En Voorraadbeheer → Leveringen & documenten (Gestión de existencias → Entregas y documentos) procesas los documentos de tus proveedores: pedidos, confirmaciones de pedido y albaranes. Beamcore lee las líneas de material del documento y tú las revisas. Hasta que confirmas, no cambia nada en las existencias ni en los pedidos. Para subir y confirmar necesitas el permiso Bestellen, documenten verwerken en ontvangst boeken (Pedir, procesar documentos y registrar recepciones). La interfaz de Beamcore está en neerlandés, por eso los nombres de botones y menús aparecen en neerlandés con una traducción.
Subir un documento
- Haz clic en Document uploaden (Subir documento).
- En Soort document (Tipo de documento), elige Bestelling (Pedido), Orderbevestiging (Confirmación de pedido) o Pakbon (Albarán).
- Si quieres, elige en Hoort bij bestelling (Pertenece al pedido) el pedido al que corresponde el documento.
- Sube el archivo: un PDF o una foto (JPG o PNG), de hasta 20 MB.
Primero el documento recibe el estado Wordt uitgelezen (Leyéndose); la página se actualiza sola cuando termina. Después pasa a Te controleren (Por revisar). Si la lectura falla, pasa a Mislukt (Fallido) y rellenas las líneas tú mismo.
También puedes añadir un albarán directamente desde Voorraadbeheer → Voorraad (Gestión de existencias → Existencias) con el botón Pakbon toevoegen (Añadir albarán). En ese caso el tipo de documento ya está fijado.
Revisar y confirmar
Abre el documento y repasa las líneas. En cada línea ves lo que se ha reconocido y eliges el Artikel (Artículo), la Aantal (Cantidad) y, si procede, el proyecto. Si la madera entregada todavía no está en tus existencias, créala con Nieuw artikel (Nuevo artículo). Después haz clic en Bevestigen (Confirmar). Lo que ocurre depende del tipo de documento:
- Albarán: las cantidades se suman a las existencias. Lo que está destinado a un proyecto se reserva de inmediato.
- Confirmación de pedido: el pedido vinculado recibe el estado Bevestigd (Confirmado) con las cantidades confirmadas.
- Pedido: se crea un pedido realizado a partir de él.
En Meer acties (Más acciones) encontrarás además:
- Origineel downloaden (Descargar original): el archivo subido.
- Opnieuw laten uitlezen (Volver a leer): sustituye las líneas actuales por un nuevo reconocimiento. Disponible en un documento que ha fallado o que está pendiente de revisar.
- Handmatig invullen (Rellenar manualmente): si no quieres esperar a la lectura o si ha fallado.
- Bevestigen als tweede levering (Confirmar como segunda entrega): solo para un albarán cuyo número ya se procesó antes y que de verdad es una segunda entrega. Las cantidades se suman entonces de nuevo a las existencias.
Recepción sin documento
Si no tienes albarán, haz clic en Ontvangst zonder document (Recepción sin documento). Rellena Ontvangen op (Recibido el) y añade en cada línea el Artikel (Artículo) y la Aantal (Cantidad). En cada línea puedes elegir un proyecto y, si trabajas con ubicaciones, la ubicación donde se va a colocar la madera.
Gestionar proveedores
En Voorraadbeheer → Leveranciers (Gestión de existencias → Proveedores) están las empresas a las que compras. Haz clic en Nieuwe leverancier (Nuevo proveedor) y rellena el nombre, los datos de contacto y, si quieres, tu número de cliente. Con Levertijd (dagen) (Plazo de entrega, días) Beamcore rellena de antemano la fecha de entrega prevista de un pedido nuevo. No puedes eliminar un proveedor con pedidos o precios; en ese caso, desactiva Actief (Activo).
Listas de precios
Abre un proveedor para gestionar la lista de precios en Prijzen (Precios). Con los precios, Beamcore muestra en la lista de pedidos dónde sale más barato un artículo.
- Prijslijst invullen (Rellenar lista de precios): rellena para cada artículo de tu lista de existencias el precio y la unidad. Una línea sin precio se omite. Abajo añades secciones o tableros que todavía no existen; entran en la lista de existencias con 0 en stock.
- Hout- en plaatlijst uploaden (Subir lista de madera y tableros): sube la lista de precios del proveedor como archivo PDF. Beamcore lee los precios en segundo plano y recibes un aviso cuando termina. Solo se rellena lo que figura en el PDF; los artículos que todavía no existen entran en la lista de existencias con 0 en stock.
- Nieuwe prijs (Nuevo precio): añade un precio con una fecha de entrada en vigor.
Un precio nuevo no sustituye nada: el anterior se conserva como historial. Para corregir un precio, lo eliminas y lo vuelves a introducir. Los pedidos y las recepciones existentes mantienen el precio registrado. En un artículo puedes elegir un Voorkeursleverancier (Proveedor preferente); a igualdad de precio, este gana en la lista de pedidos.