Met de goedkeuringsprocedure dienen medewerkers hun uren per week in en beoordeelt een goedkeurder de urenstaat. Een week loopt van maandag tot en met zondag. De procedure staat standaard uit en zet je aan in de bedrijfsinstellingen, zie Team uren, uren-categorieën en goedkeuringsinstellingen. Hij geldt vanaf de week waarin hij is aangezet; eerdere weken hoef je niet in te dienen.
Een week indienen
- Ga naar Urenregistratie → Mijn uren en open de week in de weekweergave.
- Bekijk het blok Urenstaat. Daar staat wat je hebt geboekt, wat er volgens je rooster werd verwacht, het verschil en het aantal werkdagen zonder uren.
- Klik op Week indienen ter goedkeuring.
- Vul eventueel een Opmerking voor de goedkeurder in en klik op Indienen.
Je kunt de lopende week en eerdere weken indienen, geen week die nog moet beginnen. Een afwijking van de verwachte uren is een waarschuwing en houdt indienen niet tegen. Drie fouten doen dat wel: meer dan 24 uur op één dag, een boeking van 0 uur en een boeking zonder project of categorie.
Na het indienen liggen de boekingen van die week vast. Is de week nog niet beoordeeld, dan kun je met Indiening intrekken terug naar concept om iets aan te passen. Daarna dien je de week opnieuw in.
De statussen
- Concept: nog niet ingediend. Je kunt boeken en wijzigen.
- Ingediend: wacht op beoordeling. De week ligt vast voor iedereen, ook voor beheerders.
- Goedgekeurd: de uren zijn definitief en liggen vast.
- Teruggestuurd: de goedkeurder vraagt om een correctie. Je ziet de toelichting in het blok Urenstaat, past je uren aan en klikt op Week opnieuw indienen. Dat kan ook als de week al voorbij is.
- Heropend: een goedgekeurde week is vrijgegeven voor een correctie. Elke wijziging wordt vastgelegd in de historie van de urenstaat. Daarna dien je opnieuw in.
Urenstaten beoordelen
Goedkeurders vinden ingediende weken onder Urenregistratie → Goedkeuringen. De pagina is zichtbaar als de procedure aanstaat en jij iets te beoordelen hebt. De lijst toont per urenstaat de medewerker, de week, verwachte en geboekte uren, het verschil, de controle en de status. Je kunt filteren op status, medewerker, team en periode.
- Klik op een regel of op Bekijken. Je ziet de afwijkingen, de uren per dag, de verdeling per project, alle boekingen en de historie.
- Klik op Goedkeuren, of vul een toelichting in en klik op Terugsturen. Bij terugsturen is de toelichting verplicht.
Met Selectie goedkeuren keur je meerdere urenstaten in één keer goed. Alleen urenstaten zonder afwijkingen worden dan goedgekeurd; urenstaten met een waarschuwing of fout blijven staan voor een individuele beoordeling.
Een goedgekeurde urenstaat geef je vrij met Heropenen voor correctie. Een reden is verplicht.
Wie mag wat
- De goedkeurder is degene die bij de medewerker is ingesteld, anders de goedkeurder van het team. Is er niemand aangewezen, dan beoordelen de eigenaren en iedereen met het recht Urenstaten van alle medewerkers goedkeuren of terugsturen.
- Je kunt je eigen urenstaat niet goedkeuren. Alleen een eigenaar kan dat wel.
- Heropenen kan een eigenaar of iemand met het recht Goedgekeurde urenstaten heropenen voor correctie, en alleen als heropenen in de bedrijfsinstellingen is toegestaan.
Meldingen en herinneringen
- Bij indienen krijgt de aangewezen goedkeurder bericht. Is er geen, dan gaat het bericht naar iedereen die alle urenstaten mag beoordelen.
- Bij goedkeuren, terugsturen en heropenen krijgt de medewerker bericht, bij terugsturen en heropenen met de toelichting.
- Elke vrijdag om 15:00 krijgt iedereen die uren mag boeken een herinnering om de uren van die week in te vullen. Dit staat los van de goedkeuringsprocedure.
- Staat Automatische herinneringen aan, dan krijgt op maandag om 09:00 iedereen bericht die de vorige week nog niet heeft ingediend terwijl er uren verwacht of geboekt waren.
Meldingen komen in Beamcore en per e-mail. Per soort melding stel je je voorkeur in onder Mijn account → Notificaties. Teruggestuurde en heropende weken staan daarnaast onder Mijn acties.