Teamstunden, Stundenkategorien und Genehmigungseinstellungen

Wer die Stunden des Teams verwaltet, nutzt die Seite Team uren (Teamstunden), um zu sehen, was gebucht wurde, und um im Namen eines Kollegen zu buchen. Die Kategorien und das Genehmigungsverfahren richtest du in den Unternehmenseinstellungen ein. Die Beamcore-Oberfläche ist auf Niederländisch, daher stehen Schaltflächen und Menüs hier auf Niederländisch mit Übersetzung.

Teamstunden ansehen

Urenregistratie → Team uren (Zeiterfassung → Teamstunden) ist für einen Inhaber und für Benutzer mit dem Recht Uren van anderen bewerken/verwijderen (Stunden anderer bearbeiten/löschen) sichtbar. Die Übersicht zeigt pro Person die gebuchten Stunden pro Tag, mit den Summen darüber.

• Blättere mit Vorige (Vorherige), Deze week (Diese Woche) und Volgende (Nächste) und wechsle zwischen Week (Woche) und Maand (Monat).
• Wähle rechts ein Projekt, um nur die Stunden dieses Projekts zu sehen, oder lass Alle projecten (Alle Projekte) stehen.
• Klicke auf eine Person, um die Stunden pro Projekt und Kategorie aufzuklappen.

Ist das Genehmigungsverfahren eingeschaltet, siehst du in der Wochenansicht die Zeile Urenstaten deze week (Stundenzettel diese Woche) mit der Anzahl der Stundenzettel pro Status, ein Badge mit dem Status hinter jedem Namen und eine Liste der Teammitglieder, die diese Woche noch nichts gebucht haben. Über Naar Goedkeuringen (Zu den Genehmigungen) gelangst du weiter zur Prüfung.

Stunden für ein Teammitglied buchen

1. Klicke auf Uren boeken (Stunden buchen), oder klicke in der Wochenansicht auf die Tageszelle einer Person. Im zweiten Fall sind der Mitarbeiter und das Datum schon ausgefüllt.
2. Wähle den Medewerker (Mitarbeiter) und fülle den Rest wie bei deinen eigenen Stunden aus: Projekt oder Kategorie, Datum, Abschnitt, Stunden und Beschreibung.
3. Klicke auf Boeken (Buchen).

Auf Team uren wählst du aus allen laufenden Projekten des Unternehmens, nicht nur aus deinen eigenen Projekten. Du kannst auch in früheren und zukünftigen Wochen buchen. Mit dem kleinen Pfeil neben einer Zahl öffnest du die Buchungen dieser Person an diesem Tag; dort stehen Wijzigen (Ändern) und Verwijderen (Löschen).

Eine Grenze gilt für alle: In einer Woche, die eingereicht oder genehmigt ist, kann niemand buchen oder ändern. Ziehe zuerst die Einreichung zurück, schicke den Stundenzettel zurück oder öffne ihn wieder. Siehe Eine Woche einreichen und genehmigen lassen.

Stundenkategorien einrichten

Gehe zu Bedrijf → Bedrijfsinstellingen (Unternehmen → Unternehmenseinstellungen) und öffne den Tab Urenregistratie (Zeiterfassung). Den Tab gibt es nur mit dem Add-on Zeiterfassung (29 € pro Monat).

1. Tippe bei Categorieën (Kategorien) einen Namen ein, zum Beispiel Verwaltung oder Interne Besprechung, und drücke Enter.
2. Ziehe die Kategorien in die gewünschte Reihenfolge.
3. Klicke auf Categorieën opslaan (Kategorien speichern).

Mitarbeiter können danach beim Buchen Categorie (los van project) (Kategorie, unabhängig vom Projekt) wählen. Gibt es keine Kategorien, buchen alle nur auf Projekte.

Das Genehmigungsverfahren einrichten

Der Block Goedkeuringen (Genehmigungen) auf demselben Tab ist für einen Inhaber und für Benutzer mit dem Recht Urenstaten van alle medewerkers goedkeuren of terugsturen (Stundenzettel aller Mitarbeiter genehmigen oder zurückschicken) sichtbar. Speichere Änderungen mit Goedkeuringen opslaan (Genehmigungen speichern).

• Goedkeuringsprocedure aan (Genehmigungsverfahren ein): schaltet das Einreichen und Genehmigen pro Woche ein. Es gilt ab der laufenden Woche. Schaltest du es später aus, entfällt die Sperre auf eingereichten und genehmigten Wochen; die Stundenzettel bleiben als Verlauf erhalten.
• Indienen is verplicht (Einreichen ist Pflicht): eine nicht eingereichte Woche steht beim Mitarbeiter unter Mijn acties (Meine Aufgaben).
• Automatische herinneringen (Automatische Erinnerungen): am Montagmorgen eine Nachricht an alle, die die Vorwoche noch nicht eingereicht haben.
• Waarschuwen bij afwijkende uren (Bei abweichenden Stunden warnen): zeigt eine Warnung bei einer Differenz zwischen gebuchten und erwarteten Stunden (Dienstplan minus Urlaub und Feiertage). Eine Abweichung verhindert das Einreichen nie.
• Beheerders mogen goedgekeurde uren heropenen (Verwalter dürfen genehmigte Stunden wieder öffnen): erlaubt das Wiederöffnen, immer mit einem Pflichtgrund. Ist das ausgeschaltet, kann niemand eine genehmigte Woche wieder öffnen.
• Waarschuwen boven uren per dag (Warnen ab Stunden pro Tag): ab wie vielen Stunden an einem Tag eine Warnung erscheint. Standard sind 10 Stunden. Mehr als 24 Stunden an einem Tag sind immer ein Fehler.

Wer genehmigt

Unter Wie keurt goed? (Wer genehmigt?) steht die Reihenfolge: zuerst der Genehmiger des Mitarbeiters, sonst der des Teams, sonst die Inhaber und alle mit dem Recht, alle Stundenzettel zu prüfen. Einen Genehmiger pro Mitarbeiter stellst du mit dem Feld Goedkeurder van uren (Genehmiger der Stunden) auf der Seite Capaciteit → Medewerkers & beschikbaarheid (Kapazität → Mitarbeiter & Verfügbarkeit) ein. Einen Genehmiger pro Team stellst du bei den Teams auf dem Tab Medewerkers & capaciteit (Mitarbeiter & Kapazität) der Unternehmenseinstellungen ein. Beide Felder erscheinen erst, wenn das Verfahren eingeschaltet ist.