Een offerte maak je onder Offertes & facturen → Offertes. Je stelt hem op als concept, verstuurt hem wanneer hij klaar is en ziet daarna in het overzicht of de klant akkoord is. Hiervoor heb je de add-on Offertes & Facturatie nodig en de bijbehorende rechten, zoals Offerte opstellen en Offerte versturen.
Een nieuwe offerte opstellen
- Klik op Nieuwe offerte.
- Vul Klant & kenmerken in. Klant is verplicht. De Contactpersoon ontvangt de offerte en kan hem goed- of afkeuren. Het Offertenummer wordt automatisch voorgesteld en mag je aanpassen.
- Stel de Geldigheidstermijn (dagen) in (standaard 30) en het Standaard btw % (standaard 21). Met Bedragen incl. btw invoeren typ je prijzen inclusief btw. Beamcore rekent ze om naar exclusief.
- Voeg onder Regels je regels toe met Regel toevoegen.
- Vul eventueel Korting & deelbetalingen en de tabbladen Omschrijving, Opmerkingen / voorwaarden en Interne notitie in.
- Sla op. De offerte krijgt de status Concept en versie 1.
Regels, btw en korting
Een regel is een Offerteregel of een Notitieregel. Offerteregels tellen mee in het totaal, notitieregels zijn vrije tekst. Bij een offerteregel vul je Omschrijving, Aantal, Eenheid, Stuksprijs (€), Btw % en Korting % in. Met Standaard-omschrijving kies je een sjabloon uit je bedrijfsinstellingen. Het btw-percentage per regel mag afwijken van het standaardpercentage.
Bij Offerte-brede korting kies je Geen, Percentage (%) of Vast bedrag (€). Onder In delen factureren verdeel je het totaal over termijnen met Termijn toevoegen. De laatste termijn wordt automatisch aangevuld tot 100%.
Bijlagen
Onder de offerte staat de tabel Losse bijlagen. Met Bijlage uploaden voeg je bestanden toe, maximaal 10 per keer van elk 10 MB. Standaardbijlagen uit je bedrijfsinstellingen staan er al bij. De e-mail aan de klant bevat de offerte als PDF. De losse bijlagen staan bij de offerte in Beamcore en gaan niet mee in de e-mail.
De offerte versturen
- Open de offerte en klik op Versturen.
- Kies bij Gebruiker van de klant een contactpersoon, of vul zelf een E-mailadres (optioneel) in. Dat mag ook iemand zonder Beamcore-account zijn.
- Pas de Begeleidende tekst (optioneel) aan en klik op Versturen.
Laat je het e-mailadres leeg, dan gaat er geen e-mail uit en krijgt de klant alleen een melding in het portaal. De status wordt Verstuurd en de knop heet daarna Opnieuw versturen.
Tabbladen en statussen
Het overzicht heeft de tabbladen Openstaand (Concept en Verstuurd), Akkoord, Afgewezen, Gearchiveerd en Alle. Een offerte is Concept, Verstuurd, Geaccepteerd of Afgewezen.
Bewerken, dupliceren, PDF en archiveren
Onder Meer acties op de offerte vind je:
- Bewerken / herzien: een concept pas je direct aan. Bewerk je een verstuurde offerte, dan ontstaat een nieuwe versie en gaat de offerte terug naar Concept. Verstuur hem daarna opnieuw. Een geaccepteerde of afgewezen offerte kun je niet meer bewerken.
- PDF bekijken en PDF downloaden: altijd de huidige versie.
- Dupliceren: opent een nieuwe offerte met dezelfde klant en inhoud.
- Archiveren: verplaatst de offerte naar het tabblad Gearchiveerd. Met Uit archief halen zet je hem terug.
Onderaan de offerte staat Historie met wat er wanneer is gebeurd. Hoe de klant akkoord geeft, lees je in Een offerte laten accepteren en ondertekenen.