Een verstuurde offerte kan je klant digitaal accepteren, met naam en handtekening. Dat kan via een link in de e-mail, zonder account, of in het portaal. Daarna zie je bij de offerte wie wanneer heeft getekend en maak je er met één klik een conceptfactuur van.
Wat de klant ontvangt
- Vulde je bij het versturen een e-mailadres in, dan krijgt de ontvanger een e-mail met het offertenummer, het totaal inclusief btw en de datum tot wanneer de offerte geldig is. De offerte zit als PDF in de bijlage en de knop Offerte online bekijken & goedkeuren opent de online offerte.
- De contactpersoon en de gebruikers van de klant met portaaltoegang krijgen een melding in het portaal. Zij vinden de offerte onder Offertes & facturen → Offertes.
De online offerte
De link uit de e-mail werkt zonder inloggen. De pagina toont je logo, de klantgegevens, alle regels, de totalen, eventuele termijnen en je opmerkingen of voorwaarden. Met PDF downloaden haalt de klant de offerte binnen.
Zolang de offerte de status Verstuurd heeft, staat onderaan het blok Akkoord geven:
- De klant vult zijn Naam in. Die is verplicht bij accepteren.
- Hij zet zijn Handtekening in het tekenvak. Met Handtekening wissen begint hij opnieuw.
- Hij klikt op Accepteren & ondertekenen, of op Afwijzen.
Een concept is niet via de link te openen. Herzie je een verstuurde offerte, dan gaat hij terug naar Concept en werkt de link pas weer nadat je hem opnieuw hebt verstuurd.
Accepteren in het portaal
Een ingelogde klant opent de offerte en klikt op Accepteren. In het venster Offerte accepteren vult hij Naam ondertekenaar in, zet zijn Handtekening en klikt op Akkoord & ondertekenen. Met Afwijzen wijst hij de offerte af.
De knoppen zijn alleen zichtbaar voor de contactpersoon die op de offerte is gekozen, en voor gebruikers van je eigen bedrijf die alle offertes mogen zien en het recht Offerte accepteren of afwijzen hebben. Andere gebruikers van de klant kunnen de offerte wel bekijken.
Wat je daarna ziet
- De status wordt Geaccepteerd of Afgewezen. De offerte verhuist naar het tabblad Akkoord of Afgewezen.
- Bovenaan de offerte verschijnt het blok Beslissing met de uitkomst, door wie, het tijdstip, het IP-adres en de handtekening.
- De eigenaren van je bedrijf krijgen een melding. Bij een akkoord ontvangen zij ook een e-mail.
- Bij een akkoord krijgt de klant een bevestiging per e-mail. Die gaat naar de contactpersoon, of naar het e-mailadres van de klant als er geen contactpersoon is.
- In Historie staat de beslissing met naam en tijdstip.
Een geaccepteerde of afgewezen offerte kan niet opnieuw worden beslist of bewerkt. Wil je een aangepast voorstel doen, gebruik dan Dupliceren en verstuur de nieuwe offerte.
Een factuur maken van een geaccepteerde offerte
Op een geaccepteerde offerte staat de knop Maak factuur. Je hebt daarvoor het recht Factuur aanmaken nodig. Beamcore maakt een conceptfactuur met alle regels van de offerte, het btw-percentage, de korting, de referentie en de teksten, en opent die factuur meteen.
De factuur is voor het volledige offertebedrag. De termijnen uit In delen factureren worden niet automatisch als losse facturen aangemaakt. Wil je in delen factureren, pas dan de regels van de conceptfactuur aan. Verder gaat het zoals beschreven in Een factuur maken, versturen en een betaling registreren.