De planning van een project bestaat uit onderdelen die na elkaar worden uitgevoerd. Op het tabblad Planning van het project zie je bovenaan de tijdlijn en daaronder de lijst Planning onderdelen. In die lijst voeg je onderdelen toe, rond je ze af en open je ze weer.
De statussen van een onderdeel
- Open: nog niet gestart.
- Bezig: er wordt aan gewerkt.
- Klaar: afgerond.
- Geblokkeerd: het onderdeel kan niet verder.
Per onderdeel zie je verder wie aan zet is, de duur in werkdagen, de startdatum en de opleverdatum. Is de opleverdatum verschoven, dan staat de oorspronkelijke datum eronder bij Origineel gepland.
Een onderdeel toevoegen
Boven de lijst staan twee manieren om een onderdeel toe te voegen.
- Nieuw onderdeel zet een onderdeel achteraan de planning. Je vult Naam, Status, Toegewezen aan, Startdatum, Duur (werkdagen), Opleverdatum en eventueel Notities in. Duur en opleverdatum rekenen elkaar om, en een datum in het weekend wordt naar een werkdag verplaatst.
- Tussen-taak invoegen plaatst een onderdeel midden in de planning. Je kiest een Referentie-onderdeel en bij Positie of het nieuwe onderdeel ervoor of erna komt.
Bij een tussen-taak beantwoord je ook de vraag Hoe omgaan met de tijd?
- Einddatum project schuift op: de onderdelen erna schuiven mee naar achteren.
- Tijd afhalen van een bestaand onderdeel: je kiest bij Tijd afhalen van een onderdeel dat korter wordt. Heeft dat onderdeel te weinig ruimte, dan krijg je een melding en wordt er niets ingevoegd.
De volgorde wijzig je door onderdelen in de lijst te verslepen. Beamcore plant de onderdelen daarna opnieuw achter elkaar in, met behoud van hun duur.
Een onderdeel afronden
- Klik bij het onderdeel op Markeer als klaar.
- Controleer de datum bij Afgerond op. Standaard staat hier vandaag.
- Voeg zo nodig Afrond-notities en Bijgevoegde bestanden toe. Met de add-on Urenregistratie kun je ook Gemaakte uren (optioneel) invullen.
- Klik op Afronden.
Voor deze actie heb je het recht Planning beheren nodig. Notities worden met datum en je naam aan het onderdeel toegevoegd, en de bijlagen komen bij de projectbestanden te staan. De andere gebruikers van het project krijgen een melding dat het onderdeel is afgerond.
Wat er met de rest van de planning gebeurt
- Op tijd of eerder klaar: de planning blijft staan zoals hij is. De volgende onderdelen schuiven niet naar voren. In de lijst zie je wel hoeveel werkdagen het onderdeel eerder klaar was.
- Te laat klaar: de uitloop wordt bij het onderdeel zelf opgeteld. Beamcore kort daarna de volgende onderdelen in, te beginnen bij het eerstvolgende, zodat de einddatum van het project zoveel mogelijk gelijk blijft. Afgeronde onderdelen en onderdelen waarbij de klant aan zet is, worden nooit ingekort. Past de uitloop niet volledig, dan schuift de rest van de planning op. Na het afronden zie je een melding met het aantal werkdagen uitloop.
Wil je na een vroege afronding eerder verder met het volgende onderdeel, pas dan zelf de datums van dat onderdeel aan.
Een onderdeel heropenen of bewerken
Bij een afgerond onderdeel staat de knop Heropenen. Het onderdeel gaat terug naar Open en de afronddatum wordt gewist. De datums in de planning veranderen daardoor niet.
Met het recht om projecten te bewerken kun je een onderdeel ook bewerken. Schuif je daarbij de opleverdatum naar achteren, dan worden de volgende onderdelen op dezelfde manier ingekort als bij te laat afronden. Elke wijziging wordt vastgelegd, zie Planninghistorie bekijken en terugzetten.