Osoba, która zarządza godzinami zespołu, korzysta ze strony Team uren (Godziny zespołu), aby sprawdzić, co zostało zarejestrowane, i rejestrować godziny w imieniu współpracownika. Kategorie i procedurę zatwierdzania konfigurujesz w ustawieniach firmy. Interfejs Beamcore jest w języku niderlandzkim, dlatego nazwy przycisków i menu podajemy po niderlandzku z tłumaczeniem.
Przeglądanie godzin zespołu
Strona Urenregistratie → Team uren (Rejestracja czasu → Godziny zespołu) jest widoczna dla właściciela oraz użytkowników z uprawnieniem Uren van anderen bewerken/verwijderen (Edytuj/usuwaj godziny innych osób). Zestawienie pokazuje zarejestrowane godziny w poszczególnych dniach dla każdej osoby, z sumami na górze.
- Przechodź między okresami przyciskami Vorige (Poprzedni), Deze week (Ten tydzień) i Volgende (Następny) oraz przełączaj między Week (Tydzień) a Maand (Miesiąc).
- Wybierz projekt po prawej stronie, aby zobaczyć tylko godziny tego projektu, lub pozostaw zaznaczone Alle projecten (Wszystkie projekty).
- Kliknij osobę, aby rozwinąć jej godziny według projektów i kategorii.
Jeśli procedura zatwierdzania jest włączona, w widoku tygodnia widzisz wiersz Urenstaten deze week (Karty czasu pracy w tym tygodniu) z liczbą kart w każdym statusie, plakietkę ze statusem przy każdym nazwisku oraz listę członków zespołu, którzy w tym tygodniu jeszcze niczego nie zarejestrowali. Przez Naar Goedkeuringen (Przejdź do zatwierdzeń) przechodzisz do sprawdzania.
Rejestrowanie godzin za członka zespołu
- Kliknij Uren boeken (Rejestruj godziny) albo kliknij komórkę dnia danej osoby w widoku tygodnia. W drugim przypadku pracownik i data są już wypełnione.
- Wybierz Medewerker (Pracownik) i uzupełnij resztę tak jak przy własnych godzinach: projekt lub kategorię, datę, etap, godziny i opis.
- Kliknij Boeken (Zarejestruj).
Na stronie Team uren wybierasz spośród wszystkich trwających projektów firmy, a nie tylko swoich. Możesz też rejestrować godziny we wcześniejszych i przyszłych tygodniach. Małą strzałką obok liczby otwierasz wpisy danej osoby z danego dnia; tam znajdziesz Wijzigen (Edytuj) i Verwijderen (Usuń).
Jedno ograniczenie dotyczy wszystkich: w tygodniu, który został przesłany lub zatwierdzony, nikt nie może rejestrować ani edytować godzin. Najpierw wycofaj przesłanie, odeślij kartę czasu pracy lub otwórz ją ponownie. Zobacz Przesyłanie tygodnia do zatwierdzenia.
Konfigurowanie kategorii godzin
Przejdź do Bedrijf → Bedrijfsinstellingen (Firma → Ustawienia firmy) i otwórz zakładkę Urenregistratie (Rejestracja czasu). Zakładka jest dostępna tylko z dodatkiem Rejestracja czasu (29 € miesięcznie).
- W sekcji Categorieën (Kategorie) wpisz nazwę, na przykład Administracja lub Spotkanie wewnętrzne, i naciśnij Enter.
- Przeciągnij kategorie w wybranej kolejności.
- Kliknij Categorieën opslaan (Zapisz kategorie).
Od tej chwili pracownicy mogą przy rejestrowaniu wybrać Categorie (los van project) (Kategoria, niezależnie od projektu). Jeśli nie ma żadnych kategorii, wszyscy rejestrują godziny wyłącznie na projekty.
Konfigurowanie procedury zatwierdzania
Blok Goedkeuringen (Zatwierdzenia) w tej samej zakładce jest widoczny dla właściciela oraz użytkowników z uprawnieniem Urenstaten van alle medewerkers goedkeuren of terugsturen (Zatwierdzaj lub odsyłaj karty czasu pracy wszystkich pracowników). Zmiany zapisujesz przyciskiem Goedkeuringen opslaan (Zapisz zatwierdzenia).
- Goedkeuringsprocedure aan (Procedura zatwierdzania włączona): włącza przesyłanie i zatwierdzanie za każdy tydzień. Obowiązuje od bieżącego tygodnia. Jeśli później ją wyłączysz, blokada przesłanych i zatwierdzonych tygodni przestaje obowiązywać; karty czasu pracy pozostają zachowane jako historia.
- Indienen is verplicht (Przesyłanie jest obowiązkowe): nieprzesłany tydzień pojawia się u pracownika w Mijn acties (Moje działania).
- Automatische herinneringen (Automatyczne przypomnienia): w poniedziałek rano wiadomość do każdego, kto nie przesłał jeszcze poprzedniego tygodnia.
- Waarschuwen bij afwijkende uren (Ostrzegaj o odbiegających godzinach): pokazuje ostrzeżenie, gdy występuje różnica między zarejestrowanymi a oczekiwanymi godzinami (harmonogram minus urlopy i święta). Odchylenie nigdy nie blokuje przesłania.
- Beheerders mogen goedgekeurde uren heropenen (Administratorzy mogą ponownie otwierać zatwierdzone godziny): pozwala na ponowne otwieranie, zawsze z obowiązkowym podaniem powodu. Jeśli ta opcja jest wyłączona, nikt nie może ponownie otworzyć zatwierdzonego tygodnia.
- Waarschuwen boven uren per dag (Ostrzegaj powyżej liczby godzin dziennie): od ilu godzin w jednym dniu pojawia się ostrzeżenie. Domyślnie jest to 10 godzin. Więcej niż 24 godziny w jednym dniu to zawsze błąd.
Kto zatwierdza
W sekcji Wie keurt goed? (Kto zatwierdza?) znajdziesz kolejność: najpierw osoba zatwierdzająca pracownika, w przeciwnym razie osoba zatwierdzająca zespołu, a w przeciwnym razie właściciele i wszyscy z uprawnieniem do sprawdzania wszystkich kart czasu pracy. Osobę zatwierdzającą dla pracownika ustawiasz w polu Goedkeurder van uren (Osoba zatwierdzająca godziny) na stronie Capaciteit → Medewerkers & beschikbaarheid (Wydajność → Pracownicy i dostępność). Osobę zatwierdzającą dla zespołu ustawiasz przy zespołach w zakładce Medewerkers & capaciteit (Pracownicy i wydajność) w ustawieniach firmy. Oba pola pojawiają się dopiero po włączeniu procedury.