Zamówienia i codzienna propozycja zamówienia

W Voorraadbeheer → Bestellingen (Zarządzanie magazynem → Zamówienia) zarządzasz zamówieniami u dostawców, od wersji roboczej do przyjęcia. Beamcore oblicza za ciebie, co trzeba zamówić, ale nigdy sam nie składa zamówienia: to ty sprawdzasz wersję roboczą i zamawiasz u dostawcy. Do przeglądania wystarczy uprawnienie Bestellingen en leveringen bekijken (Przeglądanie zamówień i dostaw); do tworzenia i zmieniania potrzebujesz uprawnienia Bestellen, documenten verwerken en ontvangst boeken (Zamawianie, przetwarzanie dokumentów i księgowanie przyjęć). Interfejs Beamcore jest w języku niderlandzkim, dlatego nazwy przycisków i menu podajemy po niderlandzku z tłumaczeniem.

Karty i statusy

Lista ma karty Concept (Wersja robocza), Voorstellen (Propozycje), Besteld (Zamówione), Ontvangen (Przyjęte) i Alle (Wszystkie). W sekcji Voorstellen (Propozycje) znajdują się wersje robocze pochodzące z propozycji zamówienia. Zamówienie przechodzi przez statusy Concept (Wersja robocza), Besteld (Zamówione), Bevestigd (Potwierdzone), Deels ontvangen (Częściowo przyjęte) i Ontvangen (Przyjęte) albo zostaje Geannuleerd (Anulowane). Kolumna Bron (Źródło) pokazuje, skąd pochodzi zamówienie: Handmatig (Ręcznie), Bestellijst (Lista zamówień) lub Voorstel (Propozycja).

Tworzenie zamówienia

Są trzy sposoby:

• Ręcznie: kliknij Nieuwe bestelling (Nowe zamówienie), wybierz Leverancier (Dostawca) i dodaj pozycje z artykułem, ilością oraz ewentualnie projektem i ceną za sztukę.
• Z projektu: otwórz projekt, przejdź do Productie & materiaal (Produkcja i materiał) i w tabeli Materiaal (Materiał) kliknij Bestelling voorbereiden (Przygotuj zamówienie). Przycisk pojawia się, gdy projekt ma braki. Beamcore tworzy wersję roboczą ze wszystkim, czego brakuje dla tego projektu.
• Z planowania materiałów: w Voorraadbeheer → Materiaalplanning (Zarządzanie magazynem → Planowanie materiałów) na karcie Bestellijst (Lista zamówień) zaznacz pozycje i kliknij Bestelling voorbereiden.

Wersję roboczą zawsze możesz jeszcze zmienić.

Tworzenie propozycji zamówienia

Propozycja zamówienia obejmuje więcej niż jeden projekt. Zawiera braki projektów, które rozpoczynają się w ustawionym horyzoncie, oraz uzupełnienie artykułów poniżej ich minimum. To, co jest już w drodze lub znajduje się w wersji roboczej, zostało od tego odjęte.

1. Przejdź do Voorraadbeheer → Materiaalplanning (Zarządzanie magazynem → Planowanie materiałów).
2. W bloku Bestelvoorstel (Propozycja zamówienia) kliknij Bestelvoorstel maken (Utwórz propozycję zamówienia). Najpierw zobaczysz, jak wyglądałaby propozycja.
3. Kliknij Als concept aanmaken (Utwórz jako wersję roboczą). Wersja robocza się otworzy i będzie widoczna na liście w sekcji Voorstellen (Propozycje).

Codzienna propozycja zamówienia

Tę samą propozycję możesz automatycznie przygotowywać w każdy dzień roboczy. Przejdź do Bedrijf → Bedrijfsinstellingen (Firma → Ustawienia firmy), karta Houtvoorraad (Magazyn drewna):

• Dagelijks bestelvoorstel (Codzienna propozycja zamówienia): włącz tę opcję, aby w każdy dzień roboczy o 07:00 otrzymywać roboczą wersję zamówienia ze wszystkim, co trzeba zamówić. Domyślnie jest wyłączona.
• Horizon projecten (dagen) (Horyzont projektów, dni): braki projektów, które rozpoczynają się w ciągu tylu dni, trafiają do propozycji.
• Laatste voorstel (Ostatnia propozycja): pokazuje, kiedy ostatnio utworzono propozycję.

Zapisz przyciskiem Houtvoorraad-standaarden opslaan (Zapisz ustawienia domyślne magazynu drewna). Gdy gotowa jest nowa lub zmieniona propozycja, użytkownicy uprawnieni do zamawiania otrzymują wiadomość z pozycjami i linkiem do wersji roboczej. Jeśli w propozycji nic się nie zmienia, druga wiadomość nie zostanie wysłana. Na stronie Overzicht (Przegląd) otwartą propozycję widzisz w sekcji Bij te bestellen (Do domówienia).

Oznaczanie jako zamówione i PDF

1. Otwórz wersję roboczą i sprawdź dostawcę, Verwachte leverdatum (Przewidywana data dostawy) i pozycje.
2. Kliknij PDF, aby otworzyć zamówienie jako PDF. Wysyłasz go samodzielnie do dostawcy.
3. Kliknij Markeer als besteld (Oznacz jako zamówione), gdy tylko złożysz zamówienie.

Od tej chwili zamówienie jest liczone jako "zamówione", a pozycje są zablokowane. Zamówienie, które nie dojdzie do skutku, oznaczasz przyciskiem Annuleren (Anuluj); usunąć możesz tylko wersję roboczą.

Księgowanie przyjęcia

1. Otwórz zamówienie i kliknij Ontvangst boeken (Zaksięguj przyjęcie).
2. Wpisz Ontvangen op (Data przyjęcia) i sprawdź dla każdej pozycji w polu Aantal ontvangen (Ilość przyjęta), co faktycznie dotarło.
3. Potwierdź.

Drewno trafia na stan. To, co zamówiono dla projektu, jest od razu rezerwowane dla tego projektu. Jeśli jeszcze nie wszystko dotarło, zamówienie otrzymuje status Deels ontvangen (Częściowo przyjęte), a resztę księgujesz później. O księgowaniu przyjęć na podstawie dokumentu WZ przeczytasz w artykule Dostawy, dokumenty WZ i dostawcy.