Onder Voorraadbeheer → Leveringen & documenten verwerk je de documenten van je leveranciers: bestellingen, orderbevestigingen en pakbonnen. Beamcore leest de materiaalregels uit het document en jij controleert ze. Tot je bevestigt verandert er niets aan voorraad of bestellingen. Voor uploaden en bevestigen heb je het recht Bestellen, documenten verwerken en ontvangst boeken nodig.
Een document uploaden
- Klik op Document uploaden.
- Kies bij Soort document voor Bestelling, Orderbevestiging of Pakbon.
- Kies eventueel bij Hoort bij bestelling de bestelling waar het document bij hoort.
- Upload het bestand: een PDF of een foto (JPG of PNG), tot 20 MB.
Het document krijgt eerst de status Wordt uitgelezen; de pagina ververst vanzelf als het klaar is. Daarna staat het op Te controleren. Lukt het uitlezen niet, dan staat het op Mislukt en vul je de regels zelf in.
Een pakbon kun je ook direct vanaf Voorraadbeheer → Voorraad toevoegen met de knop Pakbon toevoegen. Het soort document staat dan al vast.
Controleren en bevestigen
Open het document en loop de regels na. Per regel zie je wat er is herkend en kies je het Artikel, het Aantal en eventueel het project. Staat het geleverde hout nog niet in je voorraad, maak het dan aan met Nieuw artikel. Klik daarna op Bevestigen. Wat er gebeurt hangt af van het soort document:
- Pakbon: de aantallen worden bij de voorraad geteld. Wat voor een project bestemd is, wordt direct gereserveerd.
- Orderbevestiging: de gekoppelde bestelling krijgt de status Bevestigd met de bevestigde aantallen.
- Bestelling: er wordt een geplaatste bestelling van gemaakt.
Onder Meer acties vind je verder:
- Origineel downloaden: het geüploade bestand.
- Opnieuw laten uitlezen: vervangt de huidige regels door een nieuwe herkenning. Beschikbaar bij een document dat mislukt is of nog te controleren staat.
- Handmatig invullen: als je niet wilt wachten op het uitlezen of als het is mislukt.
- Bevestigen als tweede levering: alleen voor een pakbon waarvan het nummer al eerder is verwerkt en die echt een tweede levering is. De aantallen komen dan opnieuw bij de voorraad.
Ontvangst zonder document
Heb je geen pakbon, klik dan op Ontvangst zonder document. Vul Ontvangen op in en voeg per regel het Artikel en het Aantal toe. Je kunt per regel een project kiezen en, als je met locaties werkt, de locatie waar het hout komt te liggen.
Leveranciers beheren
Onder Voorraadbeheer → Leveranciers staan de bedrijven waar je inkoopt. Klik op Nieuwe leverancier en vul de naam, contactgegevens en eventueel je klantnummer in. Met Levertijd (dagen) vult Beamcore de verwachte leverdatum van een nieuwe bestelling voor. Een leverancier met bestellingen of prijzen kun je niet verwijderen; zet in dat geval Actief uit.
Prijslijsten
Open een leverancier om bij Prijzen de prijslijst te beheren. Met prijzen laat Beamcore in de bestellijst zien waar een artikel het goedkoopst is.
- Prijslijst invullen: vul per artikel uit je voorraadlijst de prijs en de eenheid in. Een regel zonder prijs wordt overgeslagen. Onderaan voeg je kopmaten of platen toe die nog niet bestaan; die komen met 0 op voorraad in de voorraadlijst.
- Hout- en plaatlijst uploaden: upload de prijslijst van de leverancier als PDF-bestand. Beamcore leest de prijzen op de achtergrond uit en je krijgt een melding als het klaar is. Alleen wat in de PDF staat wordt ingevuld; artikelen die nog niet bestaan komen met 0 op voorraad in de voorraadlijst.
- Nieuwe prijs: voeg één prijs toe met een ingangsdatum.
Een nieuwe prijs vervangt niets: de oude blijft als historie staan. Een prijs corrigeer je door hem te verwijderen en opnieuw in te voeren. Bestaande bestellingen en ontvangsten houden hun vastgelegde prijs. Bij een artikel kun je een Voorkeursleverancier kiezen; die wint bij gelijke prijs in de bestellijst.