Onder Voorraadbeheer → Inkoopfacturen leg je de facturen van je leveranciers vast. Beamcore vergelijkt elke factuur met de bestelling en met wat er volgens de pakbonnen is ontvangen: de drieweg-match. Zo zie je voordat je betaalt of je niet te veel of te duur gefactureerd krijgt. Inkoopfacturen horen bij de add-on Houtvoorraad & Materiaalplanning (€139 per maand). Bekijken kan met het recht Bestellingen en leveringen bekijken; voor toevoegen, goedkeuren en betaald zetten heb je Bestellen, documenten verwerken en ontvangst boeken nodig.
Een inkoopfactuur toevoegen
- Klik op Inkoopfactuur toevoegen.
- Kies de Leverancier en vul het Factuurnummer, de Factuurdatum en de Vervaldatum in.
- Vul bij Bestelnummer op de factuur het nummer in dat de leverancier noemt. Laat je Bestelling op Automatisch zoeken staan, dan zoekt Beamcore de bestelling op dit nummer of op de referentie van de leverancier.
- Vul het Bedrag excl. btw, de Btw en het Totaal incl. btw in en voeg eventueel de factuur toe als PDF of foto.
- Voeg onder Factuurregels per artikel het aantal en de prijs per stuk excl. btw toe.
- Klik op Opslaan en matchen.
Een factuurnummer dat van dezelfde leverancier al in Beamcore staat, wordt geweigerd.
De drieweg-match lezen
Open de factuur om het blok Drieweg-match te zien. Per artikel staan gefactureerd, eerder gefactureerd, besteld, ontvangen, de prijs op de factuur en de prijs op de bestelling naast elkaar. Daaronder vergelijkt Beamcore de bedragen: de factuur excl. btw, de som van de regels en het bedrag volgens de bestelling. Elke afwijking staat als zin onder Afwijkingen, bijvoorbeeld als er meer is gefactureerd dan ontvangen of als de prijs hoger is dan besteld.
De factuur krijgt een status: Geen bestelling, Klopt, Afwijkingen, Goedgekeurd of Afgewezen. Wijzig je de gegevens of komt er een pakbon bij, klik dan op Opnieuw matchen. Met Toleranties stel je in welk Prijsverschil per stuk (%) en welk Verschil in bedrag (euro) niet als afwijking telt. Standaard telt elk verschil.
Goedkeuren of afwijzen
Klik op Goedkeuren als de factuur klopt. Zijn er afwijkingen of hoort er geen bestelling bij, dan is een Toelichting verplicht. Met Afwijzen geef je een reden op. Een besluit ligt vast. Met Besluit terugdraaien wordt de factuur opnieuw gematcht en kun je hem weer wijzigen.
De betaalstatus bijhouden
Een goedgekeurde factuur heeft een betaalstatus: Open, Deels betaald of Betaald. De tegel Nog te betalen toont het openstaande bedrag incl. btw en hoeveel facturen over de vervaldatum zijn. Met het filter Nog te betalen zie je welke facturen het zijn.
- Met boekhoudkoppeling: met de add-on Boekhoudkoppeling (€29 per maand) en automatisch versturen aan gaat een goedgekeurde factuur met de leverancier naar je boekhoudpakket. Je kunt hem ook zelf sturen met Naar boekhouding sturen. De betaalstatus komt daarna vanzelf terug; met Betaalstatus ophalen vraag je hem meteen op. Op dit moment kan alleen de koppeling met Moneybird inkoopfacturen ontvangen.
- Zonder koppeling: zet de factuur met Op betaald zetten zelf op betaald, met de datum van betaling. Die datum mag niet in de toekomst liggen. Met Weer op open zetten draai je dat terug.
Een factuur die al in de boekhouding staat of (deels) betaald is, kun je niet meer terugdraaien of verwijderen.