Facturen aan je klanten maak je onder Offertes & facturen → Facturen. Een factuur begint als concept, krijgt bij het versturen een definitief nummer en houdt daarna bij wat er is betaald. Je hebt hiervoor de add-on Offertes & Facturatie nodig.
Een nieuwe factuur maken
- Klik op Nieuwe factuur.
- Kies de Klant en vul Referentie, Factuurdatum en Betaaltermijn (dagen) in. De betaaltermijn staat standaard op 14 dagen.
- Heb je factoring aangezet in de bedrijfsinstellingen, kies dan bij Factuurstandaard tussen Eigen rekening en Factoring. Dat bepaalt welke betaalgegevens onderaan de factuur komen.
- Voeg onder Regels je regels toe met Regel toevoegen. Een Factuurregel telt mee in het totaal, een Notitieregel is vrije tekst. Per regel vul je Omschrijving, Aantal, Eenheid, Stuksprijs (€), Btw % en Korting % in.
- Stel eventueel een Factuur-brede korting in en vul de tabbladen Omschrijving, Opmerkingen en Interne notitie.
- Sla op. De factuur is nu een concept zonder nummer.
Je kunt ook starten vanuit een geaccepteerde offerte met Maak factuur. Zie Een offerte laten accepteren en ondertekenen.
Tabbladen en statussen
Het overzicht heeft de tabbladen Concept, Verstuurd, Te laat, Betaald, Credit en Alle. Een factuur is Concept, Verstuurd, Deels betaald, Betaald, Geannuleerd of Gecrediteerd. Is de vervaldatum voorbij en staat er nog een bedrag open, dan toont Beamcore Te laat.
De factuur versturen
- Open het concept en klik op Versturen.
- Controleer het E-mailadres (optioneel) en vul eventueel een Begeleidende tekst (optioneel) in.
- Klik op Versturen.
De factuur krijgt een nummer, de status Verstuurd en een vervaldatum: de factuurdatum plus de betaaltermijn. De ontvanger krijgt een e-mail met de factuur als PDF en de knop Factuur online bekijken.
Alleen een concept kun je bewerken of verwijderen. Controleer de factuur dus voordat je hem verstuurt.
De online factuur
De link in de e-mail opent de factuur als PDF, zonder inloggen. Online betalen via de link is er niet. De klant maakt het bedrag over volgens de betaaltekst op de factuur, en jij registreert de betaling zodra die binnen is.
Een betaling registreren
- Open de factuur en klik op Betaling registreren. Je hebt het recht Betaling registreren nodig.
- Vul Bedrag (€) in. Het openstaande bedrag staat al ingevuld.
- Kies de Betaaldatum en de Methode: Bankoverschrijving, Contant, iDEAL of Overig. Een Referentie is optioneel.
Registreer je minder dan het totaal, dan wordt de status Deels betaald. Je kunt meerdere betalingen registreren. Is het totaal bereikt, dan wordt de status Betaald. Alle betalingen staan in de tabel Betalingen onder de factuur, en bij Betaald / openstaand zie je de stand.
Factuurmijlpalen in de planning
Bij een onderdeel in de projectplanning kun je Factuurmijlpaal aanzetten en een Factuurbedrag (€, excl. btw) invullen. Zodra het onderdeel de status Klaar krijgt, maakt Beamcore automatisch een conceptfactuur voor de klant van het project, met één regel voor de mijlpaal en 21% btw. Per onderdeel gebeurt dat één keer. De factuur staat onder het tabblad Concept. Je controleert en verstuurt hem zelf.