W Voorraadbeheer → Inkoopfacturen (Zarządzanie magazynem → Faktury zakupowe) rejestrujesz faktury od swoich dostawców. Beamcore porównuje każdą fakturę z zamówieniem i z tym, co według dokumentów WZ zostało przyjęte: to trójstronne uzgodnienie. Dzięki temu przed zapłatą widzisz, czy nie zafakturowano ci za dużo lub za drogo. Faktury zakupowe należą do dodatku Houtvoorraad & Materiaalplanning (Magazyn drewna i planowanie materiałów, 139 € miesięcznie). Podgląd wymaga uprawnienia Bestellingen en leveringen bekijken (Przeglądanie zamówień i dostaw); do dodawania, zatwierdzania i oznaczania jako zapłacone potrzebujesz Bestellen, documenten verwerken en ontvangst boeken (Zamawianie, przetwarzanie dokumentów i księgowanie przyjęć).
Dodawanie faktury zakupowej
- Kliknij Inkoopfactuur toevoegen (Dodaj fakturę zakupową).
- Wybierz Leverancier (Dostawca) i wpisz Factuurnummer (Numer faktury), Factuurdatum (Data faktury) oraz Vervaldatum (Termin płatności).
- W polu Bestelnummer op de factuur (Numer zamówienia na fakturze) wpisz numer podany przez dostawcę. Jeśli zostawisz Bestelling (Zamówienie) na Automatisch zoeken (Szukaj automatycznie), Beamcore znajdzie zamówienie po tym numerze lub po referencji dostawcy.
- Wpisz Bedrag excl. btw (Kwota netto), Btw (VAT) i Totaal incl. btw (Razem brutto) oraz w razie potrzeby dodaj fakturę jako PDF lub zdjęcie.
- W sekcji Factuurregels (Pozycje faktury) dodaj dla każdego artykułu ilość i cenę za sztukę netto.
- Kliknij Opslaan en matchen (Zapisz i uzgodnij).
Numer faktury od tego samego dostawcy, który już jest w Beamcore, zostanie odrzucony.
Odczytywanie trójstronnego uzgodnienia
Otwórz fakturę, aby zobaczyć blok Drieweg-match (Trójstronne uzgodnienie). Dla każdego artykułu obok siebie widać ilość zafakturowaną, wcześniej zafakturowaną, zamówioną, przyjętą, cenę na fakturze i cenę na zamówieniu. Poniżej Beamcore porównuje kwoty: fakturę netto, sumę pozycji i kwotę według zamówienia. Każda rozbieżność jest opisana jednym zdaniem w sekcji Afwijkingen (Rozbieżności), na przykład gdy zafakturowano więcej, niż przyjęto, albo cena jest wyższa niż w zamówieniu.
Faktura otrzymuje status: Geen bestelling (Brak zamówienia), Klopt (Zgadza się), Afwijkingen (Rozbieżności), Goedgekeurd (Zatwierdzona) lub Afgewezen (Odrzucona). Jeśli zmienisz dane albo dojdzie dokument WZ, kliknij Opnieuw matchen (Uzgodnij ponownie). W Toleranties (Tolerancje) ustawiasz, jaki Prijsverschil per stuk (%) (Różnica ceny za sztukę, %) i jaka Verschil in bedrag (euro) (Różnica kwoty, euro) nie liczy się jako rozbieżność. Domyślnie liczy się każda różnica.
Zatwierdzanie lub odrzucanie
Kliknij Goedkeuren (Zatwierdź), gdy faktura się zgadza. Jeśli są rozbieżności albo nie ma do niej zamówienia, Toelichting (Wyjaśnienie) jest obowiązkowe. Przy Afwijzen (Odrzuć) podajesz powód. Decyzja jest ostateczna. Besluit terugdraaien (Cofnij decyzję) ponownie uzgadnia fakturę i pozwala ją znów zmieniać.
Śledzenie statusu płatności
Zatwierdzona faktura ma status płatności: Open (Otwarta), Deels betaald (Częściowo zapłacona) lub Betaald (Zapłacona). Kafelek Nog te betalen (Do zapłaty) pokazuje otwartą kwotę brutto i liczbę faktur po terminie płatności. Filtr Nog te betalen (Do zapłaty) pokazuje, które to faktury.
- Z integracją księgową: z dodatkiem Boekhoudkoppeling (Integracja księgowa, 29 € miesięcznie) i włączonym automatycznym wysyłaniem zatwierdzona faktura trafia razem z dostawcą do twojego programu księgowego. Możesz ją też wysłać sam przez Naar boekhouding sturen (Wyślij do księgowości). Status płatności wraca potem automatycznie; Betaalstatus ophalen (Pobierz status płatności) pobiera go od razu. Obecnie tylko integracja z Moneybird może przyjmować faktury zakupowe.
- Bez integracji: oznacz fakturę jako zapłaconą przez Op betaald zetten (Oznacz jako zapłaconą), podając datę płatności. Ta data nie może być w przyszłości. Weer op open zetten (Ustaw ponownie jako otwartą) cofa tę zmianę.
Faktury, która jest już w księgowości lub jest (częściowo) zapłacona, nie można już cofnąć ani usunąć.