Dzięki dodatkowi Boekhoudkoppeling (Integracja księgowa) (€29 miesięcznie) wysłane faktury i faktury korygujące wraz z klientem trafiają automatycznie do twojego programu księgowego. Status płatności wraca do Beamcore. Integracja działa z fakturami z modułu Oferty i faktury, więc potrzebujesz również tego dodatku. Konfigurację może przeprowadzić właściciel firmy lub administrator. Interfejs Beamcore jest w języku niderlandzkim, dlatego nazwy przycisków i menu podajemy po niderlandzku wraz z tłumaczeniem.
Otwieranie integracji
Przejdź do Administratie → Boekhoudkoppeling (Administracja → Integracja księgowa). Jeśli dodatek jest jeszcze wyłączony, zobaczysz Koppel je boekhouding (Połącz swoją księgowość) z przyciskiem Add-on aanzetten (Włącz dodatek).
Łączenie twojego programu
- W sekcji Kies je boekhoudpakket (Wybierz swój program księgowy) wybierz swój program i kliknij Koppelen met (Połącz z), a następnie nazwę programu. Widzisz programy, które możesz w tej chwili wybrać.
- W przypadku Moneybird, Exact Online i Twinfield logujesz się w samym programie i udzielasz zgody (Direct koppelen, Połącz bezpośrednio). W przypadku SnelStart, e-Boekhouden.nl i AFAS Profit wpisujesz klucz (Sleutel nodig, Wymagany klucz): API-token (Token API) dla e-Boekhouden.nl oraz Omgevingsnummer (Numer środowiska) i Token van de app connector (Token konektora aplikacji) dla AFAS. Okno krok po kroku wyjaśnia, gdzie je znaleźć. Następnie kliknij Koppelen (Połącz).
- Kliknij Administratie kiezen (Wybierz administrację). Jeśli masz tylko jedną administrację, Beamcore wybierze ją za ciebie.
Konfiguracja VAT i kont księgowych
- W sekcji Btw-codes (Kody VAT) wybierz dla każdej stawki VAT odpowiedni kod z twojego programu.
- W sekcji Grootboek en dagboek (Księga główna i dziennik) wybierz Omzetgrootboekrekening (Konto przychodów), Debiteurenrekening (Konto należności) i Verkoopdagboek (Dziennik sprzedaży). Widzisz tylko pola, których używa twój program.
- W sekcji Instellingen (Ustawienia) wybierz, czy faktury mają być wysyłane automatycznie (Automatisch versturen), czy dołączać plik PDF (PDF meesturen) i od jakiej daty faktury faktury mają być uwzględniane (Vanaf factuurdatum). Kliknij Opslaan (Zapisz).
Openstaande facturen versturen (Wyślij otwarte faktury) wysyła za jednym razem faktury, które już istniały. Keuzelijsten verversen (Odśwież listy) pobiera nowe kody VAT i konta. Jeśli później wybierzesz inną administrację, musisz ponownie wybrać kody VAT i konta.
Dla każdej faktury
Przy fakturze widzisz, czy nie ma jej jeszcze w księgowości, czy jest właśnie wysyłana, czy jest w księgowości, czy według księgowości została opłacona lub czy wystąpił błąd. Naar boekhouding sturen (Wyślij do księgowości) wysyła fakturę ręcznie. Gdy faktura zostanie opłacona w twoim programie, Beamcore automatycznie rejestruje płatność.
Gdy coś pójdzie nie tak
Jeśli brakuje kodu VAT lub konta przychodów albo suma nie zgadza się co do grosza, faktura otrzymuje status błędu z wyjaśnieniem. Synclog (Log synchronizacji) pokazuje każdą próbę z czasem, statusem i komunikatem; Opnieuw proberen (Spróbuj ponownie) ponawia próbę. Jeśli połączenie wymaga odnowienia, kliknij Opnieuw koppelen (Połącz ponownie). Ontkoppelen (Rozłącz) usuwa połączenie.
Faktury zakupowe i transakcje bankowe nie są uwzględniane, a klienci, których zmienisz w swoim programie księgowym, nie wracają do Beamcore.