Wie de uren van het team beheert, gebruikt de pagina Team uren om te zien wat er is geboekt en om namens een collega te boeken. De categorieën en de goedkeuringsprocedure stel je in bij de bedrijfsinstellingen.
Team uren bekijken
Urenregistratie → Team uren is zichtbaar voor een eigenaar en voor gebruikers met het recht Uren van anderen bewerken/verwijderen. Het overzicht toont per persoon de geboekte uren per dag, met de totalen erboven.
- Blader met Vorige, Deze week en Volgende en wissel tussen Week en Maand.
- Kies rechts een project om alleen de uren van dat project te zien, of laat Alle projecten staan.
- Klik op een persoon om de uren per project en categorie uit te klappen.
Staat de goedkeuringsprocedure aan, dan zie je in de weekweergave de regel Urenstaten deze week met het aantal urenstaten per status, een badge met de status achter elke naam en een lijst van teamleden die deze week nog niets hebben geboekt. Via Naar Goedkeuringen ga je door naar de beoordeling.
Uren boeken voor een teamlid
- Klik op Uren boeken, of klik in de weekweergave op de dag-cel van een persoon. In het tweede geval zijn de medewerker en de datum al ingevuld.
- Kies de Medewerker en vul de rest in zoals bij je eigen uren: project of categorie, datum, onderdeel, uren en omschrijving.
- Klik op Boeken.
Op Team uren kies je uit alle lopende projecten van het bedrijf, niet alleen je eigen projecten. Je kunt ook in eerdere en toekomstige weken boeken. Met het pijltje naast een getal open je de boekingen van die persoon op die dag; daar staan Wijzigen en Verwijderen.
Eén grens geldt voor iedereen: in een week die is ingediend of goedgekeurd kan niemand boeken of wijzigen. Trek de indiening in, stuur de urenstaat terug of heropen hem eerst. Zie Een week indienen en laten goedkeuren.
Uren-categorieën instellen
Ga naar Bedrijf → Bedrijfsinstellingen en open het tabblad Urenregistratie. Het tabblad is er alleen met de add-on Urenregistratie (€29 per maand).
- Typ bij Categorieën een naam, bijvoorbeeld Administratie of Intern overleg, en druk op Enter.
- Sleep de categorieën in de gewenste volgorde.
- Klik op Categorieën opslaan.
Medewerkers kunnen daarna bij het boeken kiezen voor Categorie (los van project). Zijn er geen categorieën, dan boekt iedereen alleen op projecten.
De goedkeuringsprocedure instellen
Het blok Goedkeuringen op hetzelfde tabblad is zichtbaar voor een eigenaar en voor gebruikers met het recht Urenstaten van alle medewerkers goedkeuren of terugsturen. Sla wijzigingen op met Goedkeuringen opslaan.
- Goedkeuringsprocedure aan: zet het indienen en goedkeuren per week aan. Het geldt vanaf de lopende week. Zet je het later uit, dan vervalt het slot op ingediende en goedgekeurde weken; de urenstaten blijven als historie bewaard.
- Indienen is verplicht: een niet-ingediende week staat bij de medewerker onder Mijn acties.
- Automatische herinneringen: op maandagochtend een bericht aan wie de vorige week nog niet heeft ingediend.
- Waarschuwen bij afwijkende uren: toont een waarschuwing bij een verschil tussen geboekte en verwachte uren (rooster min verlof en feestdagen). Een afwijking houdt indienen nooit tegen.
- Beheerders mogen goedgekeurde uren heropenen: staat heropenen toe, altijd met een verplichte reden. Staat dit uit, dan kan niemand een goedgekeurde week heropenen.
- Waarschuwen boven uren per dag: vanaf hoeveel uur op één dag een waarschuwing verschijnt. Standaard is dat 10 uur. Meer dan 24 uur op één dag is altijd een fout.
Wie keurt goed
Onder Wie keurt goed? staat de volgorde: eerst de goedkeurder van de medewerker, anders die van het team, anders de eigenaren en iedereen met het recht om alle urenstaten te beoordelen. Een goedkeurder per medewerker stel je in met het veld Goedkeurder van uren op de pagina Capaciteit → Medewerkers & beschikbaarheid. Een goedkeurder per team stel je in bij de teams op het tabblad Medewerkers & capaciteit van de bedrijfsinstellingen. Beide velden verschijnen pas als de procedure aanstaat.