Wysłaną ofertę twój klient może zaakceptować cyfrowo, podając imię i nazwisko oraz składając podpis. Może to zrobić przez link w wiadomości e-mail, bez konta, lub w portalu. Potem przy ofercie widzisz, kto i kiedy ją podpisał, i jednym kliknięciem tworzysz z niej szkic faktury. Interfejs Beamcore jest w języku niderlandzkim, dlatego nazwy przycisków i menu podajemy po niderlandzku z tłumaczeniem.
Co otrzymuje klient
- Jeśli przy wysyłce wpisałeś adres e-mail, odbiorca otrzymuje wiadomość z numerem oferty, sumą z VAT i datą, do której oferta jest ważna. Oferta jest załączona jako PDF, a przycisk Offerte online bekijken & goedkeuren (Zobacz i zaakceptuj ofertę online) otwiera ofertę online.
- Osoba kontaktowa i użytkownicy klienta z dostępem do portalu otrzymują powiadomienie w portalu. Znajdą ofertę w sekcji Offertes & facturen → Offertes (Oferty i faktury → Oferty).
Oferta online
Link z wiadomości e-mail działa bez logowania. Strona pokazuje twoje logo, dane klienta, wszystkie pozycje, sumy, ewentualne raty oraz twoje uwagi lub warunki. Przyciskiem PDF downloaden (Pobierz PDF) klient pobiera ofertę.
Dopóki oferta ma status Verstuurd (wysłana), na dole znajduje się blok Akkoord geven (Wyraź zgodę):
- Klient wpisuje swoje Naam (Imię i nazwisko). Jest ono wymagane przy akceptacji.
- Składa Handtekening (Podpis) w polu podpisu. Przyciskiem Handtekening wissen (Wyczyść podpis) zaczyna od nowa.
- Klika Accepteren & ondertekenen (Zaakceptuj i podpisz) lub Afwijzen (Odrzuć).
Szkicu nie da się otworzyć przez link. Jeśli zrewidujesz wysłaną ofertę, wraca ona do statusu Concept (szkic), a link zadziała ponownie dopiero wtedy, gdy wyślesz ją jeszcze raz.
Akceptacja w portalu
Zalogowany klient otwiera ofertę i klika Accepteren (Zaakceptuj). W oknie Offerte accepteren (Zaakceptuj ofertę) wpisuje Naam ondertekenaar (Imię i nazwisko podpisującego), składa Handtekening (Podpis) i klika Akkoord & ondertekenen (Zgoda i podpis). Przyciskiem Afwijzen (Odrzuć) odrzuca ofertę.
Przyciski są widoczne tylko dla osoby kontaktowej wybranej w ofercie oraz dla użytkowników twojej własnej firmy, którzy mogą widzieć wszystkie oferty i mają uprawnienie Offerte accepteren of afwijzen (Akceptuj lub odrzuć ofertę). Pozostali użytkownicy klienta mogą jednak przeglądać ofertę.
Co widzisz potem
- Status zmienia się na Geaccepteerd (zaakceptowana) lub Afgewezen (odrzucona). Oferta trafia na kartę Akkoord (Zaakceptowane) lub Afgewezen (Odrzucone).
- U góry oferty pojawia się blok Beslissing (Decyzja) z wynikiem, osobą, która podjęła decyzję, czasem, adresem IP i podpisem.
- Właściciele twojej firmy otrzymują powiadomienie. W przypadku akceptacji dostają też wiadomość e-mail.
- W przypadku akceptacji klient otrzymuje potwierdzenie e-mailem. Trafia ono do osoby kontaktowej lub na adres e-mail klienta, jeśli nie ma osoby kontaktowej.
- W sekcji Historie (Historia) widnieje decyzja z imieniem i nazwiskiem oraz czasem.
O zaakceptowanej lub odrzuconej ofercie nie można zdecydować ponownie ani jej edytować. Jeśli chcesz złożyć zmienioną propozycję, użyj opcji Dupliceren (Duplikuj) i wyślij nową ofertę.
Tworzenie faktury z zaakceptowanej oferty
Przy zaakceptowanej ofercie znajduje się przycisk Maak factuur (Utwórz fakturę). Potrzebujesz do tego uprawnienia Factuur aanmaken (Tworzenie faktury). Beamcore tworzy szkic faktury ze wszystkimi pozycjami oferty, stawką VAT, rabatem, referencją i tekstami, a następnie od razu otwiera tę fakturę.
Faktura obejmuje pełną kwotę oferty. Raty z sekcji In delen factureren (Fakturuj w częściach) nie są automatycznie tworzone jako osobne faktury. Jeśli chcesz fakturować w częściach, dostosuj pozycje szkicu faktury. Dalej postępujesz tak, jak opisano w artykule Tworzenie i wysyłanie faktury oraz rejestracja płatności.