Onder Offertes & facturen → Aanvragen komen aanvragen voor nieuwe projecten binnen. Je overlegt erover in de aanvraag zelf, stelt er een offerte voor op en zet de aanvraag om naar een project. Het menu is zichtbaar met de add-on Offertes & Facturatie.
Hoe een aanvraag binnenkomt
Een aanvraag wordt ingediend door een gebruiker met het recht Project-aanvraag indienen. Standaard hebben klanten, aannemers en tekenaars dat recht. De rol admin heeft het standaard niet, want die beoordeelt aanvragen.
De indiener vult in het portaal onder Aanvragen een formulier in: Versturen naar (naam), E-mailadres ontvanger, Project-naam, Omschrijving, Budget-indicatie, Gewenste eind-week, Bijlagen en Voorgestelde teamleden. Heeft de ontvanger een Beamcore-account, dan verschijnt de aanvraag in zijn portaal. Zo niet, dan krijgt hij een e-mail met een openbare link.
Tabbladen en statussen
- Ontvangen: aanvragen die bij jouw bedrijf zijn binnengekomen. Gebruikers zonder het recht Aanvragenlijst zien zien hier alleen aanvragen die aan hen zijn gericht.
- Verstuurd: aanvragen die je zelf hebt ingediend.
- Archief: gearchiveerde en omgezette aanvragen.
Een aanvraag heeft de status In afwachting, Goedgekeurd, Afgewezen of Omgezet naar project.
Overleggen in de aanvraag
Open een aanvraag om de omschrijving, het budget, de Voorgestelde teamleden, de Bestanden en het Gesprek te zien. Met Bericht plaatsen stuur je een bericht, eventueel met bijlagen. De indiener kan via Meer → Aanvraag bijwerken het budget en de gewenste weken aanpassen. Die wijziging komt als regel in het gesprek te staan.
Onder Meer vind je ook Alles downloaden (ZIP). Die optie is er als de aanvraag bestanden heeft en levert alle bestanden in één keer.
Een offerte opstellen voor de aanvraag
- Klik in de aanvraag op Offerte opstellen. Je hebt het recht Offerte opstellen nodig.
- Het offerteformulier opent met de projectnaam als referentie en één regel. Vul de regels en prijzen in en klik op Aanmaken.
- De offerte staat nu als concept onder Offertes. Open hem daar en klik op Versturen. De indiener van de aanvraag krijgt een melding in het portaal.
Zodra je een offerte opstelt, verhuist de aanvraag naar het tabblad Archief. In de aanvraag zie je het blok Offerte met nummer, status, versie en totaal. Via de knop Offerte kun je daarna kiezen voor Offerte herzien, Offerte accepteren, Offerte afwijzen en Offerte (PDF).
Goedkeuren en converteren
- Klik op Goedkeuren & converteren. De knop is er bij de status In afwachting en als je het recht Aanvraag goedkeuren + converteren hebt.
- Bevestig met Naar project-aanmaak. Het projectformulier opent met de naam, omschrijving, gewenste weken en voorgestelde teamleden uit de aanvraag.
- Pas aan wat nodig is en sla het project op.
Na het opslaan worden de bestanden van de aanvraag naar het project gekopieerd, krijgt de aanvraag de status Omgezet naar project en staat hij in het archief. Wil je de aanvraag niet aannemen, klik dan op Afwijzen en vul een reden in.
Aanvragen naar een externe partij
Gaat een aanvraag naar iemand zonder Beamcore-account, dan opent die de aanvraag via de openbare link. Daar kan hij Accepteren of Weigeren en een offerte als PDF uploaden van maximaal 20 MB. Na accepteren krijgt de aanvraag de status Goedgekeurd.
Gebruikers met het recht Aanvragenlijst zien zien onder de aanvraag de tabel Ontvangen offertes. Per offerte kies je Download, Goedkeuren of Afwijzen. De externe partij krijgt de uitkomst per e-mail.