En Voorraadbeheer → Inkoopfacturen (Gestión de existencias → Facturas de compra) registras las facturas de tus proveedores. Beamcore compara cada factura con el pedido y con lo que se ha recibido según los albaranes: la conciliación a tres bandas. Así ves antes de pagar si te facturan de más o demasiado caro. Las facturas de compra forman parte del complemento Houtvoorraad & Materiaalplanning (Existencias de madera y planificación de material, 139 € al mes). Para verlas necesitas el permiso Bestellingen en leveringen bekijken (Ver pedidos y entregas); para añadirlas, aprobarlas y marcarlas como pagadas necesitas Bestellen, documenten verwerken en ontvangst boeken (Pedir, procesar documentos y registrar recepciones).
Añadir una factura de compra
- Haz clic en Inkoopfactuur toevoegen (Añadir factura de compra).
- Elige el Leverancier (Proveedor) e introduce el Factuurnummer (Número de factura), la Factuurdatum (Fecha de factura) y la Vervaldatum (Fecha de vencimiento).
- En Bestelnummer op de factuur (Número de pedido en la factura) introduce el número que indica el proveedor. Si dejas Bestelling (Pedido) en Automatisch zoeken (Buscar automáticamente), Beamcore busca el pedido por este número o por la referencia del proveedor.
- Introduce el Bedrag excl. btw (Importe sin IVA), el Btw (IVA) y el Totaal incl. btw (Total con IVA) y, si quieres, adjunta la factura como PDF o foto.
- En Factuurregels (Líneas de factura) añade por artículo la cantidad y el precio por unidad sin IVA.
- Haz clic en Opslaan en matchen (Guardar y conciliar).
Se rechaza un número de factura del mismo proveedor que ya esté en Beamcore.
Leer la conciliación a tres bandas
Abre la factura para ver el bloque Drieweg-match (Conciliación a tres bandas). Por artículo aparecen uno junto a otro lo facturado, lo facturado antes, lo pedido, lo recibido, el precio en la factura y el precio en el pedido. Debajo, Beamcore compara los importes: la factura sin IVA, la suma de las líneas y el importe según el pedido. Cada desviación aparece como una frase en Afwijkingen (Desviaciones), por ejemplo cuando se ha facturado más de lo recibido o el precio es más alto que el pedido.
La factura recibe un estado: Geen bestelling (Sin pedido), Klopt (Correcta), Afwijkingen (Desviaciones), Goedgekeurd (Aprobada) o Afgewezen (Rechazada). Si cambias los datos o llega un albarán, haz clic en Opnieuw matchen (Volver a conciliar). Con Toleranties (Tolerancias) defines qué Prijsverschil per stuk (%) (Diferencia de precio por unidad, %) y qué Verschil in bedrag (euro) (Diferencia de importe, euros) no cuentan como desviación. Por defecto cuenta cualquier diferencia.
Aprobar o rechazar
Haz clic en Goedkeuren (Aprobar) cuando la factura sea correcta. Si hay desviaciones o no hay pedido asociado, la Toelichting (Explicación) es obligatoria. Con Afwijzen (Rechazar) indicas un motivo. Una decisión queda fijada. Con Besluit terugdraaien (Deshacer decisión) la factura se vuelve a conciliar y puedes modificarla de nuevo.
Controlar el estado de pago
Una factura aprobada tiene un estado de pago: Open (Abierta), Deels betaald (Pagada en parte) o Betaald (Pagada). La tarjeta Nog te betalen (Pendiente de pago) muestra el importe pendiente con IVA y cuántas facturas han superado la fecha de vencimiento. El filtro Nog te betalen (Pendiente de pago) muestra cuáles son.
- Con la integración contable: con el complemento Boekhoudkoppeling (Integración contable, 29 € al mes) y el envío automático activado, una factura aprobada va a tu programa de contabilidad junto con el proveedor. También puedes enviarla tú con Naar boekhouding sturen (Enviar a contabilidad). Después, el estado de pago vuelve solo; con Betaalstatus ophalen (Obtener estado de pago) lo consultas al momento. Por ahora solo la integración con Moneybird puede recibir facturas de compra.
- Sin integración: marca tú mismo la factura como pagada con Op betaald zetten (Marcar como pagada), indicando la fecha de pago. Esa fecha no puede estar en el futuro. Con Weer op open zetten (Volver a abrir) lo deshaces.
Una factura que ya está en contabilidad o que está pagada (en parte) ya no se puede volver atrás ni eliminar.