Met de add-on Boekhoudkoppeling (€29 per maand) gaan je verstuurde facturen en creditfacturen, samen met de klant, vanzelf naar je boekhoudpakket. De betaalstatus komt terug in Beamcore. De koppeling werkt met de facturen uit Offertes & Facturatie, dus die add-on heb je ook nodig. Instellen kan de eigenaar van het bedrijf of een admin.
De koppeling openen
Ga naar Administratie → Boekhoudkoppeling. Staat de add-on nog uit, dan zie je Koppel je boekhouding met de knop Add-on aanzetten.
Je pakket koppelen
- Kies onder Kies je boekhoudpakket je pakket en klik op Koppelen met gevolgd door de naam van het pakket. Je ziet hier de pakketten die je nu kunt kiezen.
- Bij Moneybird, Exact Online en Twinfield log je in bij het pakket zelf en geef je toestemming (Direct koppelen). Bij SnelStart, e-Boekhouden.nl en AFAS Profit vul je een sleutel in (Sleutel nodig): voor e-Boekhouden.nl een API-token, voor AFAS het Omgevingsnummer en het Token van de app connector. Het venster legt stap voor stap uit waar je die vindt. Klik daarna op Koppelen.
- Klik op Administratie kiezen. Heb je maar één administratie, dan kiest Beamcore die zelf.
Btw en grootboek instellen
- Kies onder Btw-codes per btw-tarief de code uit je pakket.
- Kies onder Grootboek en dagboek de Omzetgrootboekrekening, de Debiteurenrekening en het Verkoopdagboek. Je ziet alleen de velden die je pakket gebruikt.
- Kies onder Instellingen of facturen Automatisch versturen, of de PDF mee moet (PDF meesturen) en Vanaf factuurdatum welke facturen meegaan. Klik op Opslaan.
Met Openstaande facturen versturen stuur je facturen die er al waren in één keer door. Met Keuzelijsten verversen haal je nieuwe btw-codes en rekeningen op. Kies je later een andere administratie, dan moet je de btw-codes en rekeningen opnieuw kiezen.
Per factuur
Op een factuur zie je of hij Nog niet in boekhouding is, Wordt verstuurd, In boekhouding staat, Betaald is volgens de boekhouding, of een Fout heeft. Met Naar boekhouding sturen stuur je een factuur met de hand. Wordt een factuur in je pakket betaald, dan registreert Beamcore de betaling vanzelf.
Als er iets misgaat
Ontbreekt er een btw-code of omzetrekening, of klopt het totaal niet tot op de cent, dan krijgt de factuur de status Fout met een uitleg. Het Synclog toont elke poging met tijdstip, status en melding; met Opnieuw proberen probeer je het nog een keer. Staat de koppeling op Opnieuw koppelen nodig, klik dan op Opnieuw koppelen. Met Ontkoppelen haal je de koppeling weg.
Inkoopfacturen en banktransacties gaan niet mee, en klanten die je in je boekhoudpakket aanpast, komen niet terug in Beamcore.