Nach deiner ersten Anmeldung zeigt dir Beamcore in einem kurzen Rundgang, was in deinem Menü steht. Danach brauchst du zwei Dinge, um wirklich arbeiten zu können: einen Kunden und ein Projekt. Ein Projekt gehört immer zu einem Kunden, also fang dort an. Die Beamcore-Oberfläche ist auf Niederländisch, daher stehen Schaltflächen und Menüs hier auf Niederländisch mit Übersetzung.
Der Rundgang
Der Rundgang erscheint einmalig, bei deinem ersten Besuch im Portal. Jeder Schritt erklärt in ein oder zwei Sätzen einen Bereich aus deinem Menü. Weil die Schritte aus deinem eigenen Menü stammen, sieht ein Kollege mit einer anderen Rolle oder ohne ein bestimmtes Add-on eine andere Abfolge.
- Mit Volgende (Weiter) und Vorige (Zurück) gehst du durch die Schritte. Oben siehst du, bei welchem Schritt du bist.
- Mit Bekijk deze module (nieuw tabblad) (Dieses Modul ansehen, neuer Tab) öffnest du den Bereich in einem neuen Tab, sodass der Rundgang an seiner Stelle stehen bleibt.
- Mit Overslaan (Überspringen) schließt du den Rundgang sofort. Beim letzten Schritt schließt du mit Aan de slag (Los geht's) ab.
Nach dem Abschließen oder Überspringen kommt der Rundgang nicht mehr zurück.
Einen Kunden anlegen
Um einen Kunden anzulegen, brauchst du das Recht Klant aanmaken (Kunde anlegen). Die Rolle admin hat es standardmäßig, und ein Inhaber kann es immer.
- Gehe zu CRM → Klanten (CRM → Kunden) und klicke auf Nieuwe klant (Neuer Kunde).
- Trage unter Bedrijfsgegevens (Firmendaten) den Bedrijfsnaam (Firmenname) ein. Das ist das einzige Pflichtfeld. Optional trägst du die KVK-nummer (Handelsregisternummer), die BTW-nummer (Umsatzsteuer-Identifikationsnummer), Algemeen email (Allgemeine E-Mail) und Telefoon (Telefon) ein und fügst ein Logo hinzu.
- Trage unter Adres (Adresse) die Straße, die Hausnummer, die Postleitzahl und den Ort ein. Das Feld Land steht standardmäßig auf NL.
- Nutze unter Intern das Feld Interne notities (Interne Notizen) für Anmerkungen, die nur für dein eigenes Team bestimmt sind.
- Speichere den Kunden.
Ein Projekt anlegen
Für ein neues Projekt brauchst du das Recht Project aanmaken (Projekt anlegen). Auch das hat die Rolle admin standardmäßig.
- Gehe zu CRM → Projecten (CRM → Projekte) und klicke auf Nieuw project (Neues Projekt).
- Trage den Naam (Name) des Projekts ein.
- Lass Projectnummer (Projektnummer) leer, wenn Beamcore automatisch eine Nummer vergeben darf. Führst du eine eigene Nummernfolge, dann trage die Nummer selbst ein.
- Wähle bei Klant (Kunde) den Kunden, den du gerade angelegt hast. Du kannst hier auch nach Name, Ort oder E-Mail-Adresse suchen oder über das Plus-Symbol direkt einen neuen Kunden hinzufügen.
- Wähle einen Status und eine Prioriteit (Priorität). Beide sind Pflichtangaben.
- Trage bei Bedarf das Startdatum, das Einddatum (Enddatum) und eine Omschrijving (Beschreibung) ein.
- Speichere das Projekt.
Bei Gekoppelde gebruikers (Verknüpfte Benutzer) wählst du, wer Zugriff auf das Projekt erhält. Steht jemand nicht in der Liste, dann lädst du diese Person über das Plus-Symbol bei diesem Feld ein.
Die Abschnitte des Projekts
Unten im Formular steht der Block Planning onderdelen (Planungsabschnitte). Er ist bereits mit deinen Standardabschnitten gefüllt. Du kannst pro Projekt Abschnitte entfernen, die Arbeitstage anpassen oder mit Onderdeel toevoegen (Abschnitt hinzufügen) einen zusätzlichen Abschnitt hinzufügen. Hat dein Unternehmen Projektvorlagen, dann wählst du bei Sjabloon (bouwtype) (Vorlage, Bautyp) eine Vorlage, um deren Abschnitte zu laden. Diesen Block siehst du nur beim Anlegen, nicht mehr beim Bearbeiten eines bestehenden Projekts.
Achte auf das Projektlimit
Jedes Abonnement hat eine maximale Anzahl von Projekten pro Jahr: 25 bei Starter, 75 bei Groei und 200 bei Pro. Ist diese Anzahl erreicht, dann kannst du kein neues Projekt mehr anlegen. Den aktuellen Verbrauch finden Inhaber auf dem Dashboard, siehe Das Dashboard mit Widgets einrichten.