Ofertę tworzysz w sekcji Offertes & facturen → Offertes (Oferty i faktury → Oferty). Przygotowujesz ją jako szkic, wysyłasz, gdy jest gotowa, a potem widzisz w przeglądzie, czy klient ją zaakceptował. Potrzebujesz do tego dodatku Offertes & Facturatie (Oferty i fakturowanie) oraz odpowiednich uprawnień, takich jak Offerte opstellen (Przygotuj ofertę) i Offerte versturen (Wyślij ofertę). Interfejs Beamcore jest w języku niderlandzkim, dlatego nazwy przycisków i menu podajemy po niderlandzku z tłumaczeniem.
Przygotowanie nowej oferty
- Kliknij Nieuwe offerte (Nowa oferta).
- Wypełnij sekcję Klant & kenmerken (Klient i dane). Pole Klant (Klient) jest wymagane. Contactpersoon (Osoba kontaktowa) otrzymuje ofertę i może ją zaakceptować lub odrzucić. Offertenummer (Numer oferty) jest proponowany automatycznie i możesz go zmienić.
- Ustaw Geldigheidstermijn (dagen) (Okres ważności, dni), domyślnie 30, oraz Standaard btw % (Domyślny VAT %), domyślnie 21. Dzięki opcji Bedragen incl. btw invoeren (Wprowadzaj kwoty z VAT) wpisujesz ceny z VAT. Beamcore przelicza je na kwoty bez VAT.
- W sekcji Regels (Pozycje) dodaj pozycje przyciskiem Regel toevoegen (Dodaj pozycję).
- Opcjonalnie wypełnij sekcję Korting & deelbetalingen (Rabat i płatności częściowe) oraz karty Omschrijving (Opis), Opmerkingen / voorwaarden (Uwagi / warunki) i Interne notitie (Notatka wewnętrzna).
- Zapisz. Oferta otrzymuje status Concept (szkic) i wersję 1.
Pozycje, VAT i rabat
Pozycja to Offerteregel (Pozycja oferty) lub Notitieregel (Pozycja notatki). Pozycje oferty wliczają się do sumy, pozycje notatki to dowolny tekst. W pozycji oferty wypełniasz pola Omschrijving (Opis), Aantal (Ilość), Eenheid (Jednostka), Stuksprijs (€) (Cena jednostkowa, €), Btw % (VAT %) i Korting % (Rabat %). Za pomocą Standaard-omschrijving (Domyślny opis) wybierasz szablon z ustawień firmy. Stawka VAT w danej pozycji może się różnić od stawki domyślnej.
W polu Offerte-brede korting (Rabat na całą ofertę) wybierasz Geen (Brak), Percentage (%) (Procent, %) lub Vast bedrag (€) (Stała kwota, €). W sekcji In delen factureren (Fakturuj w częściach) dzielisz sumę na raty przyciskiem Termijn toevoegen (Dodaj ratę). Ostatnia rata jest automatycznie uzupełniana do 100%.
Załączniki
Pod ofertą znajduje się tabela Losse bijlagen (Osobne załączniki). Przyciskiem Bijlage uploaden (Prześlij załącznik) dodajesz pliki, maksymalnie 10 naraz po 10 MB każdy. Domyślne załączniki z ustawień firmy są już na liście. Wiadomość e-mail do klienta zawiera ofertę jako PDF. Osobne załączniki pozostają przy ofercie w Beamcore i nie są dołączane do wiadomości e-mail.
Wysyłanie oferty
- Otwórz ofertę i kliknij Versturen (Wyślij).
- W polu Gebruiker van de klant (Użytkownik klienta) wybierz osobę kontaktową lub samodzielnie wpisz E-mailadres (optioneel) (Adres e-mail, opcjonalnie). Może to być też ktoś bez konta Beamcore.
- Dostosuj Begeleidende tekst (optioneel) (Tekst towarzyszący, opcjonalnie) i kliknij Versturen.
Jeśli zostawisz adres e-mail pusty, żadna wiadomość nie zostanie wysłana, a klient otrzyma tylko powiadomienie w portalu. Status zmienia się na Verstuurd (wysłana), a przycisk nazywa się potem Opnieuw versturen (Wyślij ponownie).
Karty i statusy
Przegląd ma karty Openstaand (Otwarte, czyli Concept i Verstuurd), Akkoord (Zaakceptowane), Afgewezen (Odrzucone), Gearchiveerd (Zarchiwizowane) i Alle (Wszystkie). Oferta ma status Concept (szkic), Verstuurd (wysłana), Geaccepteerd (zaakceptowana) lub Afgewezen (odrzucona).
Edycja, duplikowanie, PDF i archiwizacja
W menu Meer acties (Więcej działań) przy ofercie znajdziesz:
- Bewerken / herzien (Edytuj / zrewiduj): szkic zmieniasz bezpośrednio. Jeśli edytujesz wysłaną ofertę, powstaje nowa wersja, a oferta wraca do statusu Concept. Następnie wyślij ją ponownie. Zaakceptowanej lub odrzuconej oferty nie można już edytować.
- PDF bekijken (Wyświetl PDF) i PDF downloaden (Pobierz PDF): zawsze aktualna wersja.
- Dupliceren (Duplikuj): otwiera nową ofertę z tym samym klientem i treścią.
- Archiveren (Archiwizuj): przenosi ofertę na kartę Gearchiveerd. Za pomocą Uit archief halen (Przywróć z archiwum) przywracasz ją.
Na dole oferty znajduje się Historie (Historia), w której widać, co i kiedy się wydarzyło. Jak klient akceptuje ofertę, przeczytasz w artykule Akceptacja i podpisanie oferty przez klienta.