Unter Offertes & facturen → Aanvragen (Angebote & Rechnungen → Anfragen) gehen Anfragen für neue Projekte ein. Du stimmst dich in der Anfrage selbst dazu ab, erstellst ein Angebot dafür und wandelst die Anfrage in ein Projekt um. Das Menü ist mit dem Add-on Offertes & Facturatie (Angebote & Rechnungen) sichtbar. Die Beamcore-Oberfläche ist auf Niederländisch, daher stehen Schaltflächen und Menüs hier auf Niederländisch mit Übersetzung.
Wie eine Anfrage eingeht
Eine Anfrage wird von einem Benutzer mit dem Recht Project-aanvraag indienen (Projektanfrage einreichen) eingereicht. Standardmäßig haben die Rollen klant (Kunde), aannemer (Bauunternehmer) und tekenaar (Zeichner) dieses Recht. Die Rolle admin hat es standardmäßig nicht, denn sie beurteilt Anfragen.
Der Einreicher füllt im Portal unter Aanvragen ein Formular aus: Versturen naar (naam) (Senden an (Name)), E-mailadres ontvanger (E-Mail-Adresse des Empfängers), Project-naam (Projektname), Omschrijving (Beschreibung), Budget-indicatie (Budgetangabe), Gewenste eind-week (Gewünschte Endwoche), Bijlagen (Anhänge) und Voorgestelde teamleden (Vorgeschlagene Teammitglieder). Hat der Empfänger ein Beamcore-Konto, erscheint die Anfrage in seinem Portal. Wenn nicht, erhält er eine E-Mail mit einem öffentlichen Link.
Reiter und Status
- Ontvangen (Erhalten): Anfragen, die bei deinem Unternehmen eingegangen sind. Benutzer ohne das Recht Aanvragenlijst zien (Anfragenliste sehen) sehen hier nur Anfragen, die an sie gerichtet sind.
- Verstuurd (Versendet): Anfragen, die du selbst eingereicht hast.
- Archief (Archiv): archivierte und umgewandelte Anfragen.
Eine Anfrage hat den Status In afwachting (Ausstehend), Goedgekeurd (Genehmigt), Afgewezen (Abgelehnt) oder Omgezet naar project (In Projekt umgewandelt).
Abstimmen in der Anfrage
Öffne eine Anfrage, um die Beschreibung, das Budget, die Voorgestelde teamleden, die Bestanden (Dateien) und das Gesprek (Gespräch) zu sehen. Mit Bericht plaatsen (Nachricht senden) schickst du eine Nachricht, bei Bedarf mit Anhängen. Der Einreicher kann über Meer → Aanvraag bijwerken (Mehr → Anfrage aktualisieren) das Budget und die gewünschten Wochen anpassen. Diese Änderung erscheint als Zeile im Gespräch.
Unter Meer findest du auch Alles downloaden (ZIP) (Alles herunterladen (ZIP)). Diese Option gibt es, wenn die Anfrage Dateien hat, und sie liefert alle Dateien auf einmal.
Ein Angebot für die Anfrage erstellen
- Klicke in der Anfrage auf Offerte opstellen (Angebot erstellen). Du brauchst das Recht Offerte opstellen.
- Das Angebotsformular öffnet sich mit dem Projektnamen als Referenz und einer Position. Fülle die Positionen und Preise aus und klicke auf Aanmaken (Anlegen).
- Das Angebot steht jetzt als Entwurf unter Offertes (Angebote). Öffne es dort und klicke auf Versturen (Versenden). Der Einreicher der Anfrage erhält eine Benachrichtigung im Portal.
Sobald du ein Angebot erstellst, wandert die Anfrage in den Reiter Archief. In der Anfrage siehst du den Block Offerte (Angebot) mit Nummer, Status, Version und Gesamtsumme. Über die Schaltfläche Offerte kannst du danach Offerte herzien (Angebot überarbeiten), Offerte accepteren (Angebot annehmen), Offerte afwijzen (Angebot ablehnen) und Offerte (PDF) (Angebot (PDF)) wählen.
Genehmigen und umwandeln
- Klicke auf Goedkeuren & converteren (Genehmigen & umwandeln). Die Schaltfläche gibt es beim Status In afwachting und wenn du das Recht Aanvraag goedkeuren + converteren (Anfrage genehmigen + umwandeln) hast.
- Bestätige mit Naar project-aanmaak (Zur Projekterstellung). Das Projektformular öffnet sich mit dem Namen, der Beschreibung, den gewünschten Wochen und den vorgeschlagenen Teammitgliedern aus der Anfrage.
- Passe an, was nötig ist, und speichere das Projekt.
Nach dem Speichern werden die Dateien der Anfrage in das Projekt kopiert, die Anfrage erhält den Status Omgezet naar project und steht im Archiv. Willst du die Anfrage nicht annehmen, klicke auf Afwijzen (Ablehnen) und gib einen Grund an.
Anfragen an eine externe Partei
Geht eine Anfrage an jemanden ohne Beamcore-Konto, öffnet er die Anfrage über den öffentlichen Link. Dort kann er Accepteren (Annehmen) oder Weigeren (Verweigern) wählen und ein Angebot als PDF von höchstens 20 MB hochladen. Nach dem Annehmen erhält die Anfrage den Status Goedgekeurd.
Benutzer mit dem Recht Aanvragenlijst zien sehen unter der Anfrage die Tabelle Ontvangen offertes (Erhaltene Angebote). Pro Angebot wählst du Download, Goedkeuren (Genehmigen) oder Afwijzen. Die externe Partei erhält das Ergebnis per E-Mail.