Mit dem Genehmigungsverfahren reichen Mitarbeiter ihre Stunden pro Woche ein und ein Genehmiger prüft den Stundenzettel. Eine Woche läuft von Montag bis einschließlich Sonntag. Das Verfahren ist standardmäßig ausgeschaltet und du schaltest es in den Unternehmenseinstellungen ein, siehe Teamstunden, Stundenkategorien und Genehmigungseinstellungen. Es gilt ab der Woche, in der es eingeschaltet wurde; frühere Wochen musst du nicht einreichen. Die Beamcore-Oberfläche ist auf Niederländisch, daher stehen Schaltflächen und Menüs hier auf Niederländisch mit Übersetzung.
Eine Woche einreichen
- Gehe zu Urenregistratie → Mijn uren (Zeiterfassung → Meine Stunden) und öffne die Woche in der Wochenansicht.
- Sieh dir den Block Urenstaat (Stundenzettel) an. Dort steht, was du gebucht hast, was laut deinem Dienstplan erwartet wurde, die Differenz und die Anzahl der Arbeitstage ohne Stunden.
- Klicke auf Week indienen ter goedkeuring (Woche zur Genehmigung einreichen).
- Trage bei Bedarf eine Opmerking voor de goedkeurder (Anmerkung für den Genehmiger) ein und klicke auf Indienen (Einreichen).
Du kannst die laufende Woche und frühere Wochen einreichen, keine Woche, die noch nicht begonnen hat. Eine Abweichung von den erwarteten Stunden ist eine Warnung und verhindert das Einreichen nicht. Drei Fehler tun das schon: mehr als 24 Stunden an einem Tag, eine Buchung von 0 Stunden und eine Buchung ohne Projekt oder Kategorie.
Nach dem Einreichen sind die Buchungen dieser Woche gesperrt. Ist die Woche noch nicht geprüft, kannst du mit Indiening intrekken (Einreichung zurückziehen) zurück zum Entwurf, um etwas anzupassen. Danach reichst du die Woche erneut ein.
Die Status
- Concept (Entwurf): noch nicht eingereicht. Du kannst buchen und ändern.
- Ingediend (Eingereicht): wartet auf Prüfung. Die Woche ist für alle gesperrt, auch für Verwalter.
- Goedgekeurd (Genehmigt): die Stunden sind endgültig und gesperrt.
- Teruggestuurd (Zurückgeschickt): der Genehmiger bittet um eine Korrektur. Du siehst die Begründung im Block Urenstaat, passt deine Stunden an und klickst auf Week opnieuw indienen (Woche erneut einreichen). Das geht auch, wenn die Woche schon vorbei ist.
- Heropend (Wieder geöffnet): eine genehmigte Woche wurde für eine Korrektur freigegeben. Jede Änderung wird im Verlauf des Stundenzettels festgehalten. Danach reichst du erneut ein.
Stundenzettel prüfen
Genehmiger finden eingereichte Wochen unter Urenregistratie → Goedkeuringen (Zeiterfassung → Genehmigungen). Die Seite ist sichtbar, wenn das Verfahren eingeschaltet ist und du etwas zu prüfen hast. Die Liste zeigt pro Stundenzettel den Mitarbeiter, die Woche, erwartete und gebuchte Stunden, die Differenz, die Kontrolle und den Status. Du kannst nach Status, Mitarbeiter, Team und Zeitraum filtern.
- Klicke auf eine Zeile oder auf Bekijken (Ansehen). Du siehst die Abweichungen, die Stunden pro Tag, die Verteilung pro Projekt, alle Buchungen und den Verlauf.
- Klicke auf Goedkeuren (Genehmigen), oder trage eine Begründung ein und klicke auf Terugsturen (Zurückschicken). Beim Zurückschicken ist die Begründung Pflicht.
Mit Selectie goedkeuren (Auswahl genehmigen) genehmigst du mehrere Stundenzettel auf einmal. Dabei werden nur Stundenzettel ohne Abweichungen genehmigt; Stundenzettel mit einer Warnung oder einem Fehler bleiben für eine einzelne Prüfung stehen.
Einen genehmigten Stundenzettel gibst du mit Heropenen voor correctie (Für Korrektur wieder öffnen) frei. Ein Grund ist Pflicht.
Wer darf was
- Der Genehmiger ist derjenige, der beim Mitarbeiter eingestellt ist, sonst der Genehmiger des Teams. Ist niemand festgelegt, prüfen die Inhaber und alle mit dem Recht Urenstaten van alle medewerkers goedkeuren of terugsturen (Stundenzettel aller Mitarbeiter genehmigen oder zurückschicken).
- Du kannst deinen eigenen Stundenzettel nicht genehmigen. Nur ein Inhaber kann das.
- Wieder öffnen kann ein Inhaber oder jemand mit dem Recht Goedgekeurde urenstaten heropenen voor correctie (Genehmigte Stundenzettel für Korrektur wieder öffnen), und nur, wenn das Wiederöffnen in den Unternehmenseinstellungen erlaubt ist.
Benachrichtigungen und Erinnerungen
- Beim Einreichen bekommt der festgelegte Genehmiger eine Nachricht. Gibt es keinen, geht die Nachricht an alle, die alle Stundenzettel prüfen dürfen.
- Beim Genehmigen, Zurückschicken und Wiederöffnen bekommt der Mitarbeiter eine Nachricht, beim Zurückschicken und Wiederöffnen mit der Begründung.
- Jeden Freitag um 15:00 Uhr bekommen alle, die Stunden buchen dürfen, eine Erinnerung, die Stunden dieser Woche einzutragen. Das ist unabhängig vom Genehmigungsverfahren.
- Ist Automatische herinneringen (Automatische Erinnerungen) eingeschaltet, bekommen am Montag um 09:00 Uhr alle eine Nachricht, die die Vorwoche noch nicht eingereicht haben, obwohl Stunden erwartet oder gebucht waren.
Benachrichtigungen kommen in Beamcore und per E-Mail. Pro Art von Benachrichtigung stellst du deine Vorliebe unter Mijn account → Notificaties (Mein Konto → Benachrichtigungen) ein. Zurückgeschickte und wieder geöffnete Wochen stehen außerdem unter Mijn acties (Meine Aufgaben).