Gdy dostawca wysyła fakturę jako e-fakturę przez sieć Peppol, trafia ona automatycznie do Beamcore jako otwarta faktura zakupowa. Nie musisz niczego przepisywać: Beamcore wyszukuje dostawcę, łączy pozycje z twoimi artykułami i porównuje fakturę z zamówieniem oraz dokumentami WZ. Faktury zakupowe należą do dodatku Houtvoorraad & Materiaalplanning (Magazyn drewna i planowanie materiałów, 139 € miesięcznie).
Czego potrzebujesz
- Identyfikatora Peppol dla twojej firmy. Wpisz go w Bedrijf → Bedrijfsinstellingen (Firma → Ustawienia firmy), zakładka Offertes & facturen (Oferty i faktury), sekcja Peppol. Bez własnego identyfikatora Peppol Beamcore używa numeru KvK (numeru w niderlandzkim rejestrze handlowym).
- Odbiór musi być skonfigurowany dla twojej firmy w punkcie dostępu Peppol. Skontaktuj się w tej sprawie z Beamcore.
- U swoich dostawców w Voorraadbeheer → Leveranciers (Zarządzanie magazynem → Dostawcy) uzupełnij KvK-nummer (Numer KvK) i Btw-nummer (Numer VAT). Wtedy Beamcore na pewno rozpozna dostawcę.
Jak przychodzi faktura
- Co kwadrans Beamcore pobiera nowe dokumenty Peppol.
- Beamcore ustala, do której firmy należy faktura, na podstawie identyfikatora Peppol, numeru KvK lub numeru VAT odbiorcy.
- Dostawca jest wyszukiwany po numerze KvK, potem po numerze VAT, potem po dokładnie takiej samej nazwie. Jeśli dostawca nie zostanie znaleziony, przy fakturze widnieje nazwa z faktury.
- Pozycja z całkowitą ilością jest łączona z artykułem po numerze artykułu dostawcy, kodzie EAN lub numerze artykułu. Ilość z częścią dziesiętną, na przykład metry sześcienne lub metry, staje się jedną pozycją z kwotą pozycji.
- Faktura pojawia się jako otwarta faktura zakupowa w Voorraadbeheer → Inkoopfacturen (Zarządzanie magazynem → Faktury zakupowe). Beamcore wyszukuje zamówienie po numerze zamówienia z faktury i wykonuje trójstronne uzgodnienie.
Następnie sprawdzasz fakturę i zatwierdzasz ją lub odrzucasz, jak każdą inną fakturę zakupową.
Podwójne faktury
Ten sam dokument Peppol trafia do systemu tylko raz. Jeśli dostawca wyśle tę samą fakturę ponownie, zostanie ona odrzucona. Oryginalny plik XML Beamcore przechowuje.
Czego jeszcze nie można
- Faktury korygujące nie przychodzą automatycznie. Wprowadź je ręcznie.
- Wczytywane są tylko faktury w euro.
- Faktura musi należeć do dokładnie jednej firmy; w przeciwnym razie nie zostanie wczytana.
- Nie ma jeszcze osobnego ekranu ze wszystkimi odebranymi dokumentami Peppol i nie dostajesz jeszcze powiadomienia, gdy przychodzi faktura.