Un presupuesto se crea en Offertes & facturen → Offertes (Presupuestos y facturas → Presupuestos). Lo redactas como borrador, lo envías cuando está listo y después ves en el resumen si el cliente lo ha aprobado. Para ello necesitas el complemento Offertes & Facturatie (Presupuestos y facturación) y los permisos correspondientes, como Offerte opstellen (Redactar presupuesto) y Offerte versturen (Enviar presupuesto). La interfaz de Beamcore está en neerlandés, por eso los nombres de botones y menús aparecen en neerlandés con una traducción.
Redactar un nuevo presupuesto
- Haz clic en Nieuwe offerte (Nuevo presupuesto).
- Rellena Klant & kenmerken (Cliente y datos). Klant (Cliente) es obligatorio. El Contactpersoon (Persona de contacto) recibe el presupuesto y puede aprobarlo o rechazarlo. El Offertenummer (Número de presupuesto) se propone automáticamente y puedes cambiarlo.
- Establece el Geldigheidstermijn (dagen) (Plazo de validez, días), 30 de forma predeterminada, y el Standaard btw % (IVA predeterminado %), 21 de forma predeterminada. Con Bedragen incl. btw invoeren (Introducir importes con IVA) escribes los precios con IVA incluido. Beamcore los convierte a importes sin IVA.
- En Regels (Líneas), añade tus líneas con Regel toevoegen (Añadir línea).
- Si quieres, rellena Korting & deelbetalingen (Descuento y pagos parciales) y las pestañas Omschrijving (Descripción), Opmerkingen / voorwaarden (Observaciones / condiciones) e Interne notitie (Nota interna).
- Guarda. El presupuesto recibe el estado Concept (borrador) y la versión 1.
Líneas, IVA y descuento
Una línea es una Offerteregel (Línea de presupuesto) o una Notitieregel (Línea de nota). Las líneas de presupuesto cuentan para el total; las líneas de nota son texto libre. En una línea de presupuesto rellenas Omschrijving (Descripción), Aantal (Cantidad), Eenheid (Unidad), Stuksprijs (€) (Precio unitario, €), Btw % (IVA %) y Korting % (Descuento %). Con Standaard-omschrijving (Descripción predeterminada) eliges una plantilla de los ajustes de tu empresa. El porcentaje de IVA de cada línea puede ser distinto del porcentaje predeterminado.
En Offerte-brede korting (Descuento sobre todo el presupuesto) eliges Geen (Ninguno), Percentage (%) (Porcentaje, %) o Vast bedrag (€) (Importe fijo, €). En In delen factureren (Facturar por partes) repartes el total en plazos con Termijn toevoegen (Añadir plazo). El último plazo se completa automáticamente hasta el 100%.
Adjuntos
Debajo del presupuesto está la tabla Losse bijlagen (Adjuntos sueltos). Con Bijlage uploaden (Subir adjunto) añades archivos, un máximo de 10 a la vez de 10 MB cada uno. Los adjuntos predeterminados de los ajustes de tu empresa ya aparecen en la lista. El correo al cliente contiene el presupuesto en PDF. Los adjuntos sueltos se quedan con el presupuesto en Beamcore y no se incluyen en el correo.
Enviar el presupuesto
- Abre el presupuesto y haz clic en Versturen (Enviar).
- En Gebruiker van de klant (Usuario del cliente) elige una persona de contacto, o introduce tú mismo un E-mailadres (optioneel) (Dirección de correo, opcional). También puede ser alguien sin cuenta de Beamcore.
- Ajusta el Begeleidende tekst (optioneel) (Texto de acompañamiento, opcional) y haz clic en Versturen.
Si dejas vacía la dirección de correo, no se envía ningún correo y el cliente solo recibe un aviso en el portal. El estado pasa a Verstuurd (enviado) y el botón se llama a partir de entonces Opnieuw versturen (Reenviar).
Pestañas y estados
El resumen tiene las pestañas Openstaand (Abiertos: Concept y Verstuurd), Akkoord (Aprobados), Afgewezen (Rechazados), Gearchiveerd (Archivados) y Alle (Todos). Un presupuesto está en Concept (borrador), Verstuurd (enviado), Geaccepteerd (aceptado) o Afgewezen (rechazado).
Editar, duplicar, PDF y archivar
En Meer acties (Más acciones) del presupuesto encontrarás:
- Bewerken / herzien (Editar / revisar): un borrador lo modificas directamente. Si editas un presupuesto enviado, se crea una nueva versión y el presupuesto vuelve a Concept. Después vuelve a enviarlo. Un presupuesto aceptado o rechazado ya no se puede editar.
- PDF bekijken (Ver PDF) y PDF downloaden (Descargar PDF): siempre la versión actual.
- Dupliceren (Duplicar): abre un nuevo presupuesto con el mismo cliente y el mismo contenido.
- Archiveren (Archivar): mueve el presupuesto a la pestaña Gearchiveerd. Con Uit archief halen (Sacar del archivo) lo devuelves a su sitio.
Al final del presupuesto está Historie (Historial), con lo que ha ocurrido y cuándo. Cómo da el cliente su aprobación se explica en Hacer que se acepte y firme un presupuesto.