Gdy zawartość projektu jest gotowa, na przykład dlatego, że klient wyraził zgodę i rusza produkcja, chcesz zapobiec dalszemu zastępowaniu lub usuwaniu plików. W tym celu blokujesz projekt. Każdy nadal może potem przeglądać i pobierać pliki. Interfejs Beamcore jest w języku niderlandzkim, dlatego nazwy przycisków i menu podajemy po niderlandzku z tłumaczeniem.
Kto może zablokować projekt
Istnieją dwa osobne uprawnienia: Project op slot zetten (Zablokuj projekt) i Project van slot afhalen (Odblokuj projekt). Właściciel zawsze ma oba. Domyślnie rola Admin również ma oba uprawnienia, a rola Tekenaar (kreślarz) może zablokować projekt, ale nie może go odblokować. Dla każdej roli możesz dostosować, co wolno jej robić. Jeśli nie widzisz przycisku, twoja rola nie ma tego uprawnienia.
Blokowanie projektu
- Otwórz projekt przez CRM → Projecten (CRM → Projekty).
- Kliknij Acties (Akcje) w prawym górnym rogu i wybierz Op slot zetten (Zablokuj).
- W polu Reden (optioneel) (Powód (opcjonalnie)) wpisz, dlaczego projekt jest zamykany, na przykład datę, w której klient wyraził zgodę.
- Potwierdź przyciskiem Op slot zetten.
Ten sam przycisk znajduje się też na stronie edycji projektu. Po zablokowaniu w nagłówku projektu pojawia się etykieta Op slot (Zablokowany), a pod nią informacja, kto zablokował projekt, kiedy to nastąpiło i jaki podano powód. Jest to również zapisywane w Activiteitenlog (Dziennik aktywności) na karcie Samenwerking (Współpraca).
Co jest zablokowane
Dopóki projekt jest zablokowany, te opcje znikają dla wszystkich użytkowników, także dla właścicieli:
- Bestanden uploaden (Prześlij pliki) na karcie Documenten (Dokumenty).
- Przesyłanie Nieuwe versie (Nowa wersja) istniejącego pliku.
- Verwijderen (Usuń) plik.
- Annotaties overzetten (Przenieś adnotacje) do nowej wersji.
- Dodawanie załącznika do odpowiedzi na wiadomość w projekcie.
- Przeciąganie etapów lub ich wydłużanie i skracanie na osi czasu harmonogramu. Jeśli mimo to spróbujesz, zobaczysz komunikat Project is op slot (Projekt jest zablokowany).
Co nadal jest możliwe
- Przeglądanie i pobieranie plików.
- Czytanie wiadomości i odpowiadanie na nie, bez załącznika.
- Edytowanie danych projektu i zmiana statusu projektu.
- Kończenie, ponowne otwieranie i edytowanie etapów na liście Planning onderdelen (Etapy harmonogramu).
Blokada służy więc do zamrożenia dokumentów. Nie zatrzymuje harmonogramu ani administracji projektu. Jeśli chcesz też zaznaczyć, że prace są zakończone, ustaw dodatkowo status Afgerond (Zakończony), zobacz Statusy i priorytet projektu.
Odblokowywanie projektu
- Otwórz projekt.
- Kliknij Acties i wybierz Van slot afhalen (Odblokuj). Ten przycisk jest dostępny tylko wtedy, gdy projekt jest zablokowany i masz uprawnienie Project van slot afhalen.
- Potwierdź przyciskiem Van slot afhalen.
Następnie każdy może znów przesyłać pliki, dodawać wersje i usuwać, o ile pozwala na to jego rola. Powód blokady zostaje wyczyszczony. Dziennik aktywności nadal pokazuje, że projekt był zablokowany i kto go odblokował.
Nie myl z na stałe ustaloną nazwą i klientem
Niezależnie od blokady obowiązuje drugie, trwałe zabezpieczenie. Gdy tylko do projektu zostanie przesłany plik, pola Naam (Nazwa) i Klant (Klient) zostają zablokowane. Tak już zostaje, nawet jeśli odblokujesz projekt lub ponownie usuniesz plik.