Ein versendetes Angebot kann dein Kunde digital annehmen, mit Name und Unterschrift. Das geht über einen Link in der E-Mail, ohne Konto, oder im Portal. Danach siehst du beim Angebot, wer wann unterschrieben hat, und machst mit einem Klick einen Rechnungsentwurf daraus. Die Beamcore-Oberfläche ist auf Niederländisch, daher stehen Schaltflächen und Menüs hier auf Niederländisch mit Übersetzung.
Was der Kunde erhält
- Hast du beim Versenden eine E-Mail-Adresse eingetragen, erhält der Empfänger eine E-Mail mit der Angebotsnummer, der Gesamtsumme einschließlich MwSt. und dem Datum, bis zu dem das Angebot gültig ist. Das Angebot hängt als PDF an und die Schaltfläche Offerte online bekijken & goedkeuren (Angebot online ansehen & genehmigen) öffnet das Online-Angebot.
- Die Kontaktperson und die Benutzer des Kunden mit Portalzugang erhalten eine Benachrichtigung im Portal. Sie finden das Angebot unter Offertes & facturen → Offertes (Angebote & Rechnungen → Angebote).
Das Online-Angebot
Der Link aus der E-Mail funktioniert ohne Anmeldung. Die Seite zeigt dein Logo, die Kundendaten, alle Positionen, die Summen, eventuelle Raten und deine Anmerkungen oder Bedingungen. Mit PDF downloaden (PDF herunterladen) lädt der Kunde das Angebot herunter.
Solange das Angebot den Status Verstuurd (Versendet) hat, steht unten der Block Akkoord geven (Zustimmung geben):
- Der Kunde trägt seinen Naam (Name) ein. Der ist beim Annehmen Pflicht.
- Er setzt seine Handtekening (Unterschrift) in das Unterschriftsfeld. Mit Handtekening wissen (Unterschrift löschen) beginnt er von vorn.
- Er klickt auf Accepteren & ondertekenen (Annehmen & unterschreiben) oder auf Afwijzen (Ablehnen).
Ein Entwurf lässt sich über den Link nicht öffnen. Überarbeitest du ein versendetes Angebot, geht es zurück auf Concept (Entwurf) und der Link funktioniert erst wieder, nachdem du es erneut versendet hast.
Annehmen im Portal
Ein angemeldeter Kunde öffnet das Angebot und klickt auf Accepteren (Annehmen). Im Fenster Offerte accepteren (Angebot annehmen) trägt er Naam ondertekenaar (Name des Unterzeichners) ein, setzt seine Handtekening und klickt auf Akkoord & ondertekenen (Zustimmen & unterschreiben). Mit Afwijzen lehnt er das Angebot ab.
Die Schaltflächen sind nur für die Kontaktperson sichtbar, die im Angebot gewählt wurde, und für Benutzer deines eigenen Unternehmens, die alle Angebote sehen dürfen und das Recht Offerte accepteren of afwijzen (Angebot annehmen oder ablehnen) haben. Andere Benutzer des Kunden können das Angebot aber ansehen.
Was du danach siehst
- Der Status wird Geaccepteerd (Angenommen) oder Afgewezen (Abgelehnt). Das Angebot wandert in den Reiter Akkoord (Zugestimmt) oder Afgewezen.
- Oben im Angebot erscheint der Block Beslissing (Entscheidung) mit dem Ergebnis, von wem, dem Zeitpunkt, der IP-Adresse und der Unterschrift.
- Die Inhaber deines Unternehmens erhalten eine Benachrichtigung. Bei einer Zustimmung bekommen sie auch eine E-Mail.
- Bei einer Zustimmung erhält der Kunde eine Bestätigung per E-Mail. Die geht an die Kontaktperson oder an die E-Mail-Adresse des Kunden, wenn es keine Kontaktperson gibt.
- In Historie (Verlauf) steht die Entscheidung mit Name und Zeitpunkt.
Über ein angenommenes oder abgelehntes Angebot kann nicht erneut entschieden werden, und es kann nicht mehr bearbeitet werden. Willst du einen angepassten Vorschlag machen, verwende Dupliceren (Duplizieren) und versende das neue Angebot.
Eine Rechnung aus einem angenommenen Angebot erstellen
In einem angenommenen Angebot steht die Schaltfläche Maak factuur (Rechnung erstellen). Dafür brauchst du das Recht Factuur aanmaken (Rechnung anlegen). Beamcore erstellt einen Rechnungsentwurf mit allen Positionen des Angebots, dem MwSt.-Satz, dem Rabatt, der Referenz und den Texten und öffnet diese Rechnung sofort.
Die Rechnung gilt für den vollen Angebotsbetrag. Die Raten aus In delen factureren (In Teilen abrechnen) werden nicht automatisch als einzelne Rechnungen angelegt. Willst du in Teilen abrechnen, passe die Positionen des Rechnungsentwurfs an. Alles Weitere läuft wie beschrieben in Eine Rechnung erstellen, versenden und eine Zahlung erfassen.