Con el complemento Boekhoudkoppeling (Integración contable) (€29 al mes), tus facturas y facturas rectificativas enviadas, junto con el cliente, pasan automáticamente a tu programa de contabilidad. El estado de pago vuelve a Beamcore. La integración funciona con las facturas de Presupuestos y facturación, así que también necesitas ese complemento. Puede configurarla el propietario de la empresa o un administrador. La interfaz de Beamcore está en neerlandés, por lo que los nombres de botones y menús se muestran en neerlandés con su traducción.
Abrir la integración
Ve a Administratie → Boekhoudkoppeling (Administración → Integración contable). Si el complemento aún está desactivado, verás Koppel je boekhouding (Conecta tu contabilidad) con el botón Add-on aanzetten (Activar complemento).
Conectar tu programa
- En Kies je boekhoudpakket (Elige tu programa de contabilidad), selecciona tu programa y haz clic en Koppelen met (Conectar con) seguido del nombre del programa. Ves los programas que puedes elegir en este momento.
- Con Moneybird, Exact Online y Twinfield inicias sesión en el propio programa y das tu autorización (Direct koppelen, Conectar directamente). Con SnelStart, e-Boekhouden.nl y AFAS Profit introduces una clave (Sleutel nodig, Clave necesaria): un API-token (Token de API) para e-Boekhouden.nl, y el Omgevingsnummer (Número de entorno) y el Token van de app connector (Token del conector de la aplicación) para AFAS. La ventana te explica paso a paso dónde encontrarlos. Después haz clic en Koppelen (Conectar).
- Haz clic en Administratie kiezen (Elegir administración). Si solo tienes una administración, Beamcore la elige por ti.
Configurar el IVA y las cuentas contables
- En Btw-codes (Códigos de IVA), elige para cada tipo de IVA el código correspondiente de tu programa.
- En Grootboek en dagboek (Libro mayor y diario), elige la Omzetgrootboekrekening (Cuenta de ingresos), la Debiteurenrekening (Cuenta de clientes) y el Verkoopdagboek (Diario de ventas). Solo ves los campos que utiliza tu programa.
- En Instellingen (Ajustes), elige si las facturas se envían automáticamente (Automatisch versturen), si se adjunta el PDF (PDF meesturen) y a partir de qué fecha de factura se incluyen las facturas (Vanaf factuurdatum). Haz clic en Opslaan (Guardar).
Openstaande facturen versturen (Enviar facturas pendientes) envía de una vez las facturas que ya existían. Keuzelijsten verversen (Actualizar listas) obtiene los nuevos códigos de IVA y cuentas. Si más adelante eliges otra administración, tendrás que volver a elegir los códigos de IVA y las cuentas.
Por factura
En cada factura ves si todavía no está en la contabilidad, si se está enviando, si está en la contabilidad, si está pagada según la contabilidad o si tiene un error. Naar boekhouding sturen (Enviar a contabilidad) envía una factura manualmente. Cuando una factura se paga en tu programa, Beamcore registra el pago automáticamente.
Cuando algo sale mal
Si falta un código de IVA o una cuenta de ingresos, o si el total no cuadra al céntimo, la factura recibe un estado de error con una explicación. El Synclog (Registro de sincronización) muestra cada intento con la hora, el estado y el mensaje; Opnieuw proberen (Reintentar) lo intenta una vez más. Si hay que renovar la conexión, haz clic en Opnieuw koppelen (Volver a conectar). Ontkoppelen (Desconectar) elimina la conexión.
Las facturas de compra y las transacciones bancarias no se incluyen, y los clientes que modifiques en tu programa de contabilidad no vuelven a Beamcore.