Stuurt een leverancier zijn factuur als e-factuur via het Peppol-netwerk, dan komt die vanzelf in Beamcore binnen als open inkoopfactuur. Je hoeft niets over te typen: Beamcore zoekt de leverancier, koppelt de regels aan je artikelen en vergelijkt de factuur met de bestelling en de pakbonnen. Inkoopfacturen horen bij de add-on Houtvoorraad & Materiaalplanning (€139 per maand).
Wat je nodig hebt
- Een Peppol-ID voor je bedrijf. Vul die in onder Bedrijf → Bedrijfsinstellingen, tabblad Offertes & facturen, sectie Peppol. Zonder eigen Peppol-ID gebruikt Beamcore je KvK-nummer.
- Het ontvangen moet voor je bedrijf zijn ingericht bij het Peppol-toegangspunt. Neem daarvoor contact op met Beamcore.
- Vul bij je leveranciers onder Voorraadbeheer → Leveranciers het KvK-nummer en het Btw-nummer in. Dan herkent Beamcore de leverancier zeker.
Hoe een factuur binnenkomt
- Elk kwartier haalt Beamcore de nieuwe Peppol-documenten op.
- Beamcore bepaalt bij welk bedrijf de factuur hoort aan de hand van het Peppol-ID, het KvK-nummer of het btw-nummer van de ontvanger.
- De leverancier wordt gezocht op KvK-nummer, dan op btw-nummer, dan op precies dezelfde naam. Wordt er geen leverancier gevonden, dan staat de naam uit de factuur erbij.
- Een regel met een heel aantal wordt gekoppeld aan een artikel op leveranciersartikelnummer, EAN of artikelnummer. Een aantal met decimalen, zoals kubieke meters of meters, wordt één regel met het regelbedrag.
- De factuur komt als open inkoopfactuur onder Voorraadbeheer → Inkoopfacturen. Beamcore zoekt de bestelling op het ordernummer uit de factuur en doet de drieweg-match.
Daarna controleer je de factuur en keur je hem goed of wijs je hem af, zoals elke andere inkoopfactuur.
Dubbele facturen
Hetzelfde Peppol-document komt maar één keer binnen. Stuurt een leverancier dezelfde factuur nog eens, dan wordt die geweigerd. Het oorspronkelijke XML-bestand bewaart Beamcore.
Wat nog niet kan
- Creditnota's komen niet automatisch binnen. Voer die met de hand in.
- Alleen facturen in euro worden ingelezen.
- Een factuur moet bij precies één bedrijf horen; anders wordt hij niet ingelezen.
- Er is nog geen apart scherm met alle ontvangen Peppol-documenten, en je krijgt nog geen melding als er een factuur binnenkomt.