Oferty, faktury i zapytania są częścią dodatku Offertes & Facturatie (Oferty i fakturowanie). Kosztuje on 59 € miesięcznie i włączasz go samodzielnie w ramach swojego abonamentu. Następnie jeden raz ustawiasz wartości domyślne, dzięki czemu każda nowa oferta i faktura jest już w dużej mierze wypełniona. Interfejs Beamcore jest w języku niderlandzkim, dlatego nazwy przycisków i menu podajemy po niderlandzku z tłumaczeniem.
Aktywacja dodatku
Abonament możesz zmienić tylko wtedy, gdy masz rolę admin i uprawnienie Abonnement + add-ons zelf wijzigen (Samodzielna zmiana abonamentu i dodatków).
- Przejdź do Bedrijf → Abonnement (Firma → Abonament) i kliknij Abonnement wijzigen (Zmień abonament).
- Przewiń do bloku Add-ons (Dodatki) i kliknij kartę Offertes & Facturatie. Na karcie pojawi się wtedy Gekozen (Wybrano).
- W sekcji Samenvatting (Podsumowanie) sprawdź wiersze Nu te betalen (excl. btw) (Do zapłaty teraz, bez VAT) i Nieuw terugkerend bedrag (excl. btw) (Nowa kwota cykliczna, bez VAT).
- Kliknij Wijziging bevestigen (Potwierdź zmianę).
Gdy tylko dodatek jest aktywny, w menu pojawia się grupa Offertes & facturen (Oferty i faktury) z pozycjami Offertes (Oferty), Facturen (Faktury) i Aanvragen (Zapytania). To, co użytkownik tam widzi i może robić, zależy od jego uprawnień.
Gdzie znajdziesz ustawienia
Przejdź do Bedrijf → Bedrijfsinstellingen (Firma → Ustawienia firmy) i otwórz kartę Offertes & facturen (Oferty i faktury). Jeśli dodatek nie jest jeszcze aktywny, zobaczysz tu komunikat Module niet geactiveerd (Moduł nieaktywny) z przyciskiem Naar abonnement (Przejdź do abonamentu). Przy włączonym dodatku widzisz dwa bloki, każdy z własnym przyciskiem zapisu.
Domyślne ustawienia ofert
- Standaard omschrijving (bovenaan offerte) (Domyślny opis, na górze oferty): tekst wprowadzający w każdej nowej ofercie.
- Standaard opmerkingen / voorwaarden (Domyślne uwagi / warunki): na przykład twoje warunki dostawy i płatności.
- Standaard interne notitie (Domyślna notatka wewnętrzna): tekst do użytku wewnętrznego.
- Standaard begeleidende e-mailtekst (Domyślny tekst towarzyszącej wiadomości e-mail): jest wstępnie wpisywany do wiadomości e-mail przy wysyłce. Dla każdej oferty możesz go jeszcze zmienić.
- Standaard regel-omschrijvingen (Domyślne opisy pozycji): szablony z polami Omschrijving (Opis), Eenheid (Jednostka), Stuksprijs (€) (Cena jednostkowa, €) i Btw % (VAT %). Dodajesz je przyciskiem Sjabloon toevoegen (Dodaj szablon). Przy tworzeniu oferty wybierasz je jako pozycję.
- Standaard bijlagen (Domyślne załączniki): pliki, które są automatycznie dołączane do każdej nowej oferty. Maksymalnie 10 plików po 10 MB każdy.
Kliknij Offerte-standaarden opslaan (Zapisz domyślne ustawienia ofert). Wartości domyślne dotyczą nowych ofert. W każdej ofercie możesz jeszcze wszystko zmienić.
Domyślne ustawienia faktur
- Factuur-prefix (Prefiks faktury) i Credit-prefix (Prefiks faktury korygującej): litery, od których zaczynają się twoje numery. Domyślnie F i CF. Numer składa się z prefiksu, roku i czterocyfrowego numeru kolejnego, na przykład F2026-0001.
- Betaaltermijn (dagen) (Termin płatności, dni): twój zwykły termin płatności. Sprawdzaj termin także przy każdej tworzonej fakturze.
- IBAN (eigen rekening) (IBAN, własne konto) i Ten name van (Właściciel rachunku): twoje dane bankowe.
- Betaaltekst op de factuur (Tekst płatności na fakturze): tekst na dole faktury. Możesz używać zmiennych {bedrag}, {vervaldatum}, {betaaltermijn}, {factuurnummer}, {iban} i {tnv}. Jeśli zostawisz to pole puste, Beamcore użyje tekstu domyślnego.
- Factoring gebruiken (tweede betaalstandaard) (Korzystaj z factoringu, drugi standard płatności): jeśli to włączysz, przy każdej fakturze wybierasz między własnym kontem a firmą factoringową. W polu Betaaltekst bij factoring (Tekst płatności przy factoringu) wpisujesz dane bankowe tej firmy.
- Herinnering-dagen na vervaldatum (Dni przypomnień po terminie płatności): po ilu dniach wysyłane jest każde przypomnienie. Domyślnie 3, 14 i 30.
- Tekst herinnering (trap 1) (Tekst przypomnienia, etap 1), Tekst aanmaning (trap 2) (Tekst wezwania do zapłaty, etap 2) i Tekst laatste aanmaning (trap 3) (Tekst ostatecznego wezwania do zapłaty, etap 3): tekst każdego przypomnienia.
Kliknij Factuur-standaarden opslaan (Zapisz domyślne ustawienia faktur). Jak działają przypomnienia, przeczytasz w artykule Faktury korygujące i przypomnienia o płatności.