W sekcji Offertes & facturen → Aanvragen (Oferty i faktury → Zapytania) trafiają zapytania o nowe projekty. Omawiasz je w samym zapytaniu, przygotowujesz do nich ofertę i zamieniasz zapytanie na projekt. Menu jest widoczne z dodatkiem Offertes & Facturatie (Oferty i fakturowanie). Interfejs Beamcore jest w języku niderlandzkim, dlatego nazwy przycisków i menu podajemy po niderlandzku z tłumaczeniem.
Jak trafia zapytanie
Zapytanie składa użytkownik z uprawnieniem Project-aanvraag indienen (Złóż zapytanie o projekt). Domyślnie mają je klienci, wykonawcy i kreślarze. Rola admin domyślnie go nie ma, ponieważ to ona ocenia zapytania.
Zgłaszający wypełnia w portalu w sekcji Aanvragen (Zapytania) formularz: Versturen naar (naam) (Wyślij do, nazwa), E-mailadres ontvanger (Adres e-mail odbiorcy), Project-naam (Nazwa projektu), Omschrijving (Opis), Budget-indicatie (Szacunkowy budżet), Gewenste eind-week (Pożądany tydzień zakończenia), Bijlagen (Załączniki) i Voorgestelde teamleden (Proponowani członkowie zespołu). Jeśli odbiorca ma konto Beamcore, zapytanie pojawia się w jego portalu. Jeśli nie, otrzymuje wiadomość e-mail z publicznym linkiem.
Karty i statusy
- Ontvangen (Odebrane): zapytania, które wpłynęły do twojej firmy. Użytkownicy bez uprawnienia Aanvragenlijst zien (Wyświetl listę zapytań) widzą tu tylko zapytania skierowane do nich.
- Verstuurd (Wysłane): zapytania, które złożyłeś samodzielnie.
- Archief (Archiwum): zarchiwizowane i zamienione zapytania.
Zapytanie ma status In afwachting (oczekujące), Goedgekeurd (zatwierdzone), Afgewezen (odrzucone) lub Omgezet naar project (zamienione na projekt).
Omawianie zapytania
Otwórz zapytanie, aby zobaczyć opis, budżet, Voorgestelde teamleden (Proponowani członkowie zespołu), Bestanden (Pliki) i Gesprek (Rozmowa). Przyciskiem Bericht plaatsen (Opublikuj wiadomość) wysyłasz wiadomość, opcjonalnie z załącznikami. Zgłaszający może przez Meer → Aanvraag bijwerken (Więcej → Zaktualizuj zapytanie) zmienić budżet i pożądane tygodnie. Ta zmiana pojawia się jako wiersz w rozmowie.
W menu Meer (Więcej) znajdziesz też Alles downloaden (ZIP) (Pobierz wszystko, ZIP). Ta opcja jest dostępna, gdy zapytanie ma pliki, i pobiera wszystkie pliki naraz.
Przygotowanie oferty do zapytania
- W zapytaniu kliknij Offerte opstellen (Przygotuj ofertę). Potrzebujesz uprawnienia Offerte opstellen.
- Formularz oferty otwiera się z nazwą projektu jako referencją i jedną pozycją. Wypełnij pozycje i ceny, a następnie kliknij Aanmaken (Utwórz).
- Oferta znajduje się teraz jako szkic w sekcji Offertes (Oferty). Otwórz ją tam i kliknij Versturen (Wyślij). Zgłaszający zapytanie otrzymuje powiadomienie w portalu.
Gdy tylko przygotujesz ofertę, zapytanie trafia na kartę Archief (Archiwum). W zapytaniu widzisz blok Offerte (Oferta) z numerem, statusem, wersją i sumą. Przyciskiem Offerte możesz potem wybrać Offerte herzien (Zrewiduj ofertę), Offerte accepteren (Zaakceptuj ofertę), Offerte afwijzen (Odrzuć ofertę) i Offerte (PDF) (Oferta, PDF).
Zatwierdzanie i zamiana
- Kliknij Goedkeuren & converteren (Zatwierdź i zamień). Przycisk jest dostępny przy statusie In afwachting (oczekujące) i gdy masz uprawnienie Aanvraag goedkeuren + converteren (Zatwierdzanie i zamiana zapytania).
- Potwierdź przyciskiem Naar project-aanmaak (Przejdź do tworzenia projektu). Formularz projektu otwiera się z nazwą, opisem, pożądanymi tygodniami i proponowanymi członkami zespołu z zapytania.
- Dostosuj, co trzeba, i zapisz projekt.
Po zapisaniu pliki zapytania są kopiowane do projektu, zapytanie otrzymuje status Omgezet naar project (zamienione na projekt) i trafia do archiwum. Jeśli nie chcesz przyjąć zapytania, kliknij Afwijzen (Odrzuć) i podaj powód.
Zapytania do podmiotu zewnętrznego
Jeśli zapytanie trafia do kogoś bez konta Beamcore, ta osoba otwiera je przez publiczny link. Może tam wybrać Accepteren (Zaakceptuj) lub Weigeren (Odmów) i przesłać ofertę jako PDF o rozmiarze maksymalnie 20 MB. Po akceptacji zapytanie otrzymuje status Goedgekeurd (zatwierdzone).
Użytkownicy z uprawnieniem Aanvragenlijst zien (Wyświetl listę zapytań) widzą pod zapytaniem tabelę Ontvangen offertes (Otrzymane oferty). Przy każdej ofercie wybierasz Download (Pobierz), Goedkeuren (Zatwierdź) lub Afwijzen (Odrzuć). Podmiot zewnętrzny otrzymuje wynik e-mailem.