje: stara pozostaje jako historia. Cenę korygujesz, usuwając ją i wprowadzając ponownie. Istniejące zamówienia i przyjęcia zachowują zapisaną w nich cenę. Przy artykule możesz wybrać Voorkeursleverancier (Preferowany dostawca); przy równej cenie wygrywa on na liście zamówień.