En Voorraadbeheer → Bestellingen (Gestión de existencias → Pedidos) gestionas tus pedidos a proveedores, desde el borrador hasta la recepción. Beamcore calcula por ti lo que hay que pedir, pero nunca realiza un pedido por su cuenta: tú revisas el borrador y haces el pedido a tu proveedor. Para consultarlos basta con el permiso Bestellingen en leveringen bekijken (Ver pedidos y entregas); para crearlos y modificarlos necesitas Bestellen, documenten verwerken en ontvangst boeken (Pedir, procesar documentos y registrar recepciones). La interfaz de Beamcore está en neerlandés, por eso los nombres de botones y menús aparecen en neerlandés con una traducción.
Pestañas y estados
La lista tiene las pestañas Concept (Borrador), Voorstellen (Propuestas), Besteld (Pedido), Ontvangen (Recibido) y Alle (Todos). En Voorstellen (Propuestas) están los borradores que proceden de una propuesta de pedido. Un pedido pasa por los estados Concept (Borrador), Besteld (Pedido), Bevestigd (Confirmado), Deels ontvangen (Recibido parcialmente) y Ontvangen (Recibido), o queda Geannuleerd (Cancelado). La columna Bron (Origen) muestra de dónde procede un pedido: Handmatig (Manual), Bestellijst (Lista de pedidos) o Voorstel (Propuesta).
Crear un pedido
Hay tres formas:
- Manualmente: haz clic en Nieuwe bestelling (Nuevo pedido), elige el Leverancier (Proveedor) y añade líneas con artículo, cantidad y, si quieres, el proyecto y el precio por pieza.
- Desde un proyecto: abre el proyecto, ve a Productie & materiaal (Producción y material) y, en la tabla Materiaal (Material), haz clic en Bestelling voorbereiden (Preparar pedido). El botón aparece cuando el proyecto tiene faltas. Beamcore crea un borrador con todo lo que falta para este proyecto.
- Desde la planificación de material: en Voorraadbeheer → Materiaalplanning (Gestión de existencias → Planificación de material), en la pestaña Bestellijst (Lista de pedidos), marca las líneas y haz clic en Bestelling voorbereiden.
Un borrador siempre se puede modificar todavía.
Crear una propuesta de pedido
Una propuesta de pedido tiene un alcance más amplio que un solo proyecto. Contiene las faltas de los proyectos que empiezan dentro del horizonte configurado, más la reposición de los artículos por debajo de su mínimo. Lo que ya está en camino o figura en un borrador ya se ha descontado.
- Ve a Voorraadbeheer → Materiaalplanning (Gestión de existencias → Planificación de material).
- En el bloque Bestelvoorstel (Propuesta de pedido), haz clic en Bestelvoorstel maken (Crear propuesta de pedido). Primero ves cómo sería la propuesta.
- Haz clic en Als concept aanmaken (Crear como borrador). El borrador se abre y aparece en la lista en Voorstellen (Propuestas).
La propuesta de pedido diaria
Puedes hacer que la misma propuesta se prepare automáticamente cada día laborable. Ve a Bedrijf → Bedrijfsinstellingen (Empresa → Ajustes de la empresa), pestaña Houtvoorraad (Existencias de madera):
- Dagelijks bestelvoorstel (Propuesta de pedido diaria): actívalo para recibir cada día laborable a las 07:00 un pedido en borrador con todo lo que hay que pedir. Está desactivado por defecto.
- Horizon projecten (dagen) (Horizonte de proyectos, días): las faltas de los proyectos que empiezan dentro de ese número de días entran en la propuesta.
- Laatste voorstel (Última propuesta): muestra cuándo se creó la propuesta por última vez.
Guarda con Houtvoorraad-standaarden opslaan (Guardar valores predeterminados de existencias de madera). Cuando hay una propuesta nueva o modificada, los usuarios que pueden hacer pedidos reciben un mensaje con las líneas y un enlace al borrador. Si la propuesta no cambia, no llega un segundo mensaje. En la página Overzicht (Resumen) ves la propuesta pendiente en Bij te bestellen (Por pedir).
Marcar como pedido y PDF
- Abre el borrador y revisa el proveedor, la Verwachte leverdatum (Fecha de entrega prevista) y las líneas.
- Haz clic en PDF para abrir el pedido como PDF. Tú mismo lo envías a tu proveedor.
- Haz clic en Markeer als besteld (Marcar como pedido) en cuanto hayas hecho el pedido.
A partir de ese momento el pedido cuenta como "pedido" y las líneas quedan fijadas. Un pedido que no sigue adelante lo pasas a Annuleren (Cancelar); solo puedes eliminar un borrador.
Registrar la recepción
- Abre el pedido y haz clic en Ontvangst boeken (Registrar recepción).
- Rellena Ontvangen op (Recibido el) y comprueba en cada línea, en Aantal ontvangen (Cantidad recibida), lo que ha llegado realmente.
- Confirma.
La madera entra en stock. Lo que se había pedido para un proyecto se reserva de inmediato para ese proyecto. Si todavía no ha llegado todo, el pedido recibe el estado Deels ontvangen (Recibido parcialmente) y registras el resto más adelante. Cómo registrar recepciones mediante un albarán lo puedes leer en Entregas, albaranes y proveedores.