Eine versendete Rechnung änderst du nicht mehr. Stimmt etwas nicht, erstellst du eine Gutschrift oder stornierst die Rechnung. Wird eine Rechnung nicht rechtzeitig bezahlt, sendet Beamcore automatisch Erinnerungen nach dem Schema in deinen Unternehmenseinstellungen. Die Beamcore-Oberfläche ist auf Niederländisch, daher stehen Schaltflächen und Menüs hier auf Niederländisch mit Übersetzung.
Eine Gutschrift erstellen
- Öffne die Rechnung unter Offertes & facturen → Facturen (Angebote & Rechnungen → Rechnungen).
- Klicke auf Meer acties (Weitere Aktionen) und wähle Creditfactuur maken (Gutschrift erstellen).
- Bestätige die Aktion.
Die Option gibt es bei einer Rechnung mit dem Status Verstuurd (Versendet), Deels betaald (Teilweise bezahlt) oder Betaald (Bezahlt), und du brauchst das Recht Creditfactuur maken. Beamcore erstellt eine Gutschrift mit denselben Positionen, einer eigenen Nummer mit deinem Gutschriftpräfix und der Referenz "Creditfactuur bij" (Gutschrift zu), gefolgt von der ursprünglichen Rechnungsnummer. Die Gutschrift hat sofort den Status Verstuurd und die ursprüngliche Rechnung wird Gecrediteerd (Gutgeschrieben).
Die Gutschrift wird nicht automatisch per E-Mail verschickt. Lade sie mit Meer acties → PDF downloaden (Weitere Aktionen → PDF herunterladen) herunter und schicke sie selbst an deinen Kunden. Du findest alle Gutschriften im Reiter Credit (Gutschrift).
Eine Rechnung stornieren
Mit Meer acties → Annuleren (Weitere Aktionen → Stornieren) setzt du eine Rechnung auf Geannuleerd (Storniert). Das geht nur, wenn noch keine Zahlung darauf erfasst wurde und die Rechnung nicht schon storniert oder gutgeschrieben ist. Einen Entwurf kannst du auch einfach löschen. Wurde schon bezahlt, verwende eine Gutschrift.
Automatische Zahlungserinnerungen
Beamcore prüft jeden Tag, welche Rechnungen über das Fälligkeitsdatum hinaus sind. Eine Rechnung erhält eine Erinnerung, wenn:
- es eine normale Rechnung ist, keine Gutschrift;
- der Status Verstuurd oder Deels betaald ist;
- das Fälligkeitsdatum vorbei ist und noch ein Betrag offen steht;
- beim Kunden eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist.
Es gibt drei Stufen. Wann jede Stufe versendet wird, bestimmst du mit Herinnering-dagen na vervaldatum (Erinnerungstage nach Fälligkeitsdatum) in Bedrijf → Bedrijfsinstellingen (Unternehmen → Unternehmenseinstellungen), Reiter Offertes & facturen (Angebote & Rechnungen). Standardmäßig sind das 3, 14 und 30 Tage nach dem Fälligkeitsdatum.
- Stufe 1: eine E-Mail mit dem Betreff "Herinnering factuur" (Erinnerung Rechnung) und der Rechnungsnummer.
- Stufe 2: "Aanmaning factuur" (Mahnung Rechnung).
- Stufe 3: "Laatste aanmaning factuur" (Letzte Mahnung Rechnung).
Jede E-Mail enthält deinen Text für diese Stufe, die Rechnungsnummer, das Fälligkeitsdatum, den offenen Betrag und die Rechnung als PDF. Die Texte legst du bei Tekst herinnering (trap 1) (Text Erinnerung (Stufe 1)), Tekst aanmaning (trap 2) (Text Mahnung (Stufe 2)) und Tekst laatste aanmaning (trap 3) (Text letzte Mahnung (Stufe 3)) fest. Trägst du nichts ein, verwendet Beamcore einen Standardtext pro Stufe.
Gut zu wissen
- Eine Erinnerung geht an die E-Mail-Adresse, die beim Kunden hinterlegt ist. Das kann eine andere Adresse sein als die, die du beim Versenden der Rechnung eingetragen hast.
- Pro Rechnung wird jede Stufe höchstens einmal versendet.
- Ist eine Rechnung bei der Prüfung schon weiter über das Datum hinaus, geht nur die Stufe raus, die in diesem Moment zutrifft. Frühere Stufen werden nicht nachträglich versendet.
- Sobald eine Rechnung Betaald, Geannuleerd oder Gecrediteerd ist, hören die Erinnerungen auf. Erfasse Zahlungen also rechtzeitig. Siehe Eine Rechnung erstellen, versenden und eine Zahlung erfassen.
- Die Erinnerungen funktionieren nur, solange das Add-on Offertes & Facturatie (Angebote & Rechnungen) aktiv ist.