Con el procedimiento de aprobación, los empleados envían sus horas por semana y un aprobador revisa la hoja de horas. Una semana va de lunes a domingo. El procedimiento está desactivado por defecto y se activa en los ajustes de la empresa, consulta Horas del equipo, categorías de horas y ajustes de aprobación. Se aplica a partir de la semana en la que se activó; no hace falta enviar las semanas anteriores. La interfaz de Beamcore está en neerlandés, por eso los nombres de botones y menús aparecen en neerlandés con su traducción.
Enviar una semana
- Ve a Urenregistratie → Mijn uren (Registro de horas → Mis horas) y abre la semana en la vista semanal.
- Mira el bloque Urenstaat (Hoja de horas). Muestra lo que has registrado, lo que se esperaba según tu horario, la diferencia y el número de días laborables sin horas.
- Haz clic en Week indienen ter goedkeuring (Enviar semana para aprobación).
- Si quieres, añade una Opmerking voor de goedkeurder (Nota para el aprobador) y haz clic en Indienen (Enviar).
Puedes enviar la semana actual y semanas anteriores, pero no una semana que todavía no ha empezado. Una desviación respecto a las horas esperadas es un aviso y no te impide enviar. Lo que sí lo impide son tres errores: más de 24 horas en un mismo día, un registro de 0 horas y un registro sin proyecto ni categoría.
Después de enviarla, los registros de esa semana quedan bloqueados. Si la semana aún no se ha revisado, puedes usar Indiening intrekken (Retirar envío) para volver a borrador y cambiar algo. Después vuelves a enviar la semana.
Los estados
- Concept (Borrador): todavía no enviada. Puedes registrar y editar.
- Ingediend (Enviada): pendiente de revisión. La semana está bloqueada para todos, incluidos los administradores.
- Goedgekeurd (Aprobada): las horas son definitivas y están bloqueadas.
- Teruggestuurd (Devuelta): el aprobador pide una corrección. Ves la explicación en el bloque Urenstaat, ajustas tus horas y haces clic en Week opnieuw indienen (Volver a enviar semana). También es posible si la semana ya ha pasado.
- Heropend (Reabierta): una semana aprobada se ha desbloqueado para una corrección. Cada cambio queda registrado en el historial de la hoja de horas. Después vuelves a enviarla.
Revisar hojas de horas
Los aprobadores encuentran las semanas enviadas en Urenregistratie → Goedkeuringen (Registro de horas → Aprobaciones). La página es visible si el procedimiento está activado y tienes algo que revisar. Para cada hoja de horas, la lista muestra el empleado, la semana, las horas esperadas y registradas, la diferencia, la comprobación y el estado. Puedes filtrar por estado, empleado, equipo y periodo.
- Haz clic en una fila o en Bekijken (Ver). Verás las desviaciones, las horas por día, el desglose por proyecto, todos los registros y el historial.
- Haz clic en Goedkeuren (Aprobar), o escribe una explicación y haz clic en Terugsturen (Devolver). Al devolver, la explicación es obligatoria.
Con Selectie goedkeuren (Aprobar selección) apruebas varias hojas de horas de una vez. Solo se aprueban las hojas sin desviaciones; las que tienen un aviso o un error quedan pendientes de revisión individual.
Una hoja de horas aprobada se desbloquea con Heropenen voor correctie (Reabrir para corrección). Es obligatorio indicar un motivo.
Quién puede hacer qué
- El aprobador es la persona asignada al empleado o, si no la hay, el aprobador del equipo. Si no se ha asignado a nadie, la revisión la hacen los propietarios y todas las personas con el permiso Urenstaten van alle medewerkers goedkeuren of terugsturen (Aprobar o devolver hojas de horas de todos los empleados).
- No puedes aprobar tu propia hoja de horas. Solo un propietario puede hacerlo.
- Reabrir puede hacerlo un propietario o alguien con el permiso Goedgekeurde urenstaten heropenen voor correctie (Reabrir hojas de horas aprobadas para corrección), y solo si reabrir está permitido en los ajustes de la empresa.
Notificaciones y recordatorios
- Al enviar, el aprobador asignado recibe un mensaje. Si no hay ninguno, el mensaje va a todas las personas que pueden revisar todas las hojas de horas.
- Al aprobar, devolver y reabrir, el empleado recibe un mensaje; al devolver y reabrir, este incluye la explicación.
- Todos los viernes a las 15:00, todas las personas que pueden registrar horas reciben un recordatorio para completar las horas de esa semana. Esto es independiente del procedimiento de aprobación.
- Si Automatische herinneringen (Recordatorios automáticos) está activado, el lunes a las 09:00 recibe un mensaje cualquiera que aún no haya enviado la semana anterior y tuviera horas esperadas o registradas en ella.
Las notificaciones llegan en Beamcore y por correo electrónico. Configuras tu preferencia para cada tipo de notificación en Mijn account → Notificaties (Mi cuenta → Notificaciones). Las semanas devueltas y reabiertas también aparecen en Mijn acties (Mis acciones).