Verwerkersovereenkomst

Concept. Deze verwerkersovereenkomst is onderdeel van de algemene voorwaarden van Beamcore en wordt nog juridisch getoetst.

1. Rollen

Jij, de klant, bent verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die je in Beamcore zet. Beamcore is verwerker: wij verwerken die gegevens alleen om de dienst aan jou te leveren en alleen volgens jouw instructies, zoals vastgelegd in deze overeenkomst en de instellingen die je in Beamcore kiest.

2. Welke gegevens en van wie

• Medewerkers: naam, contactgegevens, functie en, als je die modules gebruikt, roosters, uren, verlof, contracten, kostentarieven, certificaten en documenten. BSN en IBAN worden versleuteld opgeslagen.
• Klanten en contactpersonen: naam, bedrijfsgegevens, e-mail, telefoon, adressen en de offertes en facturen die je hun stuurt.
• Projectgegevens: tekeningen, modellen, bestanden, foto's, berichten en planning, waarin ook persoonsgegevens kunnen staan.
• Gebruikers: inloggegevens, rollen en logbestanden.

Zet geen bijzondere persoonsgegevens, zoals gezondheidsgegevens, in Beamcore. Daar is de dienst niet voor bedoeld.

3. Geheimhouding

Iedereen die bij Beamcore toegang heeft tot je gegevens is tot geheimhouding verplicht. Beamcore-medewerkers kijken alleen in je account als dat nodig is voor support, en dat wordt vastgelegd.

4. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen, zoals versleuteling, toegang per rol, strikte scheiding tussen bedrijven, dagelijkse back-ups en logging. De maatregelen staan op de pagina Beveiliging.

5. Subverwerkers

Je geeft toestemming voor de subverwerkers op de pagina Subverwerkers. Een nieuwe subverwerker kondigen we minstens 30 dagen vooraf aan; je kunt bezwaar maken. We leggen subverwerkers dezelfde verplichtingen op als in deze overeenkomst.

6. Gegevens buiten de EU

Beamcore draait in Amsterdam. Gegevens gaan alleen buiten de EU via de subverwerkers die daarbij staan vermeld, met passende waarborgen zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen.

7. AI-functies

Gebruik je een AI-functie, dan gaat alleen de tekst of het document dat je laat verwerken naar Anthropic (Claude). Die gegevens worden niet gebruikt om AI-modellen te trainen. Jij controleert de uitkomst.

8. Hulp bij rechten en verplichtingen

We helpen je redelijkerwijs bij verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering, overdracht), bij een DPIA en bij vragen van de Autoriteit Persoonsgegevens. Veel daarvan kun je zelf in Beamcore doen, zoals gegevens aanpassen of exporteren.

9. Datalekken

Ontdekken we een datalek dat jouw gegevens raakt, dan melden we dat zonder onredelijke vertraging aan de beheerder van je account, met wat we weten over de aard, de gevolgen en de maatregelen. Jij beslist of het lek gemeld moet worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (binnen 72 uur) en bij de betrokkenen.

10. Controle

Je mag controleren of we ons aan deze overeenkomst houden. Dat doen we eerst met informatie en verklaringen die we je geven; een audit maken we in overleg mogelijk, op jouw kosten tenzij er een tekortkoming blijkt.

11. Einde

Voordat de overeenkomst eindigt of je je account laat verwijderen, download je je facturen en andere gegevens. Daarna verwijderen we je gegevens; Beamcore bewaart ze niet voor je. Back-ups worden binnen hun normale bewaartermijn overschreven. Jij bewaart je facturen zelf voor de fiscale bewaarplicht.

12. Aansprakelijkheid

Voor aansprakelijkheid gelden de afspraken in de algemene voorwaarden.

Dit is een concept. Laat de definitieve tekst juridisch controleren voor livegang.