W procedurze zatwierdzania pracownicy przesyłają swoje godziny za każdy tydzień, a osoba zatwierdzająca sprawdza kartę czasu pracy. Tydzień trwa od poniedziałku do niedzieli. Procedura jest domyślnie wyłączona i włączasz ją w ustawieniach firmy, zobacz Godziny zespołu, kategorie godzin i ustawienia zatwierdzania. Obowiązuje od tygodnia, w którym została włączona; wcześniejszych tygodni nie musisz przesyłać. Interfejs Beamcore jest w języku niderlandzkim, dlatego nazwy przycisków i menu podajemy po niderlandzku z tłumaczeniem.
Przesyłanie tygodnia
- Przejdź do Urenregistratie → Mijn uren (Rejestracja czasu → Moje godziny) i otwórz tydzień w widoku tygodnia.
- Spójrz na blok Urenstaat (Karta czasu pracy). Pokazuje, ile zarejestrowałeś, ile oczekiwano zgodnie z Twoim harmonogramem, różnicę oraz liczbę dni roboczych bez godzin.
- Kliknij Week indienen ter goedkeuring (Prześlij tydzień do zatwierdzenia).
- Opcjonalnie wpisz Opmerking voor de goedkeurder (Uwaga dla osoby zatwierdzającej) i kliknij Indienen (Prześlij).
Możesz przesłać bieżący tydzień i wcześniejsze tygodnie, ale nie tydzień, który jeszcze się nie zaczął. Odchylenie od oczekiwanych godzin to tylko ostrzeżenie i nie blokuje przesłania. Blokują je natomiast trzy błędy: więcej niż 24 godziny w jednym dniu, wpis z 0 godzin oraz wpis bez projektu lub kategorii.
Po przesłaniu wpisy z tego tygodnia są zablokowane. Jeśli tydzień nie został jeszcze sprawdzony, możesz użyć opcji Indiening intrekken (Wycofaj przesłanie), aby wrócić do wersji roboczej i coś zmienić. Następnie przesyłasz tydzień ponownie.
Statusy
- Concept (Wersja robocza): jeszcze nieprzesłany. Możesz rejestrować i edytować godziny.
- Ingediend (Przesłany): czeka na sprawdzenie. Tydzień jest zablokowany dla wszystkich, także dla administratorów.
- Goedgekeurd (Zatwierdzony): godziny są ostateczne i zablokowane.
- Teruggestuurd (Odesłany): osoba zatwierdzająca prosi o poprawkę. Wyjaśnienie widzisz w bloku Urenstaat, poprawiasz swoje godziny i klikasz Week opnieuw indienen (Prześlij tydzień ponownie). Jest to możliwe również wtedy, gdy tydzień już minął.
- Heropend (Ponownie otwarty): zatwierdzony tydzień został odblokowany do korekty. Każda zmiana jest zapisywana w historii karty czasu pracy. Następnie przesyłasz go ponownie.
Sprawdzanie kart czasu pracy
Osoby zatwierdzające znajdują przesłane tygodnie w Urenregistratie → Goedkeuringen (Rejestracja czasu → Zatwierdzenia). Strona jest widoczna, jeśli procedura jest włączona i masz coś do sprawdzenia. Dla każdej karty czasu pracy lista pokazuje pracownika, tydzień, oczekiwane i zarejestrowane godziny, różnicę, wynik kontroli oraz status. Możesz filtrować według statusu, pracownika, zespołu i okresu.
- Kliknij wiersz lub Bekijken (Wyświetl). Zobaczysz odchylenia, godziny w poszczególnych dniach, podział na projekty, wszystkie wpisy oraz historię.
- Kliknij Goedkeuren (Zatwierdź) albo wpisz wyjaśnienie i kliknij Terugsturen (Odeślij). Przy odsyłaniu wyjaśnienie jest wymagane.
Opcją Selectie goedkeuren (Zatwierdź zaznaczone) zatwierdzasz kilka kart czasu pracy naraz. Zatwierdzane są wtedy tylko karty bez odchyleń; karty z ostrzeżeniem lub błędem pozostają do indywidualnego sprawdzenia.
Zatwierdzoną kartę czasu pracy odblokowujesz opcją Heropenen voor correctie (Otwórz ponownie do korekty). Podanie powodu jest wymagane.
Kto może co robić
- Osobą zatwierdzającą jest osoba przypisana do pracownika, a w przeciwnym razie osoba zatwierdzająca zespołu. Jeśli nikt nie został przypisany, sprawdzaniem zajmują się właściciele oraz wszyscy z uprawnieniem Urenstaten van alle medewerkers goedkeuren of terugsturen (Zatwierdzaj lub odsyłaj karty czasu pracy wszystkich pracowników).
- Nie możesz zatwierdzić własnej karty czasu pracy. Może to zrobić tylko właściciel.
- Ponownie otworzyć tydzień może właściciel lub osoba z uprawnieniem Goedgekeurde urenstaten heropenen voor correctie (Otwieraj ponownie zatwierdzone karty czasu pracy do korekty), i to tylko wtedy, gdy ponowne otwieranie jest dozwolone w ustawieniach firmy.
Powiadomienia i przypomnienia
- Po przesłaniu przypisana osoba zatwierdzająca otrzymuje wiadomość. Jeśli jej nie ma, wiadomość trafia do wszystkich, którzy mogą sprawdzać wszystkie karty czasu pracy.
- Po zatwierdzeniu, odesłaniu i ponownym otwarciu pracownik otrzymuje wiadomość; przy odesłaniu i ponownym otwarciu zawiera ona wyjaśnienie.
- W każdy piątek o 15:00 wszyscy, którzy mogą rejestrować godziny, dostają przypomnienie o uzupełnieniu godzin z tego tygodnia. Jest to niezależne od procedury zatwierdzania.
- Jeśli opcja Automatische herinneringen (Automatyczne przypomnienia) jest włączona, w poniedziałek o 09:00 wiadomość dostaje każdy, kto nie przesłał jeszcze poprzedniego tygodnia, a miał w nim oczekiwane lub zarejestrowane godziny.
Powiadomienia przychodzą w Beamcore i e-mailem. Swoje preferencje dla każdego typu powiadomienia ustawiasz w Mijn account → Notificaties (Moje konto → Powiadomienia). Odesłane i ponownie otwarte tygodnie są też widoczne w Mijn acties (Moje działania).