Unter Voorraadbeheer → Leveringen & documenten (Bestandsverwaltung → Lieferungen & Dokumente) verarbeitest du die Dokumente deiner Lieferanten: Bestellungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine. Beamcore liest die Materialzeilen aus dem Dokument und du prüfst sie. Bis du bestätigst, ändert sich nichts an Bestand oder Bestellungen. Zum Hochladen und Bestätigen brauchst du das Recht Bestellen, documenten verwerken en ontvangst boeken (Bestellen, Dokumente verarbeiten und Wareneingang buchen). Die Beamcore-Oberfläche ist auf Niederländisch, daher stehen Schaltflächen und Menüs hier auf Niederländisch mit Übersetzung.
Ein Dokument hochladen
- Klicke auf Document uploaden (Dokument hochladen).
- Wähle bei Soort document (Dokumentart) zwischen Bestelling (Bestellung), Orderbevestiging (Auftragsbestätigung) und Pakbon (Lieferschein).
- Wähle bei Bedarf bei Hoort bij bestelling (Gehört zu Bestellung) die Bestellung, zu der das Dokument gehört.
- Lade die Datei hoch: eine PDF oder ein Foto (JPG oder PNG), bis 20 MB.
Das Dokument bekommt zuerst den Status Wordt uitgelezen (Wird ausgelesen); die Seite aktualisiert sich von selbst, wenn es fertig ist. Danach steht es auf Te controleren (Zu prüfen). Klappt das Auslesen nicht, steht es auf Mislukt (Fehlgeschlagen) und du trägst die Zeilen selbst ein.
Einen Lieferschein kannst du auch direkt unter Voorraadbeheer → Voorraad (Bestandsverwaltung → Bestand) mit der Schaltfläche Pakbon toevoegen (Lieferschein hinzufügen) hinzufügen. Die Dokumentart steht dann schon fest.
Prüfen und bestätigen
Öffne das Dokument und gehe die Zeilen durch. Pro Zeile siehst du, was erkannt wurde, und wählst den Artikel, die Aantal (Anzahl) und bei Bedarf das Projekt. Steht das gelieferte Holz noch nicht in deinem Bestand, lege es mit Nieuw artikel (Neuer Artikel) an. Klicke danach auf Bevestigen (Bestätigen). Was passiert, hängt von der Dokumentart ab:
- Pakbon: Die Anzahlen werden zum Bestand hinzugezählt. Was für ein Projekt bestimmt ist, wird sofort reserviert.
- Orderbevestiging: Die verknüpfte Bestellung bekommt den Status Bevestigd (Bestätigt) mit den bestätigten Anzahlen.
- Bestelling: Daraus wird eine aufgegebene Bestellung gemacht.
Unter Meer acties (Weitere Aktionen) findest du außerdem:
- Origineel downloaden (Original herunterladen): die hochgeladene Datei.
- Opnieuw laten uitlezen (Erneut auslesen lassen): ersetzt die aktuellen Zeilen durch eine neue Erkennung. Verfügbar bei einem Dokument, das fehlgeschlagen ist oder noch zu prüfen ist.
- Handmatig invullen (Manuell ausfüllen): wenn du nicht auf das Auslesen warten willst oder wenn es fehlgeschlagen ist.
- Bevestigen als tweede levering (Als zweite Lieferung bestätigen): nur für einen Lieferschein, dessen Nummer schon früher verarbeitet wurde und der wirklich eine zweite Lieferung ist. Die Anzahlen kommen dann erneut zum Bestand hinzu.
Wareneingang ohne Dokument
Hast du keinen Lieferschein, klicke auf Ontvangst zonder document (Wareneingang ohne Dokument). Trage Ontvangen op (Erhalten am) ein und füge pro Zeile den Artikel und die Aantal hinzu. Du kannst pro Zeile ein Projekt wählen und, wenn du mit Lagerorten arbeitest, den Lagerort, an dem das Holz liegen wird.
Lieferanten verwalten
Unter Voorraadbeheer → Leveranciers (Bestandsverwaltung → Lieferanten) stehen die Unternehmen, bei denen du einkaufst. Klicke auf Nieuwe leverancier (Neuer Lieferant) und trage den Namen, die Kontaktdaten und bei Bedarf deine Kundennummer ein. Mit Levertijd (dagen) (Lieferzeit, Tage) füllt Beamcore das erwartete Lieferdatum einer neuen Bestellung vor. Einen Lieferanten mit Bestellungen oder Preisen kannst du nicht löschen; schalte in diesem Fall Actief (Aktiv) aus.
Preislisten
Öffne einen Lieferanten, um bei Prijzen (Preise) die Preisliste zu verwalten. Mit Preisen zeigt Beamcore in der Bestellliste, wo ein Artikel am günstigsten ist.
- Prijslijst invullen (Preisliste ausfüllen): Trage pro Artikel aus deiner Bestandsliste den Preis und die Einheit ein. Eine Zeile ohne Preis wird übersprungen. Unten fügst du Querschnitte oder Platten hinzu, die es noch nicht gibt; die kommen mit 0 auf Lager in die Bestandsliste.
- Hout- en plaatlijst uploaden (Holz- und Plattenliste hochladen): Lade die Preisliste des Lieferanten als PDF-Datei hoch. Beamcore liest die Preise im Hintergrund aus und du bekommst eine Benachrichtigung, wenn es fertig ist. Nur was in der PDF steht, wird eingetragen; Artikel, die es noch nicht gibt, kommen mit 0 auf Lager in die Bestandsliste.
- Nieuwe prijs (Neuer Preis): Füge einen einzelnen Preis mit einem Gültigkeitsbeginn hinzu.
Ein neuer Preis ersetzt nichts: Der alte bleibt als Verlauf stehen. Einen Preis korrigierst du, indem du ihn löschst und neu eingibst. Bestehende Bestellungen und Wareneingänge behalten ihren festgehaltenen Preis. Bei einem Artikel kannst du einen Voorkeursleverancier (Bevorzugter Lieferant) wählen; der gewinnt bei gleichem Preis in der Bestellliste.