Ist ein Projekt inhaltlich fertig, zum Beispiel weil der Kunde zugestimmt hat und die Produktion beginnt, möchtest du verhindern, dass noch Dateien ersetzt oder gelöscht werden. Dafür sperrst du das Projekt. Alle können die Dateien danach weiterhin ansehen und herunterladen. Die Beamcore-Oberfläche ist auf Niederländisch, daher stehen Schaltflächen und Menüs hier auf Niederländisch mit Übersetzung.
Wer ein Projekt sperren darf
Es gibt zwei getrennte Rechte: Project op slot zetten (Projekt sperren) und Project van slot afhalen (Projekt entsperren). Ein Inhaber darf immer beides. Standardmäßig hat die Rolle Admin ebenfalls beide Rechte, und die Rolle Tekenaar (Zeichner) darf ein Projekt zwar sperren, aber nicht wieder entsperren. Welche Rolle was darf, kannst du pro Rolle anpassen. Siehst du die Schaltfläche nicht, hat deine Rolle das Recht nicht.
Ein Projekt sperren
- Öffne das Projekt über CRM → Projecten (CRM → Projekte).
- Klicke oben rechts auf Acties (Aktionen) und wähle Op slot zetten (Sperren).
- Trage bei Reden (optioneel) (Grund (optional)) ein, warum das Projekt geschlossen wird, zum Beispiel das Datum, an dem der Kunde zugestimmt hat.
- Bestätige mit Op slot zetten.
Dieselbe Schaltfläche steht auch auf der Bearbeitungsseite des Projekts. Nach dem Sperren zeigt der Projektkopf das Kennzeichen Op slot (Gesperrt), darunter steht, wer das Projekt gesperrt hat, wann das war und der angegebene Grund. Auch im Activiteitenlog (Aktivitätsprotokoll) auf dem Reiter Samenwerking (Zusammenarbeit) wird es festgehalten.
Was gesperrt ist
Solange das Projekt gesperrt ist, verschwinden diese Möglichkeiten für alle Benutzer, auch für Inhaber:
- Bestanden uploaden (Dateien hochladen) auf dem Reiter Documenten (Dokumente).
- Eine Nieuwe versie (Neue Version) einer bestehenden Datei hochladen.
- Eine Datei löschen über Verwijderen (Löschen).
- Annotaties overzetten (Anmerkungen übertragen) auf eine neue Version.
- Einen Anhang zu einer Antwort auf eine Nachricht im Projekt hinzufügen.
- Abschnitte in der Zeitleiste der Planung verschieben oder länger und kürzer ziehen. Versuchst du es trotzdem, bekommst du die Meldung Project is op slot (Projekt ist gesperrt).
Was weiterhin geht
- Dateien ansehen und herunterladen.
- Nachrichten lesen und darauf antworten, ohne Anhang.
- Die Projektdaten bearbeiten und den Projektstatus ändern.
- Abschnitte in der Liste Planning onderdelen (Planungsabschnitte) abschließen, wieder öffnen und bearbeiten.
Die Sperre ist also dazu gedacht, die Dokumente einzufrieren. Sie legt die Planung und die Verwaltung des Projekts nicht still. Möchtest du auch anzeigen, dass die Arbeit fertig ist, setze zusätzlich den Status auf Afgerond (Abgeschlossen), siehe Projektstatus und Priorität.
Das Projekt entsperren
- Öffne das Projekt.
- Klicke auf Acties und wähle Van slot afhalen (Entsperren). Diese Schaltfläche steht dort nur, wenn das Projekt gesperrt ist und du das Recht Project van slot afhalen hast.
- Bestätige mit Van slot afhalen.
Danach können alle wieder hochladen, Versionen hinzufügen und löschen, soweit ihre Rolle das erlaubt. Der Grund der Sperre wird gelöscht. Im Aktivitätsprotokoll bleibt sichtbar, dass das Projekt gesperrt war und wer es wieder entsperrt hat.
Nicht verwechseln mit dem festen Namen und Kunden
Unabhängig von der Sperre gilt ein zweiter, dauerhafter Schutz. Sobald eine Datei in einem Projekt hochgeladen wurde, stehen die Felder Naam (Name) und Klant (Kunde) fest. Das bleibt so, auch wenn du das Projekt entsperrst oder die Datei wieder löschst.