Na je eerste keer inloggen laat Beamcore je in een korte rondleiding zien wat er in je menu staat. Daarna zijn er twee dingen nodig om echt te kunnen werken: een klant en een project. Een project hoort altijd bij een klant, dus begin daar.
De rondleiding
De rondleiding verschijnt eenmalig, bij je eerste bezoek aan het portaal. Elke stap legt in een of twee zinnen een onderdeel uit je menu uit. Omdat de stappen uit je eigen menu komen, ziet een collega met een andere rol of zonder bepaalde add-on een andere reeks.
- Met Volgende en Vorige loop je door de stappen. Bovenin zie je bij welke stap je bent.
- Met Bekijk deze module (nieuw tabblad) open je het onderdeel in een nieuw tabblad, zodat de rondleiding op zijn plek blijft staan.
- Met Overslaan sluit je de rondleiding direct. Bij de laatste stap sluit je af met Aan de slag.
Na het afronden of overslaan komt de rondleiding niet meer terug.
Een klant aanmaken
Voor het aanmaken van een klant heb je het recht Klant aanmaken nodig. De rol admin heeft dat standaard, en een eigenaar kan het altijd.
- Ga naar CRM → Klanten en klik op Nieuwe klant.
- Vul onder Bedrijfsgegevens de Bedrijfsnaam in. Dit is het enige verplichte veld. Optioneel vul je het KVK-nummer, het BTW-nummer, Algemeen email en Telefoon in en voeg je een Logo toe.
- Vul onder Adres de straat, het nummer, de postcode en de plaats in. Het veld Land staat standaard op NL.
- Gebruik onder Intern het veld Interne notities voor opmerkingen die alleen voor je eigen team bedoeld zijn.
- Sla de klant op.
Een project aanmaken
Voor een nieuw project heb je het recht Project aanmaken nodig. Ook dat heeft de rol admin standaard.
- Ga naar CRM → Projecten en klik op Nieuw project.
- Vul de Naam van het project in.
- Laat Projectnummer leeg als Beamcore automatisch een nummer mag toekennen. Houd je een eigen reeks aan, vul het nummer dan zelf in.
- Kies bij Klant de klant die je net hebt aangemaakt. Je kunt hier ook zoeken op naam, plaats of e-mailadres, of via het plus-icoon direct een nieuwe klant toevoegen.
- Kies een Status en een Prioriteit. Beide zijn verplicht.
- Vul eventueel de Startdatum, de Einddatum en een Omschrijving in.
- Sla het project op.
Bij Gekoppelde gebruikers kies je wie toegang krijgt tot het project. Staat iemand niet in de lijst, dan nodig je die persoon uit via het plus-icoon bij dat veld.
De onderdelen van het project
Onderaan het formulier staat het blok Planning onderdelen. Dat is al gevuld met je standaardonderdelen. Je kunt per project onderdelen weghalen, de werkdagen aanpassen of met Onderdeel toevoegen een extra onderdeel toevoegen. Heeft je bedrijf projectsjablonen, dan kies je bij Sjabloon (bouwtype) een sjabloon om de onderdelen daarvan te laden. Dit blok zie je alleen bij het aanmaken, niet meer bij het bewerken van een bestaand project.
Let op de projectlimiet
Elk abonnement heeft een maximum aantal projecten per jaar: 25 bij Starter, 75 bij Groei en 200 bij Pro. Is dat aantal bereikt, dan kun je geen nieuw project meer aanmaken. Het actuele verbruik staat voor eigenaren op het dashboard, zie Het dashboard indelen met widgets.