Mit dem Add-on Boekhoudkoppeling (Buchhaltungsanbindung, 29 € pro Monat) gehen deine versendeten Rechnungen und Gutschriften zusammen mit dem Kunden automatisch an dein Buchhaltungsprogramm. Der Zahlungsstatus kommt zurück in Beamcore. Die Anbindung arbeitet mit den Rechnungen aus Angebote & Rechnungen, dieses Add-on brauchst du also auch. Einrichten kann der Inhaber des Unternehmens oder ein Admin. Die angebotenen Programme sind niederländische Buchhaltungsprogramme. Die Beamcore-Oberfläche ist auf Niederländisch, daher stehen Schaltflächen und Menüs hier auf Niederländisch mit Übersetzung.
Die Anbindung öffnen
Geh zu Administratie → Boekhoudkoppeling (Verwaltung → Buchhaltungsanbindung). Ist das Add-on noch aus, siehst du Koppel je boekhouding (Verbinde deine Buchhaltung) mit der Schaltfläche Add-on aanzetten (Add-on einschalten).
Dein Programm verbinden
- Wähle unter Kies je boekhoudpakket (Wähle dein Buchhaltungsprogramm) dein Programm und klicke auf Koppelen met (Verbinden mit) und den Namen des Programms. Du siehst hier die Programme, die du jetzt wählen kannst.
- Bei Moneybird, Exact Online und Twinfield meldest du dich im Programm selbst an und gibst die Erlaubnis (Direct koppelen, direkt verbinden). Bei SnelStart, e-Boekhouden.nl und AFAS Profit gibst du einen Schlüssel ein (Sleutel nodig, Schlüssel nötig): ein API-token (API-Token) für e-Boekhouden.nl, und die Omgevingsnummer (Umgebungsnummer) und das Token van de app connector (Token des App-Connectors) für AFAS. Das Fenster erklärt Schritt für Schritt, wo du sie findest. Klicke danach auf Koppelen (Verbinden).
- Klicke auf Administratie kiezen (Mandant wählen). Hast du nur einen Mandanten, wählt Beamcore ihn selbst.
Steuer und Sachkonten einrichten
- Wähle unter Btw-codes (Umsatzsteuercodes) für jeden Steuersatz den Code aus deinem Programm.
- Wähle unter Grootboek en dagboek (Hauptbuch und Journal) das Omzetgrootboekrekening (Erlöskonto), das Debiteurenrekening (Debitorenkonto) und das Verkoopdagboek (Verkaufsjournal). Du siehst nur die Felder, die dein Programm nutzt.
- Wähle unter Instellingen (Einstellungen), ob Rechnungen automatisch gesendet werden (Automatisch versturen), ob das PDF mitgeht (PDF meesturen) und ab welchem Rechnungsdatum Rechnungen mitgehen (Vanaf factuurdatum). Klicke auf Opslaan (Speichern).
Mit Openstaande facturen versturen (Offene Rechnungen senden) schickst du bereits vorhandene Rechnungen auf einmal. Mit Keuzelijsten verversen (Auswahllisten aktualisieren) holst du neue Steuercodes und Konten. Wählst du später einen anderen Mandanten, musst du die Steuercodes und Konten neu wählen.
Pro Rechnung
Auf einer Rechnung siehst du, ob sie noch nicht in der Buchhaltung ist, gerade gesendet wird, in der Buchhaltung steht, laut Buchhaltung bezahlt ist oder einen Fehler hat. Mit Naar boekhouding sturen (An die Buchhaltung senden) schickst du eine Rechnung von Hand. Wird eine Rechnung in deinem Programm bezahlt, erfasst Beamcore die Zahlung automatisch.
Wenn etwas schiefgeht
Fehlt ein Steuercode oder Erlöskonto, oder stimmt die Summe nicht auf den Cent, bekommt die Rechnung den Status Fehler mit einer Erklärung. Das Synclog (Synchronisationsprotokoll) zeigt jeden Versuch mit Zeitpunkt, Status und Meldung; mit Opnieuw proberen (Erneut versuchen) versuchst du es noch einmal. Muss die Anbindung erneuert werden, klicke auf Opnieuw koppelen (Neu verbinden). Mit Ontkoppelen (Trennen) entfernst du die Anbindung.
Eingangsrechnungen und Banktransaktionen gehen nicht mit, und Kunden, die du in deinem Buchhaltungsprogramm änderst, kommen nicht zurück in Beamcore.