Offertes, facturen en aanvragen zitten in de add-on Offertes & Facturatie. Die kost € 59 per maand en zet je zelf aan via je abonnement. Daarna stel je één keer je standaarden in, zodat elke nieuwe offerte en factuur al grotendeels is ingevuld.
De add-on activeren
Je abonnement wijzigen kan alleen als je de rol admin hebt en het recht Abonnement + add-ons zelf wijzigen.
- Ga naar Bedrijf → Abonnement en klik op Abonnement wijzigen.
- Scrol naar het blok Add-ons en klik op de kaart van Offertes & Facturatie. Op de kaart staat daarna Gekozen.
- Controleer onder Samenvatting de regels Nu te betalen (excl. btw) en Nieuw terugkerend bedrag (excl. btw).
- Klik op Wijziging bevestigen.
Zodra de add-on actief is, verschijnt in het menu de groep Offertes & facturen met Offertes, Facturen en Aanvragen. Wat een gebruiker daar ziet en mag, hangt af van zijn rechten.
Waar vind je de instellingen
Ga naar Bedrijf → Bedrijfsinstellingen en open het tabblad Offertes & facturen. Is de add-on nog niet actief, dan zie je hier Module niet geactiveerd met de knop Naar abonnement. Met de add-on aan zie je twee blokken, elk met een eigen opslaanknop.
Offerte-standaarden
- Standaard omschrijving (bovenaan offerte): de inleidende tekst op elke nieuwe offerte.
- Standaard opmerkingen / voorwaarden: bijvoorbeeld je leverings- en betalingsvoorwaarden.
- Standaard interne notitie: tekst voor intern gebruik.
- Standaard begeleidende e-mailtekst: wordt vooringevuld in de e-mail bij het versturen. Per offerte pas je hem nog aan.
- Standaard regel-omschrijvingen: sjablonen met Omschrijving, Eenheid, Stuksprijs (€) en Btw %. Voeg ze toe met Sjabloon toevoegen. Bij het opstellen van een offerte kies je ze als regel.
- Standaard bijlagen: bestanden die automatisch aan elke nieuwe offerte worden gekoppeld. Maximaal 10 bestanden van elk 10 MB.
Klik op Offerte-standaarden opslaan. De standaarden gelden voor nieuwe offertes. Per offerte kun je alles nog wijzigen.
Factuur-standaarden
- Factuur-prefix en Credit-prefix: de letters waarmee je nummers beginnen. Standaard F en CF. Een nummer bestaat uit de prefix, het jaartal en een volgnummer van vier cijfers, bijvoorbeeld F2026-0001.
- Betaaltermijn (dagen): je gebruikelijke betaaltermijn. Controleer de termijn ook bij elke factuur die je maakt.
- IBAN (eigen rekening) en Ten name van: je bankgegevens.
- Betaaltekst op de factuur: de tekst onderaan de factuur. Je kunt de variabelen {bedrag}, {vervaldatum}, {betaaltermijn}, {factuurnummer}, {iban} en {tnv} gebruiken. Laat je het veld leeg, dan gebruikt Beamcore een standaardtekst.
- Factoring gebruiken (tweede betaalstandaard): zet je dit aan, dan kies je per factuur tussen je eigen rekening en de factoringmaatschappij. In Betaaltekst bij factoring zet je de bankgegevens van die maatschappij.
- Herinnering-dagen na vervaldatum: na hoeveel dagen elke herinnering wordt verstuurd. Standaard 3, 14 en 30.
- Tekst herinnering (trap 1), Tekst aanmaning (trap 2) en Tekst laatste aanmaning (trap 3): de tekst per herinnering.
Klik op Factuur-standaarden opslaan. Hoe de herinneringen werken lees je in Creditfacturen en betalingsherinneringen.