Quien gestiona las horas del equipo usa la página Team uren (Horas del equipo) para ver lo que se ha registrado y para registrar horas en nombre de un compañero. Las categorías y el procedimiento de aprobación se configuran en los ajustes de la empresa. La interfaz de Beamcore está en neerlandés, por eso los nombres de botones y menús aparecen en neerlandés con su traducción.
Ver las horas del equipo
Urenregistratie → Team uren (Registro de horas → Horas del equipo) es visible para un propietario y para los usuarios con el permiso Uren van anderen bewerken/verwijderen (Editar/eliminar horas de otras personas). El resumen muestra las horas registradas por día de cada persona, con los totales arriba.
- Muévete con Vorige (Anterior), Deze week (Esta semana) y Volgende (Siguiente) y cambia entre Week (Semana) y Maand (Mes).
- Elige un proyecto a la derecha para ver solo las horas de ese proyecto, o deja seleccionado Alle projecten (Todos los proyectos).
- Haz clic en una persona para desplegar sus horas por proyecto y categoría.
Si el procedimiento de aprobación está activado, en la vista semanal ves la línea Urenstaten deze week (Hojas de horas de esta semana) con el número de hojas por estado, una etiqueta con el estado junto a cada nombre y una lista de los miembros del equipo que todavía no han registrado nada esta semana. Con Naar Goedkeuringen (Ir a Aprobaciones) pasas a la revisión.
Registrar horas para un miembro del equipo
- Haz clic en Uren boeken (Registrar horas), o haz clic en la celda del día de una persona en la vista semanal. En el segundo caso, el empleado y la fecha ya aparecen rellenados.
- Elige el Medewerker (Empleado) y completa el resto como con tus propias horas: proyecto o categoría, fecha, fase, horas y descripción.
- Haz clic en Boeken (Registrar).
En Team uren eliges entre todos los proyectos en curso de la empresa, no solo los tuyos. También puedes registrar horas en semanas anteriores y futuras. Con la pequeña flecha junto a una cifra abres los registros de esa persona en ese día; allí encontrarás Wijzigen (Editar) y Verwijderen (Eliminar).
Hay un límite que se aplica a todos: en una semana enviada o aprobada nadie puede registrar ni editar. Primero retira el envío, devuelve la hoja de horas o reábrela. Consulta Enviar una semana para su aprobación.
Configurar categorías de horas
Ve a Bedrijf → Bedrijfsinstellingen (Empresa → Ajustes de la empresa) y abre la pestaña Urenregistratie (Registro de horas). La pestaña solo aparece con el complemento de Registro de horas (29 € al mes).
- En Categorieën (Categorías), escribe un nombre, por ejemplo Administración o Reunión interna, y pulsa Intro.
- Arrastra las categorías para ponerlas en el orden que quieras.
- Haz clic en Categorieën opslaan (Guardar categorías).
A partir de entonces, los empleados pueden elegir Categorie (los van project) (Categoría, independiente de un proyecto) al registrar. Si no hay categorías, todos registran solo en proyectos.
Configurar el procedimiento de aprobación
El bloque Goedkeuringen (Aprobaciones) de la misma pestaña es visible para un propietario y para los usuarios con el permiso Urenstaten van alle medewerkers goedkeuren of terugsturen (Aprobar o devolver hojas de horas de todos los empleados). Guarda los cambios con Goedkeuringen opslaan (Guardar aprobaciones).
- Goedkeuringsprocedure aan (Procedimiento de aprobación activado): activa el envío y la aprobación por semana. Se aplica a partir de la semana actual. Si lo desactivas más adelante, desaparece el bloqueo de las semanas enviadas y aprobadas; las hojas de horas se conservan como historial.
- Indienen is verplicht (El envío es obligatorio): una semana no enviada aparece para el empleado en Mijn acties (Mis acciones).
- Automatische herinneringen (Recordatorios automáticos): el lunes por la mañana, un mensaje a quien todavía no haya enviado la semana anterior.
- Waarschuwen bij afwijkende uren (Avisar de horas que se desvían): muestra un aviso cuando hay diferencia entre las horas registradas y las esperadas (horario menos vacaciones y festivos). Una desviación nunca impide el envío.
- Beheerders mogen goedgekeurde uren heropenen (Los administradores pueden reabrir horas aprobadas): permite reabrir, siempre indicando un motivo obligatorio. Si está desactivado, nadie puede reabrir una semana aprobada.
- Waarschuwen boven uren per dag (Avisar por encima de horas al día): a partir de cuántas horas en un mismo día aparece un aviso. El valor predeterminado es 10 horas. Más de 24 horas en un mismo día es siempre un error.
Quién aprueba
En Wie keurt goed? (¿Quién aprueba?) encuentras el orden: primero el aprobador del empleado, si no el del equipo y, si no, los propietarios y todas las personas con permiso para revisar todas las hojas de horas. El aprobador de cada empleado se configura con el campo Goedkeurder van uren (Aprobador de horas) en la página Capaciteit → Medewerkers & beschikbaarheid (Capacidad → Empleados y disponibilidad). El aprobador de cada equipo se configura con los equipos en la pestaña Medewerkers & capaciteit (Empleados y capacidad) de los ajustes de la empresa. Ambos campos solo aparecen cuando el procedimiento está activado.