Cuando un proveedor envía su factura como factura electrónica a través de la red Peppol, entra automáticamente en Beamcore como factura de compra abierta. No tienes que volver a teclear nada: Beamcore busca al proveedor, vincula las líneas a tus artículos y compara la factura con el pedido y los albaranes. Las facturas de compra forman parte del complemento Houtvoorraad & Materiaalplanning (Existencias de madera y planificación de material, 139 € al mes).
Qué necesitas
- Un Peppol ID para tu empresa. Introdúcelo en Bedrijf → Bedrijfsinstellingen (Empresa → Ajustes de la empresa), pestaña Offertes & facturen (Presupuestos y facturas), sección Peppol. Si no tienes un Peppol ID propio, Beamcore usa tu número KvK (número de la Cámara de Comercio neerlandesa).
- La recepción debe estar configurada para tu empresa en el punto de acceso Peppol. Ponte en contacto con Beamcore para ello.
- En tus proveedores, rellena en Voorraadbeheer → Leveranciers (Gestión de existencias → Proveedores) el KvK-nummer (Número KvK) y el Btw-nummer (Número de IVA). Así Beamcore reconoce al proveedor con seguridad.
Cómo entra una factura
- Cada cuarto de hora, Beamcore recoge los nuevos documentos Peppol.
- Beamcore determina a qué empresa pertenece la factura según el Peppol ID, el número KvK o el número de IVA del destinatario.
- El proveedor se busca por número KvK, después por número de IVA y después por un nombre exactamente igual. Si no se encuentra ningún proveedor, figura el nombre que aparece en la factura.
- Una línea con una cantidad entera se vincula a un artículo por el número de artículo del proveedor, el EAN o el número de artículo. Una cantidad con decimales, como metros cúbicos o metros, se convierte en una sola línea con el importe de la línea.
- La factura aparece como factura de compra abierta en Voorraadbeheer → Inkoopfacturen (Gestión de existencias → Facturas de compra). Beamcore busca el pedido por el número de pedido de la factura y realiza la conciliación a tres bandas.
Después revisas la factura y la apruebas o la rechazas, como cualquier otra factura de compra.
Facturas duplicadas
El mismo documento Peppol solo entra una vez. Si un proveedor vuelve a enviar la misma factura, se rechaza. Beamcore conserva el archivo XML original.
Lo que aún no se puede hacer
- Las notas de crédito no entran automáticamente. Introdúcelas a mano.
- Solo se leen facturas en euros.
- Una factura debe pertenecer exactamente a una empresa; si no, no se lee.
- Todavía no hay una pantalla aparte con todos los documentos Peppol recibidos, y aún no recibes un aviso cuando entra una factura.