Een verstuurde factuur pas je niet meer aan. Klopt er iets niet, dan maak je een creditfactuur of annuleer je de factuur. Wordt een factuur niet op tijd betaald, dan stuurt Beamcore automatisch herinneringen volgens het schema in je bedrijfsinstellingen.
Een creditfactuur maken
- Open de factuur onder Offertes & facturen → Facturen.
- Klik op Meer acties en kies Creditfactuur maken.
- Bevestig de actie.
De optie is er bij een factuur met de status Verstuurd, Deels betaald of Betaald, en je hebt het recht Creditfactuur maken nodig. Beamcore maakt een creditfactuur met dezelfde regels, een eigen nummer met je credit-prefix en de referentie "Creditfactuur bij" gevolgd door het oorspronkelijke factuurnummer. De creditfactuur heeft meteen de status Verstuurd en de oorspronkelijke factuur wordt Gecrediteerd.
De creditfactuur wordt niet automatisch gemaild. Download hem met Meer acties → PDF downloaden en stuur hem zelf naar je klant. Je vindt alle creditfacturen onder het tabblad Credit.
Een factuur annuleren
Met Meer acties → Annuleren zet je een factuur op Geannuleerd. Dat kan alleen als er nog geen betaling op is geregistreerd en de factuur niet al geannuleerd of gecrediteerd is. Een concept kun je ook gewoon verwijderen. Is er al betaald, gebruik dan een creditfactuur.
Automatische betalingsherinneringen
Beamcore controleert elke dag welke facturen over de vervaldatum zijn. Een factuur krijgt een herinnering als:
- het een gewone factuur is, geen creditfactuur;
- de status Verstuurd of Deels betaald is;
- de vervaldatum voorbij is en er nog een bedrag openstaat;
- bij de klant een e-mailadres is vastgelegd.
Er zijn drie trappen. Wanneer elke trap wordt verstuurd, bepaal je met Herinnering-dagen na vervaldatum in Bedrijf → Bedrijfsinstellingen, tabblad Offertes & facturen. Standaard is dat 3, 14 en 30 dagen na de vervaldatum.
- Trap 1: een e-mail met het onderwerp "Herinnering factuur" en het factuurnummer.
- Trap 2: "Aanmaning factuur".
- Trap 3: "Laatste aanmaning factuur".
Elke e-mail bevat jouw tekst voor die trap, het factuurnummer, de vervaldatum, het openstaande bedrag en de factuur als PDF. De teksten stel je in bij Tekst herinnering (trap 1), Tekst aanmaning (trap 2) en Tekst laatste aanmaning (trap 3). Vul je niets in, dan gebruikt Beamcore een standaardtekst per trap.
Goed om te weten
- Een herinnering gaat naar het e-mailadres dat bij de klant is vastgelegd. Dat kan een ander adres zijn dan het adres dat je bij het versturen van de factuur invulde.
- Per factuur wordt elke trap hooguit één keer verstuurd.
- Is een factuur bij de controle al verder over de datum, dan gaat alleen de trap die op dat moment van toepassing is. Eerdere trappen worden niet alsnog verstuurd.
- Zodra een factuur Betaald, Geannuleerd of Gecrediteerd is, stoppen de herinneringen. Registreer betalingen dus op tijd. Zie Een factuur maken, versturen en een betaling registreren.
- De herinneringen werken alleen zolang de add-on Offertes & Facturatie actief is.