Onder Voorraadbeheer → Bestellingen beheer je je bestellingen bij leveranciers, van concept tot ontvangst. Beamcore rekent voor je uit wat er besteld moet worden, maar plaatst nooit zelf een bestelling: jij controleert het concept en bestelt bij je leverancier. Bekijken kan met het recht Bestellingen en leveringen bekijken; voor aanmaken en wijzigen heb je Bestellen, documenten verwerken en ontvangst boeken nodig.
Tabbladen en statussen
De lijst heeft de tabbladen Concept, Voorstellen, Besteld, Ontvangen en Alle. Onder Voorstellen staan de concepten die uit een bestelvoorstel komen. Een bestelling doorloopt de statussen Concept, Besteld, Bevestigd, Deels ontvangen en Ontvangen, of wordt Geannuleerd. De kolom Bron laat zien waar een bestelling vandaan komt: Handmatig, Bestellijst of Voorstel.
Een bestelling maken
Er zijn drie manieren:
- Handmatig: klik op Nieuwe bestelling, kies de Leverancier en voeg regels toe met artikel, aantal en eventueel het project en de prijs per stuk.
- Vanuit een project: open het project, ga naar Productie & materiaal en klik in de tabel Materiaal op Bestelling voorbereiden. De knop is er als het project tekorten heeft. Beamcore maakt een concept met alles wat voor dit project ontbreekt.
- Vanuit de materiaalplanning: vink op Voorraadbeheer → Materiaalplanning op het tabblad Bestellijst de regels aan en klik op Bestelling voorbereiden.
Een concept kun je altijd nog aanpassen.
Bestelvoorstel maken
Een bestelvoorstel kijkt breder dan één project. Het bevat de tekorten van projecten die binnen de ingestelde horizon starten, plus de aanvulling van artikelen onder hun minimum. Wat al onderweg is of op een concept staat, is ervan afgetrokken.
- Ga naar Voorraadbeheer → Materiaalplanning.
- Klik in het blok Bestelvoorstel op Bestelvoorstel maken. Je ziet eerst wat het voorstel zou zijn.
- Klik op Als concept aanmaken. Het concept opent en staat in de lijst onder Voorstellen.
Het dagelijkse bestelvoorstel
Je kunt hetzelfde voorstel elke werkdag automatisch laten klaarzetten. Ga naar Bedrijf → Bedrijfsinstellingen, tabblad Houtvoorraad:
- Dagelijks bestelvoorstel: zet dit aan om elke werkdag om 07:00 een concept-bestelling te krijgen met alles wat besteld moet worden. Het staat standaard uit.
- Horizon projecten (dagen): tekorten van projecten die binnen zoveel dagen starten komen in het voorstel.
- Laatste voorstel: laat zien wanneer het voorstel voor het laatst is gemaakt.
Sla op met Houtvoorraad-standaarden opslaan. Staat er een nieuw of gewijzigd voorstel klaar, dan krijgen de gebruikers die mogen bestellen een bericht met de regels en een link naar het concept. Verandert er niets aan het voorstel, dan komt er geen tweede bericht. Op de pagina Overzicht zie je het openstaande voorstel onder Bij te bestellen.
Markeer als besteld en PDF
- Open het concept en controleer de leverancier, de Verwachte leverdatum en de regels.
- Klik op PDF om de bestelling als PDF te openen. Die stuur je zelf naar je leverancier.
- Klik op Markeer als besteld zodra je hebt besteld.
Vanaf dat moment telt de bestelling mee als "in bestelling" en liggen de regels vast. Een bestelling die niet doorgaat zet je op Annuleren; alleen een concept kun je verwijderen.
Ontvangst boeken
- Open de bestelling en klik op Ontvangst boeken.
- Vul Ontvangen op in en controleer per regel bij Aantal ontvangen wat er werkelijk is binnengekomen.
- Bevestig.
Het hout komt op voorraad. Wat voor een project besteld was, wordt direct voor dat project gereserveerd. Is nog niet alles binnen, dan krijgt de bestelling de status Deels ontvangen en boek je de rest later. Ontvangsten boeken via een pakbon lees je in Leveringen, pakbonnen en leveranciers.