Rechnungen an deine Kunden erstellst du unter Offertes & facturen → Facturen (Angebote & Rechnungen → Rechnungen). Eine Rechnung beginnt als Entwurf, erhält beim Versenden eine endgültige Nummer und hält danach fest, was bezahlt wurde. Dafür brauchst du das Add-on Offertes & Facturatie (Angebote & Rechnungen). Die Beamcore-Oberfläche ist auf Niederländisch, daher stehen Schaltflächen und Menüs hier auf Niederländisch mit Übersetzung.
Eine neue Rechnung erstellen
- Klicke auf Nieuwe factuur (Neue Rechnung).
- Wähle den Klant (Kunde) und fülle Referentie (Referenz), Factuurdatum (Rechnungsdatum) und Betaaltermijn (dagen) (Zahlungsfrist (Tage)) aus. Die Zahlungsfrist steht standardmäßig auf 14 Tagen.
- Hast du in den Unternehmenseinstellungen Factoring eingeschaltet, wähle bei Factuurstandaard (Rechnungsstandard) zwischen Eigen rekening (Eigenes Konto) und Factoring. Das bestimmt, welche Zahlungsdaten unten auf der Rechnung stehen.
- Füge unter Regels (Positionen) deine Positionen mit Regel toevoegen (Position hinzufügen) hinzu. Eine Factuurregel (Rechnungsposition) zählt zur Gesamtsumme, eine Notitieregel (Notizzeile) ist freier Text. Pro Position füllst du Omschrijving (Beschreibung), Aantal (Anzahl), Eenheid (Einheit), Stuksprijs (€) (Stückpreis (€)), Btw % (MwSt. %) und Korting % (Rabatt %) aus.
- Lege bei Bedarf eine Factuur-brede korting (Rabatt auf die gesamte Rechnung) fest und fülle die Reiter Omschrijving, Opmerkingen (Anmerkungen) und Interne notitie (Interne Notiz) aus.
- Speichere. Die Rechnung ist jetzt ein Entwurf ohne Nummer.
Du kannst auch von einem angenommenen Angebot aus mit Maak factuur (Rechnung erstellen) starten. Siehe Ein Angebot annehmen und unterschreiben lassen.
Reiter und Status
Die Übersicht hat die Reiter Concept (Entwurf), Verstuurd (Versendet), Te laat (Überfällig), Betaald (Bezahlt), Credit (Gutschrift) und Alle. Eine Rechnung ist Concept, Verstuurd, Deels betaald (Teilweise bezahlt), Betaald, Geannuleerd (Storniert) oder Gecrediteerd (Gutgeschrieben). Ist das Fälligkeitsdatum vorbei und steht noch ein Betrag offen, zeigt Beamcore Te laat.
Die Rechnung versenden
- Öffne den Entwurf und klicke auf Versturen (Versenden).
- Prüfe die E-mailadres (optioneel) (E-Mail-Adresse (optional)) und trage bei Bedarf einen Begeleidende tekst (optioneel) (Begleittext (optional)) ein.
- Klicke auf Versturen.
Die Rechnung erhält eine Nummer, den Status Verstuurd und ein Fälligkeitsdatum: das Rechnungsdatum plus die Zahlungsfrist. Der Empfänger erhält eine E-Mail mit der Rechnung als PDF und der Schaltfläche Factuur online bekijken (Rechnung online ansehen).
Nur einen Entwurf kannst du bearbeiten oder löschen. Prüfe die Rechnung also, bevor du sie versendest.
Die Online-Rechnung
Der Link in der E-Mail öffnet die Rechnung als PDF, ohne Anmeldung. Online bezahlen über den Link gibt es nicht. Der Kunde überweist den Betrag gemäß dem Zahlungstext auf der Rechnung, und du erfasst die Zahlung, sobald sie eingegangen ist.
Eine Zahlung erfassen
- Öffne die Rechnung und klicke auf Betaling registreren (Zahlung erfassen). Du brauchst das Recht Betaling registreren.
- Fülle Bedrag (€) (Betrag (€)) aus. Der offene Betrag ist schon eingetragen.
- Wähle das Betaaldatum (Zahlungsdatum) und die Methode: Bankoverschrijving (Banküberweisung), Contant (Bar), iDEAL oder Overig (Sonstiges). Eine Referentie ist optional.
Erfasst du weniger als die Gesamtsumme, wird der Status Deels betaald. Du kannst mehrere Zahlungen erfassen. Ist die Gesamtsumme erreicht, wird der Status Betaald. Alle Zahlungen stehen in der Tabelle Betalingen (Zahlungen) unter der Rechnung, und bei Betaald / openstaand (Bezahlt / offen) siehst du den Stand.
Rechnungsmeilensteine in der Planung
Bei einem Abschnitt in der Projektplanung kannst du Factuurmijlpaal (Rechnungsmeilenstein) einschalten und einen Factuurbedrag (€, excl. btw) (Rechnungsbetrag (€, ohne MwSt.)) eintragen. Sobald der Abschnitt den Status Klaar (Fertig) erhält, erstellt Beamcore automatisch einen Rechnungsentwurf für den Kunden des Projekts, mit einer Position für den Meilenstein und 21% MwSt. Pro Abschnitt geschieht das einmal. Die Rechnung steht im Reiter Concept. Du prüfst und versendest sie selbst.