Is een project inhoudelijk klaar, bijvoorbeeld omdat de klant akkoord is en de productie start, dan wil je voorkomen dat er nog bestanden worden vervangen of verwijderd. Daarvoor zet je het project op slot. Iedereen kan de bestanden daarna nog bekijken en downloaden.
Wie een project op slot mag zetten
Er zijn twee aparte rechten: Project op slot zetten en Project van slot afhalen. Een eigenaar mag altijd beide. Standaard heeft de rol Admin ook beide rechten en mag de rol Tekenaar een project wel op slot zetten, maar er niet weer afhalen. Welke rol wat mag, kun je per rol aanpassen. Zie je de knop niet, dan heeft je rol het recht niet.
Een project op slot zetten
- Open het project via CRM → Projecten.
- Klik rechtsboven op Acties en kies Op slot zetten.
- Vul bij Reden (optioneel) in waarom het project dichtgaat, bijvoorbeeld de datum waarop de klant akkoord gaf.
- Bevestig met Op slot zetten.
Dezelfde knop staat ook op de bewerkpagina van het project. Na het vergrendelen toont de projectkop het label Op slot, met daaronder wie het project op slot heeft gezet, wanneer dat was en de opgegeven reden. Ook in het Activiteitenlog op het tabblad Samenwerking wordt het vastgelegd.
Wat er geblokkeerd is
Zolang het project op slot staat, verdwijnen deze mogelijkheden voor alle gebruikers, ook voor eigenaren:
- Bestanden uploaden op het tabblad Documenten.
- Nieuwe versie van een bestaand bestand uploaden.
- Een bestand Verwijderen.
- Annotaties overzetten naar een nieuwe versie.
- Een bijlage toevoegen aan een reactie op een bericht in het project.
- Onderdelen verslepen of langer en korter trekken in de tijdlijn van de planning. Probeer je dat toch, dan krijg je de melding Project is op slot.
Wat nog wel kan
- Bestanden bekijken en downloaden.
- Berichten lezen en erop reageren, zonder bijlage.
- De projectgegevens bewerken en de projectstatus wijzigen.
- Onderdelen in de lijst Planning onderdelen afronden, heropenen en bewerken.
Het slot is dus bedoeld om de documenten te bevriezen. Het legt de planning en de administratie van het project niet stil. Wil je ook aangeven dat het werk klaar is, zet dan daarnaast de status op Afgerond, zie Projectstatussen en prioriteit.
Het project van slot afhalen
- Open het project.
- Klik op Acties en kies Van slot afhalen. Deze knop staat er alleen als het project op slot staat en je het recht Project van slot afhalen hebt.
- Bevestig met Van slot afhalen.
Daarna kan iedereen weer uploaden, versies toevoegen en verwijderen, voor zover zijn rol dat toestaat. De reden van het slot wordt gewist. In het activiteitenlog blijft zichtbaar dat het project op slot heeft gestaan en wie het er weer af heeft gehaald.
Niet verwarren met de vaste naam en klant
Los van het slot geldt een tweede, permanente beveiliging. Zodra er een bestand in een project is geüpload, staan de velden Naam en Klant vast. Dat blijft zo, ook als je het project van slot afhaalt of het bestand weer verwijdert.