Unter Voorraadbeheer → Inkoopfacturen (Bestandsverwaltung → Eingangsrechnungen) erfasst du die Rechnungen deiner Lieferanten. Beamcore vergleicht jede Rechnung mit der Bestellung und mit dem, was laut Lieferscheinen eingegangen ist: der Dreiwegeabgleich. So siehst du vor dem Bezahlen, ob dir zu viel oder zu teuer berechnet wird. Eingangsrechnungen gehören zum Add-on Houtvoorraad & Materiaalplanning (Holzlager & Materialplanung, 139 € pro Monat). Ansehen kannst du mit dem Recht Bestellingen en leveringen bekijken (Bestellungen und Lieferungen ansehen); zum Hinzufügen, Freigeben und Bezahlt-Setzen brauchst du Bestellen, documenten verwerken en ontvangst boeken (Bestellen, Dokumente verarbeiten und Wareneingang buchen).
Eine Eingangsrechnung hinzufügen
- Klicke auf Inkoopfactuur toevoegen (Eingangsrechnung hinzufügen).
- Wähle den Leverancier (Lieferant) und trage Factuurnummer (Rechnungsnummer), Factuurdatum (Rechnungsdatum) und Vervaldatum (Fälligkeitsdatum) ein.
- Trage bei Bestelnummer op de factuur (Bestellnummer auf der Rechnung) die Nummer ein, die der Lieferant nennt. Lässt du Bestelling (Bestellung) auf Automatisch zoeken (Automatisch suchen), sucht Beamcore die Bestellung über diese Nummer oder über die Referenz des Lieferanten.
- Trage Bedrag excl. btw (Betrag ohne MwSt.), Btw (MwSt.) und Totaal incl. btw (Gesamt inkl. MwSt.) ein und füge die Rechnung bei Bedarf als PDF oder Foto hinzu.
- Füge unter Factuurregels (Rechnungszeilen) pro Artikel die Menge und den Stückpreis ohne MwSt. hinzu.
- Klicke auf Opslaan en matchen (Speichern und abgleichen).
Eine Rechnungsnummer desselben Lieferanten, die schon in Beamcore steht, wird abgelehnt.
Den Dreiwegeabgleich lesen
Öffne die Rechnung, um den Block Drieweg-match (Dreiwegeabgleich) zu sehen. Pro Artikel stehen berechnet, früher berechnet, bestellt, eingegangen, der Preis auf der Rechnung und der Preis auf der Bestellung nebeneinander. Darunter vergleicht Beamcore die Beträge: die Rechnung ohne MwSt., die Summe der Zeilen und den Betrag laut Bestellung. Jede Abweichung steht als Satz unter Afwijkingen (Abweichungen), zum Beispiel wenn mehr berechnet als eingegangen ist oder der Preis höher ist als bestellt.
Die Rechnung bekommt einen Status: Geen bestelling (Keine Bestellung), Klopt (Stimmt), Afwijkingen (Abweichungen), Goedgekeurd (Freigegeben) oder Afgewezen (Abgelehnt). Änderst du die Daten oder kommt ein Lieferschein hinzu, klicke auf Opnieuw matchen (Erneut abgleichen). Mit Toleranties (Toleranzen) legst du fest, welche Prijsverschil per stuk (%) (Preisdifferenz pro Stück, %) und welche Verschil in bedrag (euro) (Betragsdifferenz, Euro) nicht als Abweichung zählt. Standardmäßig zählt jede Differenz.
Freigeben oder ablehnen
Klicke auf Goedkeuren (Freigeben), wenn die Rechnung stimmt. Gibt es Abweichungen oder gehört keine Bestellung dazu, ist eine Toelichting (Erläuterung) Pflicht. Mit Afwijzen (Ablehnen) gibst du einen Grund an. Eine Entscheidung steht fest. Mit Besluit terugdraaien (Entscheidung zurücknehmen) wird die Rechnung erneut abgeglichen und du kannst sie wieder ändern.
Den Zahlungsstatus verfolgen
Eine freigegebene Rechnung hat einen Zahlungsstatus: Open (Offen), Deels betaald (Teilweise bezahlt) oder Betaald (Bezahlt). Die Kachel Nog te betalen (Noch zu zahlen) zeigt den offenen Betrag inkl. MwSt. und wie viele Rechnungen überfällig sind. Mit dem Filter Nog te betalen (Noch zu zahlen) siehst du, welche Rechnungen es sind.
- Mit Buchhaltungsanbindung: Mit dem Add-on Boekhoudkoppeling (Buchhaltungsanbindung, 29 € pro Monat) und eingeschaltetem automatischem Versand geht eine freigegebene Rechnung zusammen mit dem Lieferanten an dein Buchhaltungsprogramm. Du kannst sie auch selbst mit Naar boekhouding sturen (An Buchhaltung senden) schicken. Der Zahlungsstatus kommt danach automatisch zurück; mit Betaalstatus ophalen (Zahlungsstatus abrufen) fragst du ihn sofort ab. Derzeit kann nur die Anbindung an Moneybird Eingangsrechnungen empfangen.
- Ohne Anbindung: Setze die Rechnung mit Op betaald zetten (Als bezahlt markieren) selbst auf bezahlt, mit dem Zahlungsdatum. Dieses Datum darf nicht in der Zukunft liegen. Mit Weer op open zetten (Wieder auf offen setzen) machst du das rückgängig.
Eine Rechnung, die schon in der Buchhaltung steht oder (teilweise) bezahlt ist, kannst du nicht mehr zurücknehmen oder löschen.