Een project is de plek waar planning, documenten en berichten van één opdracht samenkomen. Je maakt het aan vanuit de projectenlijst en vult in hetzelfde formulier meteen de planning in. Dit artikel loopt het formulier van boven naar beneden door.
Nieuw project starten
- Ga naar CRM → Projecten.
- Klik rechtsboven op Nieuw project.
- Vul de secties Project en Planning onderdelen in en sla het project op.
De knop Nieuw project zie je alleen als je rol het recht heeft om projecten aan te maken. Een eigenaar mag dat altijd.
De sectie Project
- Naam: verplicht.
- Projectnummer: laat je dit leeg, dan krijgt het project automatisch een nummer met het jaartal en een volgnummer. Houd je een eigen reeks aan, vul het nummer dan zelf in. Een nummer kan binnen je bedrijf maar één keer voorkomen.
- Klant: kies een bestaande klant of maak er via het plus-icoon direct een aan. Gearchiveerde klanten staan niet in de lijst.
- Gekoppelde gebruikers: iedereen die toegang krijgt tot dit project. Staat iemand er niet tussen, dan nodig je die persoon via het plus-icoon uit met naam, e-mailadres en rol. Jijzelf wordt als aanmaker automatisch gekoppeld.
- Status en Prioriteit: standaard Concept en Normaal. Meer hierover lees je in Projectstatussen en prioriteit.
- Startdatum: verplicht en standaard vandaag. Vanaf deze datum worden de onderdelen vooruit gepland.
- Einddatum: een optionele richtdatum. De werkelijke einddatum volgt uit de onderdelen.
- Omschrijving en Projectfoto: optioneel. Kies je geen foto, dan gebruikt Beamcore de eerste afbeelding die in het project wordt geüpload.
Let op: zodra er een bestand in het project is geüpload, staan Naam en Klant permanent vast. Controleer die twee dus voordat je documenten toevoegt.
Planning onderdelen klaarzetten
De sectie Planning onderdelen is al gevuld met je standaard projectplanning. Je past de lijst hier aan voor dit ene project.
- Heeft je bedrijf actieve projectsjablonen, dan kies je bij Sjabloon (bouwtype) een sjabloon. De onderdelen van dat sjabloon worden dan geladen. De mappen en standaarddocumenten van het sjabloon komen mee zodra je het project opslaat.
- Per onderdeel vul je Naam, Werkdagen en Toegewezen aan in. Bij Toegewezen aan kun je alleen kiezen uit de mensen die je bij Gekoppelde gebruikers hebt geselecteerd.
- Met Onderdeel toevoegen voeg je een regel toe. Je kunt onderdelen ook verslepen, dupliceren of verwijderen.
Bij het opslaan plant Beamcore de onderdelen achter elkaar in vanaf de startdatum. Zaterdag en zondag tellen niet mee. Deze sectie zie je alleen bij het aanmaken. Daarna beheer je de onderdelen op het tabblad Planning van het project, zie Planning onderdelen toevoegen, afronden en heropenen.
Als het projectenquotum vol is
Elk abonnement heeft een maximum aantal projecten per jaar: 25 bij Starter, 75 bij Groei en 200 bij Pro. Enterprise heeft geen maximum. Beamcore telt de projecten die je in de lopende contractperiode hebt aangemaakt.
Is het maximum bereikt, dan verdwijnt de knop Nieuw project en staat er boven de projectenlijst een rode melding Projectenquotum bereikt met het aantal gebruikte projecten. Je kunt weer projecten aanmaken zodra je abonnement is opgewaardeerd of een nieuwe contractperiode start. Ook een verwijderd project herstellen lukt alleen als er nog ruimte in het quotum is.