Schickt ein Lieferant seine Rechnung als E-Rechnung über das Peppol-Netzwerk, kommt sie automatisch als offene Eingangsrechnung in Beamcore an. Du musst nichts abtippen: Beamcore sucht den Lieferanten, verknüpft die Zeilen mit deinen Artikeln und vergleicht die Rechnung mit der Bestellung und den Lieferscheinen. Eingangsrechnungen gehören zum Add-on Houtvoorraad & Materiaalplanning (Holzlager & Materialplanung, 139 € pro Monat).
Was du brauchst
- Eine Peppol-ID für dein Unternehmen. Trage sie unter Bedrijf → Bedrijfsinstellingen (Unternehmen → Unternehmenseinstellungen), Reiter Offertes & facturen (Angebote & Rechnungen), Abschnitt Peppol ein. Ohne eigene Peppol-ID verwendet Beamcore deine KvK-Nummer (Handelsregisternummer).
- Der Empfang muss für dein Unternehmen beim Peppol-Zugangspunkt eingerichtet sein. Nimm dafür Kontakt mit Beamcore auf.
- Trage bei deinen Lieferanten unter Voorraadbeheer → Leveranciers (Bestandsverwaltung → Lieferanten) die KvK-nummer (Handelsregisternummer) und die Btw-nummer (USt-IdNr.) ein. Dann erkennt Beamcore den Lieferanten sicher.
So kommt eine Rechnung an
- Jede Viertelstunde holt Beamcore die neuen Peppol-Dokumente ab.
- Beamcore bestimmt anhand der Peppol-ID, der KvK-Nummer oder der USt-IdNr. des Empfängers, zu welchem Unternehmen die Rechnung gehört.
- Der Lieferant wird über die KvK-Nummer gesucht, dann über die USt-IdNr., dann über genau denselben Namen. Wird kein Lieferant gefunden, steht der Name aus der Rechnung dabei.
- Eine Zeile mit einer ganzen Menge wird über die Artikelnummer des Lieferanten, die EAN oder die Artikelnummer mit einem Artikel verknüpft. Eine Menge mit Nachkommastellen, etwa Kubikmeter oder Meter, wird eine Zeile mit dem Zeilenbetrag.
- Die Rechnung erscheint als offene Eingangsrechnung unter Voorraadbeheer → Inkoopfacturen (Bestandsverwaltung → Eingangsrechnungen). Beamcore sucht die Bestellung über die Bestellnummer auf der Rechnung und führt den Dreiwegeabgleich durch.
Danach prüfst du die Rechnung und gibst sie frei oder lehnst sie ab, wie jede andere Eingangsrechnung.
Doppelte Rechnungen
Dasselbe Peppol-Dokument kommt nur einmal an. Schickt ein Lieferant dieselbe Rechnung noch einmal, wird sie abgelehnt. Die ursprüngliche XML-Datei bewahrt Beamcore auf.
Was noch nicht geht
- Gutschriften kommen nicht automatisch an. Erfasse sie von Hand.
- Nur Rechnungen in Euro werden eingelesen.
- Eine Rechnung muss zu genau einem Unternehmen gehören, sonst wird sie nicht eingelesen.
- Es gibt noch keinen eigenen Bildschirm mit allen empfangenen Peppol-Dokumenten, und du bekommst noch keine Meldung, wenn eine Rechnung ankommt.